Sdílení s externími uživateli

Externí sdílení je funkce, která vám umožňuje zapojit do náborového procesu i osoby, jež nejsou součástí vašeho interního náborového týmu – ať už jde o kolegy z jiných oddělení, nebo o externí spolupracovníky, jako jsou personální agentury. Tito uživatelé zpravidla nepotřebují plný přístup do vašeho ATS na úrovni recruitérů či hiring manažerů, přesto však chcete, aby se mohli do náboru aktivně zapojit a přispět svým pohledem nebo kontakty. Externí sdílení je tak elegantním řešením, jak udržet kontrolu nad přístupy a zároveň zachovat potřebnou míru spolupráce.

Princip fungování

Pro fungování externího sdílení jsou třeba tyto kroky:

• Založení externího uživatele
• Nastavení sdílení na pozici
• Přihlášení se externího uživatele

Externí uživatel se přihlašuje stejným způsobem jako ostatní uživatelé – obdrží aktivační e-mail a přistupuje přes standardní přihlašovací stránku ATS Recruitis. Po přihlášení se mu však prostředí systému zobrazí odlišně, než jak ho znáte vy. Místo plného rozhraní uvidí pouze jednu přehlednou stránku se seznamem kandidátů, kteří mu byli nasdíleni.

To, co daný uživatel může vidět a dělat s kandidáty záleží na typu role, kterou mu přiřadíte.

Nastavení externích uživatelů

Externí uživatele nastavíte v menu Nastavení | Externí uživatelé (odkaz).

Zde vidíte jednak přehled aktivních externích uživatelů, tak zde můžete externího uživatele vytvořit.

U nových uživatelů nastavujete kromě kontaktních údajů také tyto položky:

• Role
• Povolené složky štítků

Role 

Role určuje, co všechno uživatel vidí a co může s kandidáty dělat.

K dispozici jsou 3 role:

• Navolávání
• Agentura 
• Kontrolor

V tomto článku níže je ukázka všech tří pohledů.

Povolené složky štítků

Zde definujete, které štítky může externí uživatel vidět a upravovat.

Typickým příkladem je spolupráce s agenturou – chcete, aby vám kandidáty označovala štítky z kategorií jako „Osobnostní vlastnosti" nebo „Programovací jazyky", ale zároveň nechcete, aby měla přístup k vašim interním štítkům, nebo aby viděla, že kandidáta označujete příznakem jako například „Blacklist".

Nastavení externího sdílení

Samotné sdílení se nastavuje na úrovni pozice - v menu pozice vyberete "Externí sdílení" a v následujícím dialogu vybere, komu chcete sdílet kandidáty z dané pozice a na základě jakých pravidel.

V rácmi sdílení volíte tyto parametry:

• Komu sdílíte tuto pozici (na výběr jsou jen externí uživatelé)
• Zda mají právo přidávat nové kandidáty ze svého externího účtu
• Mechanismus sdílení:
  • Pomocí štítků - vyberte štítky, jejich přiřazení automaticky nasdílí kandidáta vybraným uživatelům.
  • Podle zdroje - vyberte zdroje, které kandidáta automaticky nasdílí (typicky pro agenturu chcete sdílet kandidáty se zdrojem dané agentury, aby si mohli "své" kandidáty dále hlídat a spolupracovat s vámi na náboru).
  • Lze také zvolit, aby se automaticky sdíleli jeho kandidáti (tj. ti, které vytvořil)

💡 Dobré vědět

• Na jedné pozici lze pro jednoho uživatele vytvořit pouze jedno sdílení.
• Na jedné pozici lze vytvořit více sdílení (tj. pro různé uživatele, s různými parametry).
• Lze vytvořit jedno sdílení pro více uživatelů najednou na dané pozici.
• Lze kombinovat různé metody sdílení pro jedno sdílení (tj. např. přes štítek a přes zdroj odpovědí).

Pohled externího zaměstnance

Externí zaměstnanec vidí pouze jednu stránku s přehledem kandidátů - nemůže se nikam prokliknout, nebo otevřít jinou stránku.

Na základě své role vidí nebo nevidí určité položky v seznamu kandidátů a může nebo nemůže s nimi pracovat. Níže je ukázka zobrazení stejného sdílení pro uživatele s různými rolemi:

Navolávání

• Vidí jen jméno a kontaktní údaje kandidáta
• Může přidat poznámku
• Poznámky vidí pouze ty, ve kterých je přímo zmíněn (tzn. nevidí vše, co si o kandidátovi píšete)

Agentura

• Vidí kontaktní údaje kandidáta
• Vidí poznámky z pohovorů kandidáta
• Může kandidáta hodnotit (hvězdičky / palce)
• Může přidat poznámku
• Poznámky vidí pouze ty, ve kterých je přímo zmíněn (tzn. nevidí vše, co si o kandidátovi píšete)
• Vidí kandidátův požadavek na mzdu a možné datum nástupu
• Vidí stav ve flow
• Vidí přílohy kandidáta

Kontrolor

• Vidí kontaktní údaje kandidáta
• Vidí poznámky z pohovorů kandidáta
• Může kandidáta hodnotit (hvězdičky / palce)
• Může přidat poznámku
• Poznámky vidí pouze ty, ve kterých je přímo zmíněn (tzn. nevidí vše, co si o kandidátovi píšete)
• Vidí kandidátův požadavek na mzdu a možné datum nástupu
• Vidí stav ve flow
• Vidí přílohy kandidáta
• Vidí a může měnit štítky u kandidáta (ale pouze v rozsahu kategorií štítků, které má povolené v nastavení externího uživatele)