Problémy s doručováním emailů (nedoručené emaily nebo spam)

Výchozí nastavení ATS Recruitis umožňuje odesílání emailů přes Recruitis (z jeho adresy), ale za vaši firmu. Nicméně, pokud kandidát nebo správce jeho emailového serveru nastavil přísnější pravidla bezpečnosti , může se stát, že email nebude doručen nebo spadne do spamu.

Pro lepší doručitelnost můžete upravit nastavení odesílání emailů v sekci "Nastavení" v menu "Emailová komunikace". Tam si můžete vybrat z různých typů odesílání emailů a snadno zajistit, aby Vaše emaily dorazily tam, kam mají.

Zde je shrnutí možností způsobů zasílání:

  • Odesílání mailů přes Recruitis
    • Recruitis odesílá emaily s Vaší doménou, ale přes mailserver ATS Recruitis.
  • Odesílání mailů přes Recruitis s vlastní doménou (nutný SPF záznam)
    • SPF a DKIM záznamy dávají ATS Recruitis mailserveru povolení odesílat emaily z Vaší domény.
  • Vlastní SMTP server pro odesílání pošty
    • Recruitis umožňuje zasílat zprávy také přes váš vlastní emailový server a emaily chodí přímo z Vašeho emailu.
nastavení emailové komunikace

Nastavení SPF a DKIM záznamů

Pokud si přejete odesílat emaily přes Recruitis s vlastní doménou a s využitím SPF / DKIM záznamů, je nutné sdělit příslušné informace vašemu IT.

Níže najdete obrázek s informacemi o SPF a DKIM záznamech, které je třeba přidat. Vaše IT bude schopné tyto záznamy přidat a poté bude možné odesílat emaily přes Recruitis s vlastní doménou bez problémů se spam filtry, které by mohly vyhodnotit standardní nastavení jako "podezřelé".

 

 

informace o SPF a DKIM záznamech

SPF - co to je a jak funguje

SPF záznam je jako seznam povolených lidí, kteří mohou odesílat emaily z vašeho jména. Pokud někdo jiný, kdo není na seznamu, se pokusí poslat email z vašeho jména, emailový server příjemce to zkontroluje a může tento email odmítnout, protože není jisté, že je to opravdový email od vás.

Pro ujasnění, zde je jednoduchý diagram, který ukazuje, jak SPF funguje:

jak spf funguje

Často kladené otázky

Jak poznám, že email odešel z ATS Recruitis?

  • Pokud se email propíše do sekce "Historie akcí" na kartě kandidáta, znamená to, že se email kandidátovi úspěšně odeslal.
  • Dále, pokud se propsal i do historie komunikace na kartě komunikace, máte jistotu, že byl v pořádku (emaily pro uložení do karty "Komunikace" se totiž propisují až po jejich zpětném doručení na adresu systémového emailu v ATS Recruitis - toto ale můžete mít v rámci firemního nastavení vypnuté).

Jak je možné, že kandidátovi email nepřišel, když tvrdíte, že z ATS Recruitis odešel?

  • Tato situace může nastat v okamžiku, kdy email odešel z Recruitisu, ale emailový server kandidáta odmítl email (např. kvůli špatně nastavené metodě SPF a DKIM ve vašem systému nebo pokud má kandidát nastavená silná bezpečnostní opatření, plný inbox apod.)

Co je dobré vědět pro nastavování

Pokud si budete nastavovat DNS a DKIM sami nebo pokud kolegové v IT nemají dostatek zkušeností, je dobré znát princip nastavení, alespoň v tomto rozsahu.

Při přidávání DNS záznamů pro umožnění odesílání emailů z Recruitisu přes vaši doménu může být vyžadováno specifikování pevně stanoveného "source" a "target" pole. Ukážeme si to na konkrétním příkladu zápisu:

  • recruitis._domainkey.recruitis.io. IN CNAME message._domainkey.recruitis.io.

V tomto konkrétním zápisu DNS je:

  • "source" reprezentován řetězcem "recruitis._domainkey.recruitis.io."
  • "target" reprezentován řetězcem "message._domainkey.recruitis.io.".

Konkrétně se jedná o CNAME záznam, který nastavuje alias "recruitis._domainkey.recruitis.io." na hodnotu "message._domainkey.recruitis.io.". To znamená, že když někdo hledá záznam pro "recruitis._domainkey.recruitis.io.", DNS server přesměruje dotaz na "message._domainkey.recruitis.io." a vrátí odpověď pro tento záznam.

Celkově se zápis DNS skládá z několika částí, které jsou odděleny tečkami. První část zápisu označuje konkrétní doménu ("recruitis.io."), druhá část pak specifikuje typ záznamu (CNAME), třetí část ("recruitis._domainkey") označuje název aliasu a poslední část ("message._domainkey.recruitis.io.") označuje hodnotu, na kterou se alias přepisuje.

