Ukládání a editace emailových šablon

Nový vzhled stránky s e-mailovými šablonami

Postupně převádíme celou aplikaci do nového vzhledu. Teď se dostalo i na stránku s nastavením e-mailových šablon. Tam si připravujete texty, kterými oslovujete kandidáty, zveте je na pohovory nebo jim sdělujete výsledek výběrového řízení. Proto nám záleželo na tom, aby se vám na ní dobře pracovalo.

Stránka je teď přehlednější a čistší a vizuálně ladí se zbytkem aplikace. Díky vylepšenému UX se v šablonách lépe orientujete a rychleji se dostanete k tomu, co zrovna potřebujete. Vše je na svém místě a nic zbytečně neruší.

Funkčně zůstává stránka beze změny. Šablony vytváříte, upravujete a spravujete stejně jako dosud, takže se nemusíte nic nového učit a můžete rovnou pokračovat v práci.

Jedna praktická novinka ale přece jen přibyla: vyhledávání v šablonách podle názvu. Zvlášť oceníte, pokud máte šablon hodně, například pro různé pozice, fáze náboru nebo jazykové verze. Stačí začít psát název a potřebná šablona je během pár vteřin před vámi, bez zdlouhavého procházení seznamu.

Ukládání a editace emailových šablon přímo z odesílacího dialogu

Napsali jste kandidátovi e-mail, který se povedel, a chcete ho použít i příště? Nebo jste si nechali text připravit pomocí naší funkce "AI draft" a vyšel přesně podle vašich představ? Už nemusíte text kopírovat, přecházet do nastavení a zakládat šablonu ručně. Šablonu teď upravíte nebo vytvoříte přímo v dialogu odeslání e-mailu, aniž byste z něj odcházeli. Dobré formulace se tak neztratí a vaše šablony zůstanou aktuální.

Jak funkci vyvolat

Ve spodní části dialogu odeslání e-mailu najdete tlačítka pro práci se šablonou. Jaké možnosti se nabídnou, záleží na tom, jak jste psaní e-mailu začali:

• Použili jste existující šablonu: šablonu můžete upravit a uložit (tj. přepsat)
• Začali jste psát bez šablony: můžete z aktuálního textu vytvořit novou šablonu.
• Použili jste systémovou šablonu: systémové šablony nelze přepisovat, takže z nich rovnou vytvoříte novou šablonu.

Nastavení šablony v bočním panelu

Po výběru možnosti se otevře boční panel se všemi parametry, které daný typ e-mailové šablony nabízí. Každý typ šablony má jiné volby. Například šablona pro pozvánku na pohovor obsahuje více nastavení než šablona pro běžné odeslání e-mailu.

Zkontrolujte nebo doplňte všechny parametry a potom šablonu uložte (tím přepíšete původní verzi), nebo vytvořte jako novou.

💡 Tipy z praxe

• Nově vytvořená a nebo editovaná šablona se do právě otevřeného e-mailu z bočního panelu nepropíše automaticky. Pokud se liší od textu, který máte v dialogu odeslání, vyberte ji znovu v dialogu výběru šablony. Teprve potom se do e-mailu načte naposledy uložená verze.
• Používáte AI draft? Když se vám vygenerovaný text líbí, uložte ho rovnou jako šablonu. Příště budete mít kvalitní základ na jedno kliknutí.
• Šablony pojmenovávejte výstižně, například podle účelu a fáze náboru, abyste je rychle našli.
• Pokud šablonu používají i kolegové, zvažte, zda ji opravdu chcete přepsat. Často je lepší vytvořit novou verzi a původní šablonu ponechat.