Více entit v rámci jedné licence

Pokud má vaše firma více právních nebo a/nebo geografických entit (např. jste skupina, která sdružuje několik dceřiných společností, nebo jste jedna firma, ale máte pobočky v různých zemích, které pracují nezávisle), budete řešit otázku, zda mít jen jednu licenci nebo více. V tomto článku se dozvíte důležité informace pro vaše rozhodování mezi těmito variantami. 

Varianta s jednou licencí je na začátku většinou lákavější, protože pochopitelně znamená úsporu nákladů v porovnání s více licencemi. Přestože lze v ATS Recruitis pracovat s více entitami v rámci jednoho účtu není to tak, že na jednom účtu lze vytvořit více separátních podentit s vlastním IČO, GDPR pravidly apod. a tak je potřeba zvážit všechny dopady každé z variant a konkrétní preference ve vaší firmě v náborovém procesu. 

V následujícím přehledu se dozvíte, jak jednotlivé varianty fungují a jaké jsou jejich plusy a minusy.

Varianta s jednou licencí 

Kdy o této variantě uvažovat?

Tato varianta je možná, pokud chcete a můžete sdílet jednotný talentpool s jedněmi GDPR pravidly a také pokud můžete komunikovat v rámci firmy jedním jazykem s identickou sadou procesů, štítků apod.

Plusy:

• Nižší cena (platíte jen 1 licenci) 
• Možnost mít jediného administrátora pro všechny entity a zaručit konzistentní práci napříč entitami (flow náboru, emailové šablony apod.)
• Reporting z jednoho místa s možností oddělit data pro jednotlivé entity

Minusy:

• Nelze mít rozdílná GDPR pravidla pro každou z entit
• Pokud potřebujete používat více jazyků budete mít řadu prvků v systému multiplikovanou jen kvůli jazyku (flow náboru, štítky, filtrační položky, důvody zamítnutí, odpovědní formuláře atd.)
• Pokud každá entita používá jiné publikační kanály, budou všechny k dispozici všem

Typické příklady firem, které toto využívají:

• Firma je skupina menších českých startupů, , kde chtějí zavést a vynutit standardizovat procesy a mají jen jedno místo, odkud řídí HR procesy. 
• Firma má pobočku v Česku a na Slovensku a sdílejí jednotné procesy.
• Firma má pobočku v několika zemích v Evropě s centrálním HR a vše komunikují v angličtině.

💡 Zda více entit může mít stejná GDPR pravidla a zda můžete sdílet talentpool musí potvrdit váš DPO nebo obecně osoba, která má u vás ve firmě na starosti otázku GDPR

 

Varianta s více licencemi

Kdy o této variantě uvažovat?

Tato varianta je jedinou možností, pokud mají jednotlivé entity různá GDPR pravidla a pokud nemohou nebo nechtějí sdílet společný talentpool. V této variantě má tedy každá entita svoji vlastní licenci, kde si sami definují vše přesně podle svých individuálních potřeb - ať už jazykových, procesních nebo legislativních.

Plusy:

• Každá entita si může vše nastavit přesně podle svých potřeb a zvyklostí (GDPR, procesy, publikační kanály apod.)
• Každá entita vidí jen svůj obsah
• Není třeba zavádět “umělé” rozlišovače pro různé položky v systému (štítky, důvody zamítnutí)

Minusy:

• Vyšší cena

💡 Pokud i ve variantě s více licencemi chcete mít pouze jediného administrátora, lze to udělat tak, že jeden uživatel s rolí administrátora bude mít účet ve všech entitách a bude se mezi nimi jen přepínat - viz tento článek.

Typické příklady firem, které toto využívají:

• Firma je skupina firem získaných akvizicemi, které mají vlastní autonomní pravidla a procesy.
• Firma má pobočky v 5 zemích po Evropě, kde se v každé z nich mluví odlišným jazykem a není možné vynutit jeden společný jazyk.

 

Praktický příklad nastavení více entit pod jednou licencí

Jste firma, která vznikla sloučením dvou původně konkurenčních firem "Autodoprava Novák" a "Spedition Procházka" a chcete pracovat nad společným talentpoolem kandidátů s jednotným procesem.

