AI draft – pomocník pro psaní e-mailů

Psát každému kandidátovi osobní e-mail je ideál, na který v běžném náboru často nezbývá čas. AI draft tohle mění. Na základě akce v náborovém procesu (posun do dalšího kola, zamítnutí) a se znalostí CV, motivačního dopisu a případného důvodu zamítnutí připraví během pár vteřin návrh e-mailu na míru konkrétnímu kandidátovi. Můžete vyjít z vlastní šablony, nebo nechat AI napsat text úplně od nuly. Vy ho už jen zkontrolujete, případně doladíte, a odešlete.

Jak to vypadá v praxi? Představte si, že zamítáte kandidátku po prvním kole na pozici projektové manažerky. Místo obecného „bohužel jsme se rozhodli pro jiného uchazeče“ dostanete návrh, který ocení její zkušenosti s řízením agilních týmů uvedené v CV a srozumitelně vysvětlí, proč tentokrát vybíráte jiný profil. Nebo posouváte vývojáře do dalšího kola. AI draft zmíní jeho motivaci pracovat na produktu, o které psal v motivačním dopise, a rovnou popíše, co ho na technickém pohovoru čeká.

Výsledkem je personalizovaná komunikace ve velkém. Kandidáti mají pocit, že jste jejich přihlášku opravdu četli, a to i ve chvíli, kdy dostávají zamítnutí. Tím budujete pozitivní candidate experience a silnější employer brand a zároveň ušetříte čas, který byste jinak strávili přepisováním šablon nebo kopírováním textu do AI nástroje a zpět.

Kde AI draft najdete

AI draft najdete v okně pro odesílání e-mailu při posunu ve flow nebo zamítnutí jako žářivé tlačítko v pravé části okna odeslání e-mailu. 

Jak to funguje?

V okně pro odesílání e-mailu můžete buď vybrat šablonu, kterou chcete použít jako kontext, nebo nechat AI vygenerovat e-mail úplně od nuly (tj. když dáte ve výběru šablon možnost „Napište novou zprávu“).

Po kliknutí na tlačítko „AI draft“ se vám otevře okénko pro prompt. V něm vidíte a můžete si upravit:

• jazyk e-mailu
• tón e-mailu

Po najetí na ikonu (i) uvidíte kontext e-mailu.

A největší položkou je prostor pro váš prompt, kterým můžete AI draftu předat další instrukce pro úpravu textu.

💡 U složitějších typů e-mailů – především pozvánky na pohovor nebo žádosti o souhlas se zpracováním osobních údajů (GDPR), které vyžadují nastavení konkrétní šablony – musíte nejprve vybrat výchozí šablonu, ze které se nastavení převezme. Tyto e-maily nelze psát od nuly.

Kontext je klíčový

Výhodou oproti situaci, kdy si podobný e-mail necháte vygenerovat svým obvyklým AI nástrojem typu ChatGPT nebo Claude, je, že ATS Recruitis automaticky zná kontext náborového procesu (například jestli kandidáta posouváte do další fáze, nebo ho zamítáte). Navíc zná i CV kandidáta, jeho motivační dopis nebo důvod zamítnutí, a může tak do e-mailu doplnit opravdu konkrétní detaily pro daného kandidáta.

💡 Dostupné kontexty budeme postupně rozšiřovat, aktuální nabídka není konečná.

Praktická ukázka

Na obrázcích níže je vidět, jak lze z formální, stroze informativní šablony jedním promptem vykouzlit velmi vřele působící e-mail, který obsahuje konkrétní informace relevantní pro danou kandidátku.

Co se děje s vašimi daty?

Tuto AI funkci v Recruitisu pohání jazykový model, který provozujeme sami lokálně v rámci infrastruktury ATS Recruitisu v EU. Nevyužíváme žádné veřejné AI služby a vaše data, včetně osobních údajů kandidátů, kvůli AI funkcím neopouštějí prostředí Recruitisu a nezískává k nim přístup žádná další třetí strana. Model data pouze zpracuje a vrátí výsledek. Nic si z nich nepamatuje, mimo samotné zpracování je neuchovává a vaše data nepoužíváme k jeho trénování ani dolaďování. Platí pro ně stejná bezpečnostní pravidla a stejná ochrana osobních údajů podle GDPR jako pro všechna ostatní data v Recruitisu, což pokrývají naše existující smlouvy. Můžete tak využívat výhody AI a šetřit čas při každodenní práci s kandidáty bez obav, kam vaše data putují.

💡 Dobré vědět

• Pokud použijete více promptů po sobě (tzn. necháte vygenerovaný text ještě přegenerovat), můžete se pomocí šipek vpřed a vzad pod oknem promptu přepínat mezi jednotlivými verzemi. Tím měníte i kontext: vrátíte-li se o verzi zpět a napíšete nový prompt typu „napiš to přátelštěji“, AI draft bude vycházet z verze, kterou máte aktuálně vybranou, ne z té úplně poslední.
• Pokud na začátku nevyberete žádnou šablonu, AI draft bere jako kontext pouze prováděnou akci, tedy např. posun do určitého stavu, zamítnutí s konkrétním důvodem apod.