Poročila in statistike

V okviru ATS Recruitis imate v meniju Izbire možnost prikazati dve postavki, ki se nanašata na poročanje:

• Statistike (povezava)
• Poročila (povezava)

Namen statistik je dati kadrovikom hiter pregled ključnih KPI zaposlovanja neposredno v aplikaciji v obliki grafov, medtem ko poročila predstavljajo celovit nabor podatkov, namenjen nadaljnji ali poglobljeni analizi v formatu XLSX.

Statistike

Statistike dajejo kadrovikom pregled KPI, ki jih štejemo za zaposlovanje za ključne. Prikazujejo se v obliki interaktivnih grafov.

KPI, ki jih statistike spremljajo, so:

• Število kandidatov in njihovi viri
• Trajanje zaposlovanja
• Razlogi za zavrnitev
• Spol kandidatov

Statistike je mogoče filtrirati po obdobju, imenu kadrovika in predvsem po poteku zaposlovanja, torej predlogah procesa zaposlovanja, ki jih uporabljate za vaša delovna mesta. To je zato, ker npr. statistik tipa "trajanje zaposlovanja" ni mogoče mešati iz več procesov zaposlovanja (logično je, da trikrožni razgovor traja dlje kot dvokrožni in ne želite, da vam to vpliva na številke). To je pomembno upoštevati tudi pri ustvarjanju poteka zaposlovanja - obstajajo scenariji, ko je, čeprav imate de facto enak proces zaposlovanja, bolje nastaviti dva poteka, da vam statistike dajejo relevantne številke. Npr. če iščete položaje za marketing in razvoj po enakem procesu, bo bolje imeti dva poteka zaradi spremljanja virov - za marketing vam bodo na primer delovali portali tipa jobsov, ki pa ne bodo dajali relevantnih kandidatov za razvoj. Če bi oboje zmešali v en potek, bi vam izšlo, da so jobsi vir, ki prinaša velik delež kandidatov za razvoj, oz. ne bi mogli ločiti, katere kandidate jobsi predstavljajo.

Število kandidatov in njihovi viri

V uvodnem grafu v obliki lijaka vidite, koliko kandidatov je v danem obdobju prešlo posamezne statuse (torej npr. koliko je bilo novih kandidatov, koliko kandidatov je prešlo status razgovor itd.) in koliko kandidatov je tam trenutno (to vpliva na obliko lijaka in če kak del "nabrekne", kaže, da je proces na tem mestu morda preobremenjen).

Če se konkretno osredotočimo na prvo vrstico grafa, torej nove kandidate, nam to označuje, koliko novih je prišlo v danem obdobju. Pri tem aktivni že kažejo, koliko kandidatov je v dani fazi procesa prav zdaj.

Za razumevanje grafa so bistveni ti atributi:

• Krepke številke
  • Nanje se nanaša filtrirano obdobje
  • Kažejo število premikov v dane statuse poteka, ki so bili v danem obdobju izvedeni (npr. kolikokrat je bil nek kandidat premaknjen v status "razgovor" itd.)

• Številke "trenutno"
  • Nanje se ne nanaša filtrirano obdobje - je število kandidatov, ki so v danem statusu prav zdaj
  • "Trenutno" vsebuje tako aktivne kandidate kot zavrnjene
  • Običajno bo veljalo, da je število kandidatov "Trenutno" v danem statusu višje kot število kandidatov, ki so bili v danem statusu premaknjeni v filtriranem obdobju

Imena, barve in število postavk lijaka so odvisni od vaših individualnih nastavitev in se zato lahko razlikujejo od prikazanega primera. Hkrati velja, da kakovost podatkov vpliva na izpovednost grafa - torej, če kakšne korake preskakujete, ponavljajoče premikate kandidate v isti status itd., si lahko izpovednost bistveno znižate.

Za vsak status vidite tudi delež kandidatov iz posameznih virov. Tako lahko spremljate ne samo količino kandidatov iz posameznih virov, temveč tudi kakovost. Npr. to, da vir A prinaša na vhodu največ kandidatov, ne pomeni nujno, da je dober. Če se večina kandidatov iz tega vira ne prebije niti na razgovor, je vredno razmisliti, ali takšen vir uporabljati. Nasprotno, če vir B daje le nekaj kandidatov, vendar vsi napredujejo vsaj na razgovor, je to kakovosten vir ne glede na količino.

