Zaupno delovno mesto

Če si v okviru ATS Recruitis ogledate priloge kandidata, se vam je morda zgodilo, da ne vidite vedno istega nabora prilog in da se priloge od kandidata in tiste, ki ste jih dodali pozneje, razlikujejo po svojem obnašanju, oziroma po tem, kje in kako se prikazujejo.

Vse te razlike imajo svoje logične razloge in ta članek jih poskuša razložiti tako, da jih lahko uporabljate sebi v prid ali pa nasprotno ne naredite nepotrebne napake.

Za začetek je pomembno vedeti, da so priloge lahko:

• Dodeljene določenemu delovnemu mestu
  • tipično, če kandidat odgovori na določeno delovno mesto, se njegove priloge logično shranijo k temu delovnemu mestu
  • priloge k delovnim mestom lahko seveda dodajate tudi ročno med zaposlitvenim postopkom
• Nedodeljene nobenemu določenemu delovnemu mestu, oziroma dodeljene kandidatu kot takemu
  • takšne priloge si lahko dodajate ročno in so nato dostopne pri vseh delovnih mestih, na katera se je kandidat prijavil ali kamor so ga prijavili kadroviki

Ta delitev je pomembna predvsem za deljenje kandidatov z vodji zaposlovanja, kjer želite imeti nadzor nad tem, kdo ima dostop do česa, ali pa želite imeti več zgodovinskih življenjepisov za primerjavo.

Zdaj pa si poglejmo nekaj praktičnih scenarijev, na katerih bomo prikazali delovanje prilog...

1. Dodajanje prilog kandidatu

Obstoječemu kandidatu lahko ročno dodate prilogo na kartici kandidata. Konkretno na zavihku "Osebni podatki" v razdelku "Upravljanje prilog". Tam izberete in dodate novo prilogo. Druga možnost, kako nastanejo nove priloge (torej takšne, ki jih kandidat ni poslal ob prijavi na delovno mesto), je e-poštna komunikacija s kandidatom ob uporabi sistemskega e-naslova v kopiji, pošiljanje ponudb kandidatu ipd.

Tukaj je pomembno omeniti, da lahko prilogo dodelite določenemu delovnemu mestu (po izbiri s seznama), ali pa "Ne dodeliti nobenemu delovnemu mestu" (to je privzeta nastavitev). Priloga, ki ni dodeljena nobenemu delovnemu mestu, oziroma je dodeljena samo kandidatu kot takemu, je dostopna pri vseh delovnih mestih, kamor se je dani kandidat prijavil ali kamor so ga kadroviki kopirali.

To je pomembno predvsem pri deljenju prijav z vodji zaposlovanja - določenih občutljivih dokumentov, ki jih ne želite deliti z vodji pri vseh delovnih mestih, ni dobro shranjevati brez določenega delovnega mesta in obratno.

2. Kopiranje kandidata z enega delovnega mesta na drugo

Tipičen scenarij, kjer rešujete upravljanje prilog pri delovnem mestu, je kopiranje kandidata na drugo delovno mesto, oziroma njegova "reciklaža".

Pri kopiranju kandidata se vam v desnem panelu odpre ponudba delovnih mest in pod njimi upravljanje prilog. Izberete delovna mesta, na katera želite kandidata kopirati, in nato priloge, ki jih potrebujete tudi na danih "novih" delovnih mestih. Priloge, ki niso dodeljene nobenemu delovnemu mestu, se kandidatu samodejno prikažejo pri vseh delovnih mestih.

3. Prikaz prilog v podrobnostih določenega delovnega mesta

Poleg prikaza prilog na kartici kandidata lahko priloge vidite tudi v vrstici danega kandidata v podrobnostih delovnega mesta. Ker gre za priloge k temu določenemu delovnemu mestu, se njihovo število logično ne mora enačiti s številom vseh prilog, ki jih imate pri danem kandidatu, in je tako pravilno (spet predvsem glede na deljenje kandidatov in njihovih prijav z vodji zaposlovanja).

V spodnjem primeru vidimo situacijo, ko se je kandidat prijavil na eno določeno delovno mesto in priložil npr. življenjepis in vstopni vprašalnik. Poleg tega je bil med zaposlitvenim postopkom priložen tretji dokument in shranjen kot "Ne dodeliti nobenemu delovnemu mestu":

Če bi takšno prijavo kandidata na določeno delovno mesto kopirali na drugo delovno mesto in ne bi izbrali nobenih prilog s prvotnega delovnega mesta, bo kandidat kopiran brez prilog na določeno delovno mesto. Torej, pri tem "novem" delovnem mestu se pojavlja le ena priloga

4. Prikaz prilog na kartici kandidata

Vse priloge pri danem kandidatu (torej prek vseh njegovih delovnih mest) lahko vidite, seveda če imate pravice za vsa dana delovna mesta, po kliku na podrobnosti kandidata na kartici "Pregled". Privzeto se prