Propisování událostí do ATS Recruitis bez propojení kalendáře

Ne každá firma může propojit firemní kalendáře s dalšími nástroji. IT Security často nepovolí plnou synchronizaci kalendářů. Jindy nastavení sdílení nedovolí, aby recruiteři viděli kalendáře všech manažerů napříč firmou.

Pak nejde kalendář v ATS Recruitis použít k plánování pohovorů ani k vyhodnocení dostupnosti v rezervačních odkazech. Přehled o schůzkách s kandidáty ale mít nemusíte jen v Outlooku...

Stačí jeden e-mail navíc v pozvánce a schůzka se objeví i v ATS Recruitis!

Kdy se vám funkce hodí

Funkci oceníte hlavně ve chvíli, kdy plánujete pohovory ve svém externím kalendáři, tedy v Outlooku nebo Google kalendáři, a zároveň chcete mít naplánované pohovory a další schůzky vidět:

• na kartě kandidáta, aby celý tým věděl, v jaké fázi komunikace kandidát je,
• v interním kalendáři ATS Recruitis,
• v reportingu, například v reportu schůzek.

Jak událost propsat do ATS Recruitis

Každý kandidát má v ATS Recruitis svůj systémový e-mail. Ten slouží k tomu, aby systém poznal, ke kterému kandidátovi událost patří.

1. Otevřete kartu kandidáta v ATS Recruitis.
2. Vedle informace o zdroji kandidáta klikněte na ikonu „@“. Systémový e-mail kandidáta se tím zkopíruje do schránky.
3. Ve svém Outlooku nebo Google kalendáři vytvořte událost jako obvykle.
4. Mezi účastníky události vložte zkopírovaný systémový e-mail kandidáta. Pak přidejte i ostatní účastníky, třeba samotného kandidáta nebo hiring manažera.
5. Pozvánku odešlete.

Co se stane po odeslání pozvánky

Událost se v ATS Recruitis objeví na kartě kandidáta. Zapíše se do interního kalendáře toho uživatele, z jehož e-mailu byla pozvánka odeslána.

Tento uživatel musí mít přístup na kartu kandidáta. Když přístup nemá, událost se nevytvoří. To se může stát třeba u hiring manažera, se kterým kandidát není sdílený. Pokud tedy pozvánky posílají i manažeři, ověřte si předem, že mají kandidáta nasdíleného.

Propsání není synchronizace

Tady je důležité rozlišit dvě věci. Nejde o synchronizaci událostí, jakou máte při skutečném propojení Outlooku nebo Google kalendáře s ATS Recruitis. Jde o jednorázový přepis události: ATS Recruitis dostane informace o schůzce ve chvíli, kdy pozvánku odešlete. Pozdější změny v externím kalendáři se do něj už nedostanou.

V praxi to znamená:

• Potvrzení účasti: Když kandidát nebo pozvaní manažeři potvrdí schůzku ve svém kalendáři, ATS Recruitis se o tom nedozví. Potvrzení účasti kandidáta zadáte ručně tlačítkem u dané pohovorové události v ATS Recruitis.
• Zrušení schůzky: Když schůzku zrušíte v externím kalendáři, v ATS Recruitis zůstane. Upravte ji proto ručně i tam.

💡 Tipy pro praxi

• Udělejte z toho zvyk. Když systémový e-mail kandidáta vložíte do každé pozvánky, budete mít na kartě kandidáta vždy úplnou historii schůzek.
• Myslete na reporting. Jen propsané události se započítají do reportu schůzek. Díky tomu máte přehled o aktivitě týmu, i když plánujete mimo ATS Recruitis.
• Hlídejte stav ručně. Potvrzení a zrušení schůzek zadávejte v ATS Recruitis průběžně, aby data v kalendáři i v reportech odpovídala skutečnosti.
• "Bojujte" za plné propojení. Pokud to vaše IT Security v budoucnu povolí, synchronizace kalendáře přinese navíc automatické aktualizace i vyhodnocování dostupnosti v rezervačních odkazech.