Správa e-mailových šablon

K čemu šablony slouží?

E-mailové šablony usnadňují personalizaci každé zprávy. Pro každý typ akce, který systém podporuje, si můžete nastavit vlastní šablonu - ať už jde o obecné zprávy, pozvánky na pohovor, zamítnutí kandidáta, žádost o GDPR souhlas nebo automatické odpovědi a další.

Nastavení šablon

V Dashboardu klikněte na ozubené kolečko "Nastavení" a z nabídky vyberte možnost "E-mailové šablony" Případně můžete využít i přímý odkaz na správu těchto šablon.

Novou šablonu přidáte využitím editoru po pravé straně nebo editací stávající šablony. Stávající šablonu můžete buď přepsat kliknutím na tlačítko "Uložit" nebo vytvořit její kopii pomocí tlačítka "Uložit jako novou".

Kdo je může měnit

Výchozí e-mailové šablony jsou automaticky nastavené jednotně pro celou firmu. Jejich úprava je možná pouze pro uživatele s nejvyššími právy - tedy pro personalistu admina nebo hlavního personalistu.

Administrátor může nastavovat šablony pro všechny - buď jednotně pro celou firmu (nastavení "Pro všechny personalisty", nebo individuálně pro jednotlivé personalisty, případně pro sebe (pokud vybere příslušné jméno kolegy ze seznamu).

Hiring manažeři sice vidí všechny šablony, ale mohou si uložit pouze vlastní verzi šablony jako výchozí pro sebe. Tato šablona je pak viditelná pouze jim a nemohou upravovat firemní nebo cizí šablony.

Rozdělení práv podle typů uživatelů přehledně ukazuje následující tabulka:

Typy šablon

V systému rozlišujeme několik kategorií šablon podle jejich použití:

• Šablony spojené s flow náboru
  • Automaticky se nabízejí při posunu kandidáta do další fáze náboru – například při pozvání na pohovor nebo po zamítnutí.
• Obecné šablony
  • Jsou navázané na ruční odeslání e-mailu prostřednictvím tlačítka "Zaslat e-mail". Slouží pro libovolnou komunikaci mimo pevně dané náborové flow.
• Automaticky odesílané šablony
  • Používají se pro automatizované akce, například NPS dotazníky, automatické odpovědi na přijatou přihlášku nebo potvrzení přijetí e-mailu.
• Šablony pro ostatní akce
  • Nejsou přímo navázané na flow, ale i tak souvisí s náborovým procesem. Patří sem např. šablony pro získání GDPR souhlasu, recyklaci kandidátů a další specifické akce.

Níže si jednotlivé typy popíšeme detailněji.

Šablony spojené s flow náboru

Každému kroku v procesu náboru můžete přiřadit jednu z předdefinovaných akcí. Právě tyto akce určují, jaké e-mailové šablony se v dané fázi zobrazí.

Šablony jsou v systému rozděleny do sekcí podle typu akce - díky tomu se po přesunutí kandidáta do další fáze automaticky nabídne odpovídající sada e-mailových šablon.

Pochopení této vazby je důležité proto, abyste definovali správně akce pro jednotlivé fáze procesu náboru a definovali e-mailové šablony tak, aby těmto akcím odpovídaly.

Vazba je tedy následující:

• Každý stav ve flow náboru má přiřazenu nějakou akci.
• Tato akce se vybírá při editaci stavu ve flow náboru.
• Při přesunu kandidáta do daného stavu systém automaticky nabídne šablony přiřazené k dané akci.

Toto propojení zobrazuje následující obrázek vizuálně:

Konkrétní šablony spojené s flow náboru

• Přesunutí do výběru

Šablony, které se nabízí při akci přesunutí kandidáta do fáze "ve výběru", ať ji ve flow náboru pojmenujete jakkoliv. Ať už vytvoříte novou nebo upravujete stávající obecnou šablonu, je zásadní použít typ šablony "Přidání do výběru".

• Zamítnutí

Při vytváření nové šablony je potřeba v části typ šablony vybrat možnost "Zamítnutí".