Trajanje zaposlovanja

Ta graf prikazuje, kako dolgo v povprečju traja sprejeti kandidata. Spet, podobno kot pri virih kandidatov, tudi tu vidite podrobnosti za posamezne faze zaposlovanja, kar vam daje dodatno razsežnost. Na primer, če vam izide, da v povprečju traja sprejeti kandidata 20 dni, je to lahko dober ali slab rezultat. Sama številka vam ne bi veliko povedala. Če npr. nobena faza ne traja dlje kot nekaj dni, je to verjetno dobro, če pa je npr. ena faza, ki od teh 20 dni zavzema 15, veste, da se je treba nanjo osredotočiti in da bo njeno pospešenje dramatično pospešilo proces zaposlovanja.

Razlogi za zavrnitev

Razlogi za zavrnitev so v okviru zaposlovanja pomembni z več vidikov. V okviru statistik vas verjetno najbolj zanima, iz kakšnega razloga najpogosteje zavračate, za oceno relevantnosti virov kandidatov in kakovosti komunikacije v okviru zaposlovanja. Na primer, ali najpogosteje zavračate iz razloga na strani podjetja, da kandidat ni bil culture-fit? Potem je verjetno treba razmisliti o mestih, kjer oglašujete, vsebini in slogu oglaševanja itd. Ali najpogosteje zavračate iz razloga na strani kandidata, da je imel višja finančna pričakovanja? Potem so očitno vaše ponudbe pod ravnjo trga.

Spol kandidatov

Ta statistika vam daje pregled po spolu kandidatov. Zahvaljujoč filtriranju po poteku zaposlovanja lahko spremljate uravnoteženost za različne vrste delovnih mest.

Iz zgornjega sledi, da vam statistike primarno pomagajo identificirati ključna vprašanja, ki bi si jih morali postavljati in katerih odgovor vam bo pomagal kontinuirano izboljševati proces zaposlovanja. Mimogrede, te statistike se prikazujejo tudi v podrobnostih vsakega delovnega mesta (na dnu strani pod seznamom kandidatov) z vrednostmi za to konkretno delovno mesto.

Poročila

V poročilih imate dostop do podrobnih podatkov iz sistema, ki vam omogočajo poglobljeno analizo bodisi neposredno v Excelu, s povezavo na enega od BI sistemov, ali s programiranjem lastne logike obdelave in vizualizacije podatkov.

V okviru poročila imate možnost izbrati generiranje več vrst podatkov, oz. podatkov iz več pogledov. Neposredno na strani s poročili je opis posameznih listov excela, ki jih lahko prenesete, in tudi posameznih postavk, tu je kratek pregled:

• Timeline
  • vsebuje zapis dogodkov v sistemu za dano obdobje
  • tu izveste podatke tipa: koliko je bilo razgovorov, koliko sprejetih kandidatov, koliko je bilo dodanih opomb
• Answers
  
  • vsebuje seznam prijav kandidatov na vaša delovna mesta za dano obdobje
  • izveste tu na primer: koliko kandidatov se vam je prijavilo, iz katerih virov, kakšen je njihov trenutni status v procesu, ali je bil zavrnjen in zakaj itd.
• Jobs
  
  • vsebuje delovna mesta, odprta v danem obdobju
  • izveste tu na primer: koliko delovnih mest ste odprli, koliko jih je aktivnih, koliko FTE v njih iščete, zakaj so bila delovna mesta odprta itd.
• Job Filters
  • vsebuje filtrirne postavke k delovnim mestom, odprtim v danem obdobju
  • pomen teh postavk se razlikuje od podjetja do podjetja, zato njihovega pomena ni mogoče splošno opisati, lahko pa gre na primer za število delovnih mest za določen oddelek, divisijo, tehnologijo itd.
• Personalists_Answers
  • vsebuje vse prijave, nastale v danem časovnem obdobju, z ozirom na posamezne kadrovike
  • format je primeren za vrtilno tabelo, ki lahko nato analizira aktivnost posameznih kadrovikov, npr. koliko kandidatov so obdelali, koliko razgovorov so opravili, koliko ponudb so dali itd.
• Personalists
  • vsebuje trenutni seznam vseh uporabnikov sistema (na ta list se ne nanaša časovno obdobje)
• Offices
  • vsebuje vse poslovalnice podjetja (na ta list se ne nanaša časovno obdobje)

Cela vrsta metrik, način vrednotenja in pomen vrednosti so odvisni od vaših konkretnih nastavitev (predvsem od poteka zaposlovanja, razlogov za zavrnitev ali filtrirnih postavk) in tudi od tega, kako vestno podatke izpolnjujete (npr. razloge za odprtje delovnega mesta), zato ni mogoče dostaviti enega poročila, ki ustreza vsem, in tudi je mogoče, da nekateri od zgoraj navedenih primerov z vašimi konkretnimi podatki ne bodo mogoči.

Več informacij, vključno z nekaterimi praktičnimi aplikacijami poročanja, vsebuje naslednji video: