Ce ima vase podjetje vec pravnih in/ali geografskih entitet (npr. ste skupina, ki zdruzuje vec hcerinskih druzb, ali ste eno podjetje s poddruznicami v razlicnih drzavah, ki delujejo neodvisno), se boste morali odlociti, ali imeti samo eno licenco ali vec. Ta clanek ponuja pomembne informacije za vaso odlocitev med tema moznostma.
Moznost z eno licenco je na zacetku obicajno bolj privlacna, saj naravno pomeni prihranek stroskov v primerjavi z vec licencami. Ceprav lahko v ATS Recruitis delate z vec entitetami v okviru enega racuna, ni mogoce ustvariti vec locenih podentitet z lastno davcno stevilko, pravili GDPR itd. na enem racunu. Zato morate upostevati vse posledice vsake moznosti in specificne preference v postopku zaposlovanja vasega podjetja.
V naslednjem pregledu boste izvedeli, kako deluje vsaka moznost ter kakšne so njene prednosti in slabosti.
Moznost z eno licenco
Kdaj razmisliti o tej moznosti?
Ta moznost je mogoca, ce zelite in lahko delite enoten talent pool z enotnimi pravili GDPR in ce lahko znotraj podjetja komunicirate v enem jeziku z identicnim naborom procesov, oznak itd.
Prednosti:
- Nizji stroski (placate samo 1 licenco)
- Moznost imeti enega administratorja za vse entitete in zagotoviti dosledno delo v vseh entitetah (tok zaposlovanja, e-postne predloge itd.)
- Porocanje z enega mesta z moznostjo locevanja podatkov za posamezne entitete
Slabosti:
- Ni mogoce imeti razlicnih pravil GDPR za vsako entiteto
- Ce morate uporabljati vec jezikov, boste imeli veliko elementov v sistemu podvojenih samo za jezikovne namene (tok zaposlovanja, oznake, elementi filtra, razlogi za zavrnitev, obrazci za odgovor itd.)
- Ce vsaka entiteta uporablja razlicne kanale za objavo, bodo vsi na voljo vsem
Tipicni primeri podjetij, ki to uporabljajo:
- Podjetje je skupina manjsih ceskih startupov, kjer zelijo uvesti in uveljaviti standardizirane procese ter imajo samo eno mesto, od koder upravljajo kadrovske procese.
- Podjetje ima poddruznico na Ceskem in Slovaskem ter delijo enotne procese.
- Podjetje ima poddruznice v vec evropskih drzavah s centralno kadrovsko sluzbo in vse komunicira v anglescini.
Ali lahko vec entitet ima ista pravila GDPR in ali lahko delite talent pool, mora potrditi vas DPO ali oseba, odgovorna za vprasanja GDPR v vasem podjetju.
Moznost z vec licencami
Kdaj razmisliti o tej moznosti?
Ta moznost je edina moznost, ce imajo posamezne entitete razlicna pravila GDPR in ce ne morejo ali ne zelijo deliti skupnega talent poola. Pri tej moznosti ima vsaka entiteta svojo licenco, kjer vse definirajo tocno po svojih individualnih potrebah - naj bo to jezikovnih, procesnih ali zakonodajnih.
Prednosti:
- Vsaka entiteta lahko vse nastavi tocno po svojih potrebah in navadah (GDPR, procesi, kanali za objavo itd.)
- Vsaka entiteta vidi samo svojo vsebino
- Ni treba uvajati "umetnih" razlikovalcev za razlicne elemente v sistemu (oznake, razlogi za zavrnitev)
Slabosti:
Tudi pri moznosti z vec licencami, ce zelite imeti samo enega administratorja, lahko to storite tako, da ima en uporabnik z vlogo administratorja racun v vseh entitetah in se med njimi preklaplja - glejte ta clanek.
Tipicni primeri podjetij, ki to uporabljajo:
- Podjetje je skupina podjetij, pridobljenih z akvizicijami, ki imajo svoja avtonomna pravila in procese.
- Podjetje ima poddruznice v 5 drzavah po Evropi, kjer vsaka govori drug jezik in ni mogoce uveljaviti enega skupnega jezika.
Prakticni primer nastavitve vec entitet pod eno licenco
Vase podjetje je nastalo z zdruzitivjo dveh prvotno konkurencnih podjetij "Avtoprevoznistvo Novak" in "Spedicija Prochazka" in zelite delati s skupnim talent poolom kandidatov z enotnim procesom.
