Nástroj pro tvorbu formulářů a dotazníků

Nástroj pro tvorbu vlastních odpovědních formulářů jsme kompletně přepracovali od základu! Výsledkem je řešení, kterému říkáme "dynamické formuláře" a které nejenom mnohem lépe vypadá a je intuitivnější, ale nabízí mnohem víc, než na co jste byli zvyklí.

Přibyla široká škála nových typů polí, díky kterým si formulář přizpůsobíte přesně podle toho, jaké informace od kandidátů, zaměstnanců nebo kolegů potřebujete získat.

Největší novinkou je ale možnost použít formulář přímo v rámci dotazníků. V rámci dotazníků už tak nebudete limitováni strukturou "otázka / odpověď", ale získáte sílu a komplexitu odpovědního formuláře s jeho napojením na konkrétní datové položky na kartě kandidáta.

Nový nástroj vám tedy dává plnou kontrolu nad tím, co se ptáte a jak odpovědi následně využijete.

💡 Funkcionalita vlastních odpovědních formulářů je k dispozici od licence Premium

Co nového můžete dělat?

Na rozdíl od původního nastavení formulářů nabízejí dynamické formuláře řadu nových možností:

• Dynamické formuláře lze používat i v rámci dotazníků.
• Do formuláře můžete vložit více polí pro přílohy – nejen jedno pro CV, ale libovolný počet podle potřeby.
• Lze vložit i soubory s velikostí až 50 MB a přílohy typu PPT, které jsou na jiných místech zakázané.
  • U sobourů s větší velikostí je potřeba počítat s delší dobou nahrávání - tuto informaci můžete předat vašim kandidátům v informačním textu, který si můžete libovolně upravit podle sebe. 
• Kromě otázek můžete vkládat i informační texty s instrukcemi nebo popisem pro kandidáta.
• Můžete vkládat otázky, na které kandidát odpoví formou videa, tzv videodotazníky (odkaz na jejich dokumentaci)
• Více prvků lze umístit na jeden řádek (až 4) a vizuálně tak spojit ty, které spolu souvisí.
• Strukturu celého formuláře můžete zkopírovat a vložit do jiného, a tím si urychlit vytváření nových formulářů.
• Sami si volíte, v jakém jazyce daný formulář bude, a můžete vytvořit i více jazykových verzí téhož formuláře nebo dotazníku.
• Máte plnou kontrolu nad texty kolem jednotlivých prvků – popis, podtitulek, výchozí hodnotu a další si nastavíte přesně podle potřeby a tónu, kterým s kandidáty komunikujete.
• U textových polí si volíte typ validace i znění validačních hlášek.
• Součástí nastavení je přímo i náhled na výsledný formulář.
• Ve výpisu šablon můžete vyhledávat nejen podle textu, ale i podle typu a jazyka šablony.

Nastavení

Dynamické formuláře se nastavují v menu Nastavení | Pozice | Dotazníkové a odpovědní formuláře (odkaz).

V rámci úvodní obrazovky vidíte přehled existujících šablon, odkud můžete šablony vyhledávat, editovat a vytvářet nové.

Po výběru editace šablony, nebo při tvorbě nové šablony se vám zobrazí okno editace, rozdělené do několika základních částí:

• V hlavičce vybíráte název, typ (odpovědní formulář, dotazník nebo landing page), jazyk formuláře a firemní design (pokud je máte nastavené)
• V levém sloupci vybíráte pole, která chcete do formuláře vložit.
• Ve střední části vidíte aktuální podobu formuláře v editačním režimu – v patičce vpravo si pak můžete zobrazit reálný vizuální náhled formuláře.
• V pravé části nastavujete parametry formuláře nebo právě vybraného prvku.

Po výběru konkrétního pole ve formuláři si můžete nastavit jeho vlastnosti:

Použití pro odpovědní formuláře

Pokud chcete dynamický formulář, založený jako typ Odpovědní formulář, použít u konkrétní pozice, stačí jít do Nastavení pozice | Odpovědní formulář.

Tam poté můžete vybrat typ "Pokročilý", kde se vám nabídnou definované dynamické formuláře.

Po uložení se nový typ formuláře stane odpovědním formulářem u dané pozice.

Zkontrolovat si to můžete například pomocí funkce Nastavení | Otevřít odpovědní formulář pro tuto pozici

💡 Odpovědní formulář si udržuje stejnou URL adresu, i když změníte jeho obsah - nemusíte se tedy bát, že změnou dojde k výpadku navázaných integrací. 

Použití pro dotazníky

Obrovskou přidanou hodnotou nových dynamických formulářů je to, že je lze použít i jako dotazníky. To znamená, že si můžete vytvořit několik šablon dotazníků, například pro různé fáze náboru, pro různé typy pozic apod. a ty pak kandidátům posílat v průběhu výběrového řízení.

Dotazníky se k danému kandidátovi přiřadí pomocí emailové šablony - pro každou šablonu dotazníku si můžete vytvořit jednu (nebo i více) šablon emailů. 

Emailovou šablonu pak jednoduše kandidátovi pošlete buď "klasicky" v rámci akce stavu flow, která vyvolává poslání dotazníků (tj. akce "Uchazeče čeká dotazník / zavolání"), jako tomu bylo u dosavadních obyčejných dotazníků.

Pro dotazníky vytvořené na základě dynamických formulářů můžete použít i samostatnou akci v menu na kartě kandidáta "Odeslat dotazník".

💡 Dotazník jde vložit i do šablony automatické odpovědi, takže jeho odeslání můžete plně automatizovat, pokud je nedílnou součástí vašeho náborového procesu a můžete si tak preselekci kandidátů zrychlit a usnadnit (neodpoví vám všichni, ale pouze ti se seriózním zájmem).

Dotazníky vytvořené na základě dynamických formulářů se zakládají jako samostatné záložky na kartě kandidáta, takže vždy vidíte, jaké dotazníky byly danému kandidátovi poslány a vidíte, jaké hodnoty vyplnil, případně, že dotazník nevyplnil.

💡 Záložky přebírají názvy vašich odpovědních formulářů, takže se vyplatí jim dávat jasné a smysluplné názvy

💡 O vyplnění nebo nevyplnění dotazníku vás informují ikonky "clipboardu" v sekci příloh - jak na kartě kandidáta, tak v detailu pozice a talentpoolu. Po najetí uvidíte detail názvu dotazníku a datum vyplnění. Ikona vyplněného dotazníku má "fajfku" a zelenou barvu.

Použití pro landing page

Chcete oslovit kandidáty i mimo konkrétní výběrové řízení, třeba na veletrhu, při návštěvě univerzity, na networkingové akci nebo v rámci soutěže? Stejně jako původní odpovědní formuláře vám i nový formbuilder umožňuje vytvořit landing page s vybraným formulářem.

Zájemci se přes ni zaregistrují a uloží se přímo do vašeho talentpoolu, takže je máte po ruce, jakmile se otevře vhodná pozice.

Jak landing page sestavit

Stránku poskládáte ze dvou typů prvků:

• Pole s popisem: textový blok s editorem (WYSIWYG), do kterého vložíte úvodní text, informace o firmě, benefity, odkazy nebo obrázky.
• Placeholder pro formulář: místo, kam vložíte některý z formulářů, které už máte vytvořené.

Oproti předchozí verzi už nejste vázáni pevnou strukturou hlavička – formulář – patička, ale pole s popisem můžete vložit kolikrát chcete a kamkoli. Text tedy můžete dát nad formulář, pod něj, rozdělit ho do několika bloků, nebo ho úplně vynechat a nechat na stránce jen samotný formulář.

💡 Pokud jde o formulář pro rychlou registraci na akcích, kde mají lidé na vyplnění jen pár vteřin, je lépe dát na úvod jen krátký text nad formulářem (nebo vůbec žádný) a podrobnější informace až pod ním. To obvykle funguje lépe než dlouhý text, kterým se musí kandidát prokousat, než se k formuláři dostane.

Čím se landing page liší od formuláře

Hlavní rozdíl je v tom, kam se kandidáti ukládají. Běžný odpovědní formulář je navázaný na konkrétní pozici. Landing page ukládá kandidáty do talentpoolu, tedy bez vazby na konkrétní výběrové řízení.

Z toho vyplývá jedna důležitá podmínka: landing page musí mít přiřazený GDPR souhlas a zdroj. Bez něj ji nelze uložit a bez jeho odsouhlasení se kandidát nemůže přihlásit. Kandidát pak musí souhlas při vyplnění formuláře povinně potvrdit. Data v talentpoolu tak máte vždy podložená souhlasem a můžete kandidáty bez obav oslovit i později.

Vlastní URL adresa a QR kód

Nově si můžete nastavit vlastní "hezký" konec URL adresy (část za posledním lomítkem). Místo náhodného řetězce tak může adresa vypadat třeba takto:

…/veletrh-jobchallenge-2026 nebo …/staze-cvut

Taková adresa je srozumitelnější pro kandidáty, lépe se sdílí a vy hned poznáte, ke které akci stránka patří.

K landing page se navíc automaticky vygeneruje QR kód, který si můžete stáhnout jako PNG a použít na roll-upech, letácích, vizitkách nebo prezentacích. Kandidát si kód načte telefonem a během chvíle je ve vašem talentpoolu.

💡 Pro každou akci si vytvořte samostatnou landing page s vlastní URL a QR kódem a zdrojem. Snadno pak vyhodnotíte, který veletrh nebo která univerzita vám přinesla nejvíc kandidátů, a příště budete vědět, kam investovat čas i rozpočet.d.

💡 Dobré vědět

• Pro formuláře, dotazníky i landing page můžete použít různá nastavení firemního designu - odkaz na dokumentaci Firemní design