💡 Je nezbytné mít správně nastavené SPF a/nebo DKIM záznamy pro doručení e-mailu, pokud tento způsob doručení používáte. V případě, že e-mail není doručen a vrátí se vám zpět jako nedoručitelný, je nutné zkontrolovat SPF a/nebo DKIM záznam ve vašem systému.

Níže je přiložena ukázka nedoručitelného e-mail, který může být výsledkem špatného nastavení SPF a/nebo DKIM:

ukázka vráceného emailu
Funkce ATS Recruitis Hromadné štítkování LinkedIn plugin Propojení nových odpovědí ze StartupJobs Integrace se Slack.com Integrace s CzechCrunch Jobs Vlastní odpovědní formuláře Databáze talentů Facebook jako publikační kanál Filtrování v přehledu pozic podle filtračních položek Kompetenční model Rozdělení pozic v systému Recruitis Vytvoření nové pozice Agenturní portál jako publikační kanál Google Chrome Plug-in Kategorie tagů Důvody zamítnutí kandidátů Záznam komunikace s kandidátem Měření spokojenosti kandidátů Plánování pohovoru Práce s hiring manažery Otázky k pohovoru Nastavení a hlídání zpětné vazby Filtrování kandidátů v databázi podle zdroje Žhaví kandidáti Proměnná rod v emailových šablonách Online pohovory přímo z Recruitisu Rychlé plánování pohovoru GDPR změny v systému Porovnání kandidátů Notifikace o všech poznámkách na vašich pozicích Variabilní fáze procesu náboru Externí sdílení karet kandidátů Doplnění osobních údajů uchazeče přímo ze CV Notifikace o novém uchazeči i pro ty ručně vložené Dvoufázová autentikace Menu "Nastavení pozice" Možnost vypnout přidávání chytrého e-mailu do kopie zpráv kandidátům Automatizované sdílení a štítkování kandidátů Možnost volby odesílatele NPS Google Chrome plugin nově načítá i kandidáty ze StartupJobs Opakovaná odpověď uchazeče na stejnou pozici Vynucení jazyka odpovědního formuláře Notifikace o emailech poslaných jen na systémový email Webhooky pro portál Nelisa Zosobnění Databáze talentů a její možnosti Účet liniový manažer vs. účet s omezenými právy Kanban Správa profilových fotografií Zpracování seznamu kandidátů v databázi (alternativa k exportu kontaktů kandidátů) Přihlášení do Google Chrome pluginu přímo z ATS Recruitis Propojení personální inzerce na síti Linkedin s ATS Recruitis Kopírování a přesouvání kandidáta Principy fungování karty kandidáta Flow náboru a spojení se šablonami emailů Nahrání odpovědi z inzerátu na LinkedIn Čištění mezipaměti obrázků při sdilení pozice na LinkedIn Upravené dialogy pro kopírování a přesouvání uchazeče Prioritizace odbavování kandidátů (SLA) Management komunikace ohledně zamítání uchazečů Nové GDPR filtry v databázi Reporty a statistiky GDPR souhlasy Obnovení smazaného účtu uživatele Referral Správa uživatelů Multi-brand v emailové komunikaci s kandidáty Filtry v seznamech pozic NPS metrika Historie importu uchazečů Praktický příklad: smazání kandidáta vs. odebrání odpovědi Zahraniční inzeráty Přihlášení do mobilní aplikace pomocí QR kódu Nabídky kandidátům (offer management) Přílohy uchazeče Důvěrná pracovní pozice Vlastní pole Místo výkonu práce Preferovaná lokalita Webhooky pro události v systému Uložení šablony otázek k pohovoru Plánování pohovoru uchazečem přímo ve vašem kalendáři Zdroj odpovědi na inzerát vs. zdroj kandidáta Přejmenování kandidáta Štítkování poznámek Možnost zrušit odesílání NPS Zrychlená publikace pozice Žádost o otevření pozice ("žádanky") Flow náboru SMTP nastavení pro odesílání emailů přes gmail Odosobnění uchazeče Kdo má přístup ke kartě kandidáta Automatická odpověď Rozepsané inzeráty a šablony inzerátů Odesílání SMS z ATS Recruitis Recruitis Možnost vynechat kandidáta z pozvánky uložené do vašeho kalendáře Hromadné akce Zrušení odloženého odeslání emailu Možnosti sdílení pozice pomocí interních kariérních stránek ATS Recruitis Propojení s portálem fajn-brigády.cz

Související články

16. 05. 2022

Hromadné štítkování

Nově nemusíte štítkovat kandidáty po jednom, ale můžete štítky (tagy) přidávat nebo ubírat celé skupině kandidátů.

05. 05. 2022

LinkedIn plugin

Mějte přehled o oslovených kandidátech na profesní síti LinkedIn a využijte možnost si je snadno stáhnout přímo do ATS Recruitis bez nutnosti přepisování.

05. 05. 2022

Propojení nových odpovědí ze StartupJobs

Využijte automatizovaného propojení se StartupJobs.cz a nechte se notifikovat o nových odpovědích.