Med nastavitvijo boste predvsem naleteli na ta vprasanja:
Kako lociti poddruznice?
Pri urejanju poddruznic (povezava) imate moznost dodati podrobnosti vsaki poddruznici, vkljucno z njenim imenom, kjer lahko navedete ime dane entitete (v nasem primeru, ali gre za "Avtoprevoznistvo Novak" ali "Spedicija Prochazka").
Pri dodeljevanju poddruznic posameznim pozicijam pri urejanju pozicije lahko preprosto razlikujete med poddruznicami posameznih podjetij.
Kako lociti pozicije?
Za locitev pozicij vam ni treba uporabljati specificnih imen ali kod v imenih pozicij. V ta namen ATS uporablja "Filtracijske elemente" (povezava do nastavitev), s katerimi lahko locite pozicije za posamezne entitete.
Vec o uporabi in delovanju filtracijskih elementov izveste v tem clanku: Prakticna uporaba filtracijskih elementov.
V nasem primeru bi ustvarili kategorijo "Podjetje" z elementi "Avtoprevoznistvo Novak" ali "Spedicija Prochazka". V nastavitvah pozicij nato vsaki poziciji dodelite ustrezno podjetje.
Filtracijski elementi imajo pomen tudi za filtriranje pozicij za karierne spletne strani in podatke za analitiko.
Kako nastaviti vloge in dovoljenja?
To je v veliki meri odvisno od tega, koliko ali kako malo zelite sodelovati med posameznimi podjetji.
Scenarij 1 - "Centralna kadrovska sluzba in locena podjetja"
- Ustvarite enega uporabnika z vlogo "Administrator" za celotno skupino (samo ta oseba lahko konfigurira nastavitve podjetja in vidi celoten talent pool).
- Za kadrovike iz posameznih podjetij ustvarite uporabnike z vlogo "Kadrovski specialist" (vidijo lahko samo svoje pozicije, ki so jih ustvarili, in kandidate na njih).
- Ce nekdo iz posameznih podjetij potrebuje videti celoten talent pool, ga ustvarite z vlogo "Viši kadrovski specialist" (vidi vse pozicije in vse kandidate, vendar ne more spreminjati nastavitev podjetja kot administrator).
Scenarij 2 - "Posamezna podjetja so enakopravna"
- Iz vsakega podjetja izberite enega administratorja, da lahko konfigurirajo elemente iz nastavitev podjetja (tok zaposlovanja, filtracijske elemente, razloge za zavrnitev itd.).
- Kadroviki bodo imeli predvsem vlogo "Viši kadrovski specialist" in bodo videli celoten talent pool in vse pozicije.
Kako upravljati logotipe v e-postnih sporocilih?
E-postna sporocila imajo lahko na splosno samo en logotip (vsaka licenca omogoca uporabo samo enega logotipa podjetja), vendar lahko znotraj e-postnih predlog uporabite "trik", ki ob onemogocanju logotipa podjetja (ali ob uporabi logotipa skupine) omogoca uporabo specificnega logotipa podjetja v telesu e-poste. V tem clanku boste nasli opis take resitve.
Kako se povezati na vec kariernih spletnih strani?
To lahko storite z uporabo filtracijskih elementov, kot je opisano zgoraj v razdelku o locevanju pozicij.
Pri nalaganju pozicij prek API na posamezne karierne spletne strani preprosto uporabite filtriranje prek filter_id[] v zahtevi GET za seznam pozicij, kjer za vsako podjetje vnesete ID filtracijske elementa.
Specificne podrobnosti lahko najdejo skrbniki vasih kariernih spletnih strani v nasi API dokumentaciji za seznam pozicij.
Kako lociti podatke v analitiki?
Ponovno je odgovor filtracijski elementi, ki so del filtriranja podatkov v posameznih metrikah in porocilih. Pomembno je vedeti, da ceprav se filtracijski elementi nanasajo predvsem na pozicije, jih kandidati s teh pozicij "podedujejo". V nasem primeru, ce imam eno pozicijo s filtracijskim elementom "Avtoprevoznistvo Novak" in 2 kandidata na njej, se bosta pri filtriranju porocila kandidatov po filtracijskem elementu "Avtoprevoznistvo Novak" prikazala ta dva kandidata.
Prakticni primer - Dodajanje druge entitete pod eno licenco
Situacija, ko zelite imeti vec entitet pod eno licenco v ATS Recruitis, morda ne nastane na zacetku sodelovanja, ampak se lahko zgodi, ko ena licenca za eno entiteto deluje ze nekaj casa.
V takem primeru, ce se odlocite za eno licenco, se boste soocili s situacijo, ko ima ena entiteta ze vse nastavljeno po svojih potrebah, druga pa bo vstopila v to in bodo potrebne dolocene prilagoditve tudi pri obstojecam entiteti.
Spodaj je primer kontrolnega seznama, po katerem bi morali iti, ki pokriva posamezne kljucne nastavitve in sistemske elemente, ki jih je treba premisliti za integracijo. Za lazjo orientacijo podajamo primer, ko imate obstojeco cesko entiteto "CZ" in zelite njeni licenci dodati slovensko entiteto "SK" (jezikovne razlike jasno opredeljujejo odlocanje).
Preverjanje skladnosti z GDPR
- Tu ne gre toliko za to, ali je besedilo soglasja GDPR identicno, ampak za to, za koliko let je soglasje podeljeno.
- V okviru ene licence ne morete imeti vec pravil GDPR, torej tudi ne vec maksimalnih dolzin trajanja soglasja.
Dodajanje zaposlenih poddruznice SK
- Na zacetku samo dodajte enega kolega iz poddruznice SK s pravicami administratorja, ki lahko nato doda vec uporabnikov iz poddruznice SK.
- Za izbiro administratorja je pomembno tudi, ali lahko pomaga pri nastavitvah elementov, ki bodo izkljucno za poddruznico SK.
- Pomembna bo tudi razprava in medsebojno sodelovanje pri izbiri, ali obdrzati dolocene nastavitve kot ene ali ustvariti dva kompleta (vec v opisu posameznih elementov spodaj).
Nastavitev filtracijskega elementa, ki jasno doloca pozicije entitete CZ in SK
- Ker boste imeli skupen talent pool, je za orientacijo v pozicijah in kandidatih koristno imeti en kljucni filtracijski element, ki jasno loci vase podatke.
- Na primer, ustvarite kategorijo "Poddruznica" z vrednostmi "CZ" in "SK", ki jo nastavite kot obvezno, da jo je treba nastaviti pri ustvarjanju pozicije.
- Razmislite tudi, ali so lahko nekatere pozicije skupne obema entitetama ali pa lahko vedno izberete samo eno moznost (ustrezno nastavite moznost "Izberemo lahko vec elementov" za kategorijo filtracijskega elementa).
- Pri CZ pozicijah jo za nazaj nastavite pri vseh, pri "SK" pozicijah pa se bo postopoma dodajala ob ustvarjanju vsake pozicije.
- Ta filtracijski element lahko uporabite ne samo v ATS Recruitis za filtriranje pozicij v uporabniskem vmesniku, ampak tudi npr. prek API za filtriranje pozicij na posamezne karierne strani entitet ali filtriranje na skupnih kariernih straneh.
Poddruznice
- Poddruznico (ali vec poddruznic, ce jih ima entiteta SK vec) lahko takoj nastavi tudi administrator entitete SK.
- Pri poddruznicah je pomembno, da poleg naslova vsebujejo tudi ime poddruznice.
- To se nato prikaze kot ime podjetja, npr. pri vabilih na razgovor itd.
- Torej, ce se slovenska poddruznica imenuje npr. "Recruits.io, d.o.o. Slovenija" in ceska "Recruits.io, s.r.o. Cesko", zelite, da se imena poddruznic prikazejo pravilno glede na lokacijo in ne zmedejo kandidatov.
Nastavitve obrazcev za odgovor
- Obrazci za odgovor bodo sluzili za komunikacijo s kandidati, zato jih je treba nastaviti posebej za poddruznico SK v slovenscini.
- Pomemben del je tudi ustvarjanje slovenskih soglasij GDPR, ki se nato dodajo v obrazec.
- Besedilo soglasja GDPR ni samo prevod v drug jezik; implementacija GDPR se lahko rahlo razlikuje v drugi drzavi ali celo znotraj dane poddruznice.
- Ce so poddruznice tudi razlicne pravne osebe, npr. v okviru skupine podjetij, bi moralo po besedilu GDPR biti razloceno tudi, za katero entiteto je podano soglasje. Torej, ce imate 2 entiteti, bi moral obrazec za CZ imeti 2 soglasji GDPR - eno za CZ in eno za SK.
- Tukaj je povezava do clanka s prakticnim primerom nastavitve tuje pozicije, vkljucno z obrazcem in soglasji GDPR.
E-postne predloge
- E-postne predloge so spet nekaj, kar boste morali vsekakor nastaviti za entiteto SK.
- Ce imata obe entiteti enoten logotip, samo uporabite tistega, ki ga sistem ponuja v glavi e-poste. Ce se logotipi razlikujejo, morate glavnega onemogociti in logotipe vstavljati v e-postne predloge kot slike (npr. pod podpis).
- Ne pozabite tudi na sistemska sporocila, kot je "Samodejni odgovor", ki morajo biti v slovenscini za slovenske oglase za delo.
Tok zaposlovanja
- To je eden od elementov, kjer morate razmisliti, ali obdrzati en skupni tok ali dodati posebnega za entiteto SK.
- V vecini primerov bo verjetno zmagala moznost imeti locen tok za SK.
- Poleg enostavnosti (ni treba imeti dvojezicnih imen stanj ali naporno izmisljati univerzalnih imen ali okrajsav) je to tudi prakticno z vidika analitike, kjer se bodo podatki locili s filtriranjem toka.
- Verjetno je tudi, da bo imela vsaka entiteta vec kot 1 tok in razlicno stevilo (npr. glede na vrste pozicij, ki jih zapolnjujejo, razlicno delo z vodji zaposlovanja itd.).
Razlogi za zavrnitev
- Razlogi za zavrnitev so edini element, ki ga ni mogoce kategorizirati (kot oznake ali filtracijske elemente), zato morate vedno imeti samo en komplet.
- Posamezne elemente bi seveda lahko podvojili po jeziku, vendar bi to lahko negativno vplivalo na uporabniski vmesnik (dolgo drsenje, preden najdete razlog na koncu seznama) in tudi na statistiko (isti razlog bi obstajal dvakrat).
- Podjetja to pogosto resijo tako, da izberejo en skupni jezik (npr. EN) ali elemente poimenujejo dvojezicno (npr. "Nezadostna izobrazba / Nedostatocne vzdelanie").
Oznake
- Oznake ponujajo moznost ustvarjanja za vse ali samo za nekatere svojo kategorijo, npr. "Vescine - CZ" in "Vescine - SK", s svojimi elementi za uporabo pri svojih pozicijah in kandidatih.
- Toda tudi tukaj bo verjetno bolj prakticno imeti en komplet in ga sirovati, kjer nekaj iz entitete SK manjka, saj to ne bo ustvarilo podvoitev za porocanje ali iskanje v talent poolu (ceprav je to seveda odvisno od tega, kako med dvema entitetama deluje sodelovanje in deljenje v okviru talent poola in je lahko locevanje zazeleno).
Filtracijski elementi
- Poleg filtracijskega elementa, omenjenega zgoraj, ki nadzoruje pripadnost pozicije entiteti, imate lahko in verjetno boste imeli tudi druge kategorije.
- Filtracijski elementi imajo enako logiko in strukturo kot oznake - zdruzeni so v kategorije in jih lahko ustvarite neomejeno, nekatere skupne, nekatere individualne za vsako poddruznico.
- Podobno kot pri oznakah tudi tukaj razmislite, koliko zelite imeti bazen pozicij povezan ali locen in ali je bolje filtracijske elemente strogo locevati in podvajati ali jih kombinirati.
Predloge ponudb za zaposlitev
- Ce uporabljate upravljanje ponudb v ATS Recruitis, boste prav tako morali ustvariti predloge ponudb za zaposlitev v jeziku entitete SK z njihovim opisom, ugodnostmi itd.
Kanali za objavo
- Entiteta SK bo verjetno imela drugacne kanale za objavo kot entiteta CZ.
- Nastavitev kanalov je neodvisna in jih je lahko kolikor zelite, tudi podvojenih, ce npr. obe entiteti uporabljata zaposlitveni portal pod svojimi racuni in zelita to tako obdrzati.
Uvoz kandidatov
- Entiteta SK bo naravno zelela tudi prenesti svoje obstoječe kandidate iz svojega trenutnega sistema v ATS Recruitis.
- V situaciji, ko se ti kandidati dodajajo v delujoco instanco CZ, je pri uvozu pomembno zagotoviti, da so ti kandidati jasno oznaceni z virom (npr. "Uvoz SK") ali oznako (ce ima vsak kandidat pri sebi tudi svoj prvotni vir).