Deljenje z zunanjimi uporabniki

Zunanje deljenje je funkcija, ki vam omogoča, da v zaposlitveni proces vključite tudi osebe, ki niso del vaše interne ekipe za zaposlovanje – naj gre za sodelavce iz drugih oddelkov ali zunanje sodelavce, kot so kadrovske agencije. Ti uporabniki praviloma ne potrebujejo polnega dostopa do vašega ATS na ravni rekruterjev ali hiring managerjev, kljub temu pa želite, da se lahko aktivno vključijo v zaposlovanje in prispevajo svoj pogled ali stike. Zunanje deljenje je tako elegantna rešitev, kako ohraniti nadzor nad dostopi in hkrati zagotoviti potrebno raven sodelovanja.

💡 Zunanje deljenje je na voljo v licenci Premium in višje.

Princip delovanja

Za delovanje zunanjega deljenja so potrebni naslednji koraki:

• Ustvarjanje zunanjega uporabnika
• Nastavitev deljenja na delovnem mestu
• Prijava zunanjega uporabnika

Zunanji uporabnik se prijavi enako kot ostali uporabniki – prejme aktivacijsko e-pošto in dostopa preko standardne prijavne strani ATS Recruitis. Po prijavi pa se mu okolje sistema prikaže drugače, kot ga poznate vi. Namesto polnega vmesnika vidi le eno pregledno stran s seznamom kandidatov, ki so mu bili deljeni.

Kaj lahko dani uporabnik vidi in počne s kandidati, je odvisno od tipa vloge, ki mu jo dodelite.

 

Nastavitev zunanjih uporabnikov

Zunanje uporabnike nastavite v meniju Nastavitve | Zunanji uporabniki (povezava).

Tukaj vidite pregled aktivnih zunanjih uporabnikov in lahko z istega mesta tudi ustvarite novega zunanjega uporabnika.

 

Pri novih uporabnikih poleg kontaktnih podatkov nastavite tudi naslednje postavke:

• Želeni jezik
• Vloga
• Dovoljene mape oznak

Vloga

Vloga določa, kaj vse uporabnik vidi in kaj lahko počne s kandidati.

Na voljo so 3 vnaprej določene vloge:

• Klicanje
• Agencija
• Pregledovalec

Opis vseh treh pogledov je naveden v nadaljevanju tega članka.

Dovoljene mape oznak

Tukaj določite, katere oznake lahko zunanji uporabnik vidi in ureja.

Tipičen primer je sodelovanje z agencijo – želite, da kandidate označuje z oznakami iz kategorij, kot so „Osebnostne lastnosti“ ali „Programski jeziki“, hkrati pa ne želite, da bi imela dostop do vaših internih oznak ali da bi videla, da kandidata označujete z oznako, kot je na primer „Blacklist“.

Nastavitev zunanjega deljenja

Samo deljenje se nastavi na ravni delovnega mesta – v meniju delovnega mesta izberete „Zunanje deljenje“, v naslednjem pogovornem oknu pa izberete, s kom želite deliti kandidate z izbranega delovnega mesta in po katerih pravilih.

💡 Postavka „Zunanje deljenje“ je na voljo le v novem prikazu podrobnosti delovnega mesta in v novem seznamu delovnih mest.

V okviru deljenja izberete naslednje parametre:

• S kom delite to delovno mesto (na izbiro so le zunanji uporabniki)
• Ali imajo pravico dodajati nove kandidate s svojega zunanjega računa
  • Dodajanje kandidatov deluje na enak način in prek istega pogovornega okna kot za vas znotraj ATS Recruitis.
  • Če to razmišljate za agencijo kot alternativo agencijskemu portalu, dobro premislite, saj ta možnost nima preverjanja obstoja kandidata, ki ga ima agencijski portal, in prav tako samodejno ne doda vira kandidata glede na ime agencijskega portala.
• Mehanizem deljenja:
  • Z oznakami – izberite oznake, katerih dodelitev bo samodejno delila kandidata z izbranimi uporabniki.
  • Po viru – izberite vire, ki bodo samodejno delili kandidata (običajno za agencijo želite deliti kandidate z virom dane agencije, da lahko spremlja „svoje“ kandidate in z vami sodeluje pri zaposlovanju).
  • Lahko izberete tudi, da se samodejno delijo njegovi kandidati (tj. tisti, ki jih je ustvaril).

💡 Dobro vedeti

• Na enem delovnem mestu je mogoče za enega uporabnika ustvariti le eno deljenje.
• Na enem delovnem mestu je mogoče ustvariti več deljenj (tj. za različne uporabnike z različnimi parametri).
• Mogoče je ustvariti eno deljenje za več uporabnikov hkrati na danem delovnem mestu.
• Znotraj enega deljenja je mogoče kombinirati različne metode deljenja (tj. npr. preko oznake in preko vira odgovorov).

Deljenje vseh odgovorov kandidata vs. deljenje enega odgovora kandidata

Če delite preko vira, je preprosto – deljenje se ravna po viru posameznih odgovorov. To pomeni, da če se kandidat prijavi na eno delovno mesto preko agencije in na drugo delovno mesto sam preko karierne strani, bo agencija videla samo svoj odgovor (torej tistega, ki ga je sama poslala). Če bi iz kakršnega koli razloga želeli, da agencija vidi tudi drugi odgovor, bi morali pri njej spremeniti vir (kar očitno ni praktično), ali pa bi morali za agencijo deljenje preko vira dopolniti še z deljenjem preko oznake.