Zamítání uchazečů je citlivá část procesu náboru – právě ti, které nepřijmete, často rozhodují o tom, jak budou o vaší firmě mluvit dál. Neosobní nebo chybějící zpětná vazba negativně ovlivňuje váš employer brand.

Abyste zajistili profesionální, ale zároveň empatickou komunikaci, můžete si v systému nastavit konkrétní e-mailové šablony podle důvodů zamítnutí. Díky tomu se při zamítání automaticky nabídne ta nejvhodnější zpráva, odpovídající konkrétní situaci a kandidát nebude mít pocit, že dostal jen "generickou" zamítací zprávu.

Propojení zajistíte jednoduše – stačí v dané e-mailové šabloně přiřadit příslušný Důvod zamítnutí. Více ohledně Důvodů zamítnutí se dočtete na následujícím odkazu.

• Zaslání dotazníku

Šablony, které využívají akci "Dotazník". Při vytváření nové šablony je potřeba v části typ šablony vybrat možnost "Zaslání dotazníku".

U tohoto typu šablon se do e-mailu automaticky přidá tlačítko s odkazem na dotazník pro kandidáta. Toto tlačítko se běžně zobrazí na konci e-mailu, ale pomocí proměnné {místo pro tlačítko} si ho můžete umístit kamkoliv do textu podle potřeby. Text tlačítka si můžete upravit v sekci "Text tlačítka".

• Vybrání na pracovní pozici 

Pro akce “Vybrán” a “Přijat” kandidáta na pozici systém nabízí stejné e-mailové šablony.

Rozdíl mezi těmito akcemi je v tom, že akce “Přijat” označí nábor kandidáta jako dokončený. Doporučujeme mít ve svém flow alespoň jeden stav s touto akcí, protože tím se zastaví počítání statistiky Time to hire.

• Pozvání na pohovor

Šablony, které se nabízí při akci "Pohovor". Při vytváření nové šablony je potřeba v sekci typ šablony zvolit možnost Pozvání na pohovor.

V systému můžete naplánovat pohovor několika způsoby - podle zvoleného způsobu se pak nabídne odpovídající e-mailová šablona.

• • Plánování pohovorů přes defaultní kalendář

V šablonách pro pohovor si můžete v poli "Text tlačítka" nastavit vlastní znění tlačítka. Po kliknutí na něj se kandidát dostane na výchozí potvrzovací stránku, kde může potvrdit termín pohovoru - ten se pak zapíše do interního kalendáře v Recruitisu.

• • Plánování pohovorů přes vlastní kalendář

Pokud si pohovor ukládáte i do externího kalendáře a chcete použít vlastní pozvánku, není vhodné používat výchozí potvrzení účasti. V takovém případě můžete potvrzovací tlačítko v e-mailu vypnout pomocí volby Schovat potvrzovací tlačítko.

• • Plánování pohovorů pro online schůzku

Pokud plánujete s kandidáty online pohovory, nezapomeňte si nastavit "Text tlačítka" - tím přidáte do e-mailu tlačítko s odkazem na online schůzku.

💡 Aby vše fungovalo je potřeba mít při plánování pohovorů ve svém externím kalendáři zaškrtnuto v nastavení "Vytvořit online meeting".

• • Plánování pohovorů s rezervačními odkazy

Pokud chcete, aby si kandidát sám vybral termín z nabízených možností, je potřeba mít připravený rezervační odkaz. Jak celý proces funguje, se dozvíte v následujícím článku. 

Aby vše správně fungovalo, je potřeba mít nastavenou šablonu z kategorie Pohovor a zároveň zvolenou možnost "Šablona plánování schůzek".

S touto možností souvisí také dvě kategorie "Potvrzení schůzky přes rezervační odkaz" a "Zrušení schůzky přes rezervační odkaz", kde si můžete definovat šablony pro automatické odpovědi při potvrzení a zrušení schůzky přes rezervační odkaz.

💡Poslat pouze zprávu - využívá obecnou šablonu, ne šablonu Pozvání na pohovor, a proto nepodporuje proměnnou {datum pohovoru}.

💡 Co je dobré vědět & naše tipy

• Pro jednu akci můžete vytvořit více různých šablon.
• Každou e-mailovou šablonu můžete uložit i jako SMS šablonu.
• Každý typ šablony má svou sadu proměnných, které můžete v jejím kontextu využít.
• Proměnné lze vložit i do předmětu e-mailu.
• Díky proměnné "rod" můžete psát šablony tak, aby odpovídaly pohlaví příjemce - vyhnete se neosobnímu nebo trpnému vyjadřování.
• Do těla šablony můžete přidat odkazy na dokumenty, sociální sítě nebo další informace, které uchazeče lépe seznámí s vaší firmou.
• Pokud nechcete, aby se v dané fázi náboru odesílal kandidátovi jakýkoliv e-mail nebo SMS, můžete použít "prázdnou akci". 

💡 Proměnné fungují jen v rámci konkrétního stavu ve flow náboru. Pokud pošlete obecnou zprávu (mimo fázi pohovor), e-mail sice odejde, ale třeba proměnná {datum pohovoru} se nevyplní.

💡 Nejste-li si jistí, jestli máte proměnné správně, můžete si před odesláním zobrazit kompletní znění zprávy a vše si zkontrolovat.

Obecná šablona

Na rozdíl od šablon používaných ve flow obecné šablony neznají kontext náborového procesu a nevyvolávají žádnou další akci. Při jejich vytváření je potřeba v části Typ šablony zvolit možnost "Zaslání zprávy".

Obecné šablony se pak nabízí kdekoliv v systému při kliknutí na tlačítko Odeslat zprávu - například přímo z karty kandidáta, při hromadné akci v detailu pozice nebo při práci s databází talentů.

💡 Nemusíte vždy použít přednastavenou šablonu – klidně napište vlastní zprávu, pokud s kandidátem potřebujete řešit něco konkrétního.

Automaticky odesílané šablony

Jedná se o automatizované akce, při kterých systém odesílá zprávy automaticky – ale pouze tehdy, pokud si to sami nastavíte. Bez vašeho souhlasu systém nic neposílá, a proto je nutné tuto funkci nejdříve ručně aktivovat.

• Automatická odpověď

Automatickou odpověď můžete zapnout v nastavení firmy přes ozubené kolečko > Firma. Podrobnější informace najdete v tomto článku.

Jakmile službu "Automatická odpověď" aktivujete, zobrazí se vám v nastavení e-mailových šablon nová kategorie "Automatická odpověď při nové reakci".

Můžete si nastavit vlastní automatickou odpověď pro každý jazyk inzerátu – například jednu šablonu pro české inzeráty a druhou pro slovenské.

Dále si můžete nastavit vlastní verzi automatické odpovědi i pro jednotlivé pozice. To se hodí třeba u interních nebo sběrných pozic, kde nejde hned o klasický nábor, ale chcete kandidáty například jen informovat, co je dál čeká.

V takovém případě je při tvorbě nové šablony potřeba zvolit jako Typ šablony možnost "Vlastní šablona automatické odpovědi".

Jak s vlastní automatickou odpovědí pracovat a další tipy najdete v následujícím článku.

• NPS

Co je to NPS a jak v systému funguje, se dočtete v tomto článku: NPS metrika – nápověda.

Do nastavení se dostanete přes ozubené kolečko > NPS, kde můžete aktivovat zasílání NPS dotazníků a upravit si e-mailové šablony.

Systém umožňuje nastavit rozdílné šablony pro přijaté a zamítnuté kandidáty – dává to smysl, protože každý typ komunikace vyžaduje jiný tón.

U zamítnutých kandidátů si navíc můžete upravit otázky podle různých fází náboru nebo podle konkrétního náborového flow. Díky tomu budou dotazy lépe odpovídat dané situaci a budou více personalizované.

Co všechno si můžete v rámci NPS nastavit, najdete v tomto článku. Dozvíte se tam, jak si přizpůsobit dotazníky, šablony i podmínky pro jejich odesílání.

• Potvrzení schůzky přes rezervační odkaz

Pokud využíváte možnost, aby si uchazeč sám vybral termín pohovoru z nabízených časových slotů přes rezervační odkaz, systém automaticky posílá zprávu s potvrzením termínu.

Zároveň si ale můžete nastavit vlastní znění e-mailové šablony pro "Potvrzení schůzky přes rezervační odkaz" nebo „Zrušení schůzky přes rezervační odkaz“, aby komunikace lépe odpovídala vašemu stylu.

💡 Šablon si můžete vytvořit více – například zvlášť pro online a zvlášť pro osobní schůzku. Do každé z nich pak snadno přidáte konkrétní instrukce, detaily k místu setkání nebo třeba odkaz na videohovor.

Šablony pro ostatní akce

Jedná se o šablony, které nespadají do standardního flow náborového procesu a uživatel je vyvolává ručně na různých místech v systému.

• GDPR souhlas

Jak Recruitis systémově hlídá zákonné povinnosti vyplývající z GDPR a další praktické scénáře najdete v tomto článku.

Možnost odeslat žádost o GDPR souhlas najdete na několika místech v systému: 

• • v databázi kandidátů (ikona palce)
  • na kartě kandidáta (akce "Požádat o GDPR souhlas")
  • v rámci pozice (hromadná akce "Zažádat o GDPR souhlas")

V šabloně souhlasu s uložením do databáze si můžete přizpůsobit znění tlačítek, která kandidát vidí při rozhodování, zda potvrdí souhlas se zpracováním osobních údajů.

💡 Kandidáti jsou citliví na způsob komunikace – textace je klíčová. Je důležité sledovat, zda jde o první nebo opakovaný dotaz. Naše best practices ukazují, že lidsky formulované zprávy vedou k vyšší míře odezvy.

• Recyklace

Pokud chcete recyklovat kandidáta na novou pracovní pozici, máte možnost poslat kandidátovi žádost hned z několika míst v systému:

• • v databázi kandidátů (ikona kopírování)
  • na kartě kandidáta (akce "Zkopírovat uchazeče na jinou pozici")
  • v rámci pozice (hromadná akce "Zkopírovat uchazeče na pozici")

Kopírování uchazeče na jinou pozici probíhá prostřednictvím e-mailu, kde má uchazeč možnost souhlas se zařazením na pozici udělit nebo ne. V e-mailové šabloně si můžete upravit znění tlačítek.

Další užitečné informace k této funkcionalitě najdete zde.

• Interní NPS pro manažery

Tato funkce je prémiová a je dostupná pouze pro zákazníky s licencí Enterprise.

Co je to interní NPS a jak přesně funguje v Recruitisu, se dozvíte v tomto článku: Co je interní NPS.

Na rozdíl od běžného NPS se interní NPS odesílá ručně a v sekci E-mailové šablony si můžete připravit i více variant podle svých potřeb.

Při vytváření nové šablony nezapomeňte v části Typ šablony vybrat možnost "Interní NPS pro manažery".

Přehled interní NPS najdete v sekci Reporty > Interní NPS.

Žádost o zpětnou vazbu odešlete jednoduše pomocí menu se třemi tečkami na konci příslušného řádku – stačí zvolit možnost "Odeslat e-mail".

• Zaslání pracovní nabídky

Tato funkce je rovněž prémiová a je dostupná od licence Premium.

Při vytváření nové šablony je potřeba v části Typ šablony vybrat možnost "Pracovní nabídka".

Stejně jako u jiných šablon si můžete připravit více variant – například podle typu pozice (nižší, vyšší) nebo podle jazyka kandidáta, a tím nabídku lépe přizpůsobit konkrétní situaci.

V šabloně pracovní nabídky si můžete sami nastavit text tlačítek, která kandidátovi umožní nabídku přijmout nebo odmítnout.

Samotnou nabídku vytvoříte na kartě kandidáta v sekci Akce > Připravit nabídku. Nabídku poté odešlete kliknutím na tlačítko "Poslat nabídku".

Jakmile kandidát nabídku přijme, považuje se proces za formálně uzavřený.

💡 Spolu s e-mailem odešleme kandidátovi i samotnou pracovní nabídku jako PDF přílohu, která se zároveň automaticky uloží do příloh u kandidáta.

Pokud vás zajímá více informací o tom, jak funguje správa pracovních nabídek (Offer Management), podívejte se na tento článek: Nabídky kandidátům (Offer Management).