V rámci nastavení narazíte především na tyto otázky:

Jak oddělit pobočky?

V rámci editace poboček (odkaz) máte v editaci možnost ke každé pobočce doplnit údaje včetně jejího názvu, kde můžete uvést jméno dané entity (tedy v našem případě, jestli jde o firmu "Autodoprava Novák" nebo "Spedition Procházka").

Při přiřazování poboček k jednotlivým pozicím v rámci editace pozice, tak pobočky jednotlivých firem snadno rozlišíte. 

Jak oddělit pozice?

Pro oddělení pozic nemusíte používat nějaké specifické názvy nebo kódy v názvech pozic, pro tento účel slouží v ATS tzv. "Filtrační položky" (odkaz na nastavení), kterými můžete pozice pro jednotlivé entity oddělit. 

Více o využití a fungování filtračních položek se dozvíte v tomto článku: Praktické využití filtračních položek.

Tedy v našem příkladu si například vytvoříte kategorii "Firma" a v ní položky "Autodoprava Novák" nebo "Spedition Procházka". V nastavení pozic pak každé pozici přiřadíte příslušnou firmu. 

Filtrační položky mají i svůj význam také pro filtrování pozic pro kariérní web a dat pro analytiku.

Jak nastavit role a práva?

Toto záleží hodně na tom, jak moc nebo málo chcete mezi jednotlivými firmami spolupracovat. 

Scénář 1 - "Centrální HR a oddělené firmy"

• Vytvoříte si za celou skupinu jednoho uživatele s rolí "Administrátor" (ten jediný může nastavovat firemní nastavení a vidí celý a kompletní talentpool.
• Pro recruitéry z jednotlivých firem si vytvoříte uživatele s rolí "Personalista" (tedy mohou vidět pouze své pozice, které si založili a kandidáty na nich)
• Pokud je třeba, aby někdo z jednotlivých firem viděl celý talentpool, vytvoříte ho s rolí "Hlavní personalista" (tedy vidí všechny pozice a všechny kandidáty, ale nemůže měnit nastavení firmy jako administrátor)

Scénář 2 - "Jednotlivé firmy jsou rovnocenné"

• Z každé firmy vyberete jednoho administrátora tak, aby si v každé firmě mohli nastavovat položky z firemního nastavení (flow náboru, filtrační položky, důvody zamítnutí atd.)
• Recruitéři budou mít primárně roli "Hlavní personalista" a uvidí tak celý talentpool a všechny pozice

Jak ošetřit logo v emailech?

Emailové zprávy mohou obecně mít jen jedno logo (každá licence umožňuje použít jen jedno firemní logo), ale v rámci emailových šablon můžete použít "trik", který při vypnutí firemního loga (nebo při použití loga skupiny) umožní v podpisu použít logo konkrétní firmy. V tomto článku naleznete popis takového řešení. 

Jak zařídit napojení na více kariérních webů?

Toto lze zařídit pomocí filtračních položek, jak bylo popsáno výše v bodě o oddělení pozic. 

V rámci načítání pozic přes API na jednotlivé kariérní weby pak stačí v GET volání výpisu pozic použít j filtraci pomocí filter_id[], kde zadáte pro každou firmu ID její filtrační položky. Konkrétní detaily se správci vašich kariérních stránek mohou dozvědět v naší API dokumentaci pro volání výpisu pozic.

Jak oddělit data v analytice?

Zde jsou odpovědí opět filtrační položky, které jsou součástí filtrace dat napříč jednotlivými metrikami a reporty. Zde je důležité vědět, že přestože filtrační položky se vztahují primárně k pozicím, kandidáti z těchto pozic je "dědí". Neboli, pokud v našem případě mám jednu pozici s filtrační položkou "Autodoprava Novák" a na ni 2 kandidáty, tak pak pokud v reportu kandidátů dam filtrovat podle filtrační položky "Autodoprava Novák" ukáží se mi právě tito dva kandidáti.