Če delite preko oznak, obseg deljenja določite že pri dodeljevanju oznak – konkretno z izbiro „Shrani pri vseh odgovorih“ ali „Shrani samo pri tem odgovoru“.

• „Shrani pri vseh odgovorih“ – oznaka se doda pri vseh odgovorih danega kandidata (torej če je odgovoril na 3 delovna mesta, se oznaka dodeli pri vseh 3). Če imate hkrati za določenega zunanjega uporabnika nastavljeno deljenje na podlagi te oznake pri vseh 3 delovnih mestih, bo videl vse 3 odgovore. V svojem pregledu bo tako videl 3 vrstice z imenom danega kandidata – vsako vrstico za drugo delovno mesto.
• „Shrani samo pri tem odgovoru“ – oznaka se doda samo pri tistem enem konkretnem odgovoru (tj. pri danem delovnem mestu) in preostala dva odgovora iz zgornjega primera se ne bi delila.

Praktični primeri uporabe

Primer 1: Deljenje preko vira

Kandidat Jan Novák se je prijavil na delovno mesto „Strokovnjak za marketing“ preko kadrovske agencije ABC in samostojno preko karierne strani tudi na delovno mesto „Projektni vodja“. Agencija ABC ima nastavljeno zunanje deljenje po viru. V svojem pregledu bo videla samo odgovor na delovno mesto „Strokovnjak za marketing“, ker drugi odgovor izvira iz drugega vira (karierne strani).

Primer 2: Deljenje preko oznake pri vseh odgovorih

Kandidatka Petra Svobodová se je prijavila na 3 delovna mesta v vašem podjetju. Kadrovik ji dodeli oznako „Talent Pool – Senior“ z izbiro „Shrani pri vseh odgovorih“. Zunanji svetovalec, ki ima nastavljeno deljenje na podlagi te oznake pri vseh 3 delovnih mestih, bo v svojem pregledu videl vse 3 odgovore kandidatke – torej 3 ločene vrstice, vsako za drugo delovno mesto.

Primer 3: Deljenje preko oznake samo pri enem odgovoru

Ista kandidatka Petra Svobodová ima 3 odgovore. Kadrovik ji tokrat dodeli oznako „Za razgovor“ samo pri delovnem mestu „Vodja ekipe“ z izbiro „Shrani samo pri tem odgovoru“. Zunanji uporabnik bo videl samo ta en odgovor, ostala dva se mu ne bosta prikazala, tudi če bi imel pri njiju nastavljeno deljenje po isti oznaki.

Primer 4: Kombinacija deljenja preko vira in oznake

Če želite, da agencija ABC iz prvega primera vidi tudi drugi odgovor Jana Nováka (tistega s karierne strani), lahko pri tem odgovoru dodate oznako (npr. „Deli z ABC“) z izbiro „Shrani samo pri tem odgovoru“ in za agencijo nastavite deljenje na podlagi te oznake. Agencija bo tako videla svoj prvotni odgovor (zaradi deljenja preko vira) in tudi drugi odgovor (zaradi deljenja preko oznake).

 

Pogled zunanjega uporabnika

Zunanji uporabnik vidi le eno stran s pregledom kandidatov – ne more se nikamor preklikati niti odpreti druge strani.

Glede na svojo vlogo vidi ali ne vidi določene postavke v seznamu kandidatov in lahko ali ne more z njimi delati. Spodaj je prikaz prikaza istega deljenja za uporabnike z različnimi vlogami:

Klicanje

• Vidi samo ime in kontaktne podatke kandidata
• Lahko doda zaznamek
• Vidi samo tiste zaznamke, v katerih je neposredno omenjen (tj. ne vidi vsega, kar pišete o kandidatu)

Agencija

• Vidi kontaktne podatke kandidata
• Vidi zaznamke z razgovorov kandidata
• Lahko ocenjuje kandidata (zvezdice / palci)
• Lahko doda zaznamek
• Vidi samo tiste zaznamke, v katerih je neposredno omenjen (tj. ne vidi vsega, kar pišete o kandidatu)
• Vidi kandidatovo plačno pričakovanje in možen datum nastopa
• Vidi stanje v procesu (flow)
• Vidi priloge kandidata

Pregledovalec

• Vidi kontaktne podatke kandidata
• Vidi zaznamke z razgovorov kandidata
• Lahko ocenjuje kandidata (zvezdice / palci)
• Lahko doda zaznamek
• Vidi samo tiste zaznamke, v katerih je neposredno omenjen (tj. ne vidi vsega, kar pišete o kandidatu)
• Vidi kandidatovo plačno pričakovanje in možen datum nastopa
• Vidi stanje v procesu (flow)
• Vidi priloge kandidata
• Vidi in lahko spreminja oznake pri kandidatu (vendar le v okviru kategorij oznak, ki jih ima dovoljene v nastavitvah zunanjega uporabnika)

💡 Zaznamke za zunanjega uporabnika preko omembe „@“ lahko vnašate samo, če ima dani zunanji uporabnik konkretnega kandidata deljenega (tj. na delovnem mestu obstaja deljenje in dani kandidat izpolnjuje pogoj deljenja – npr. ima dodeljen definiran vir ali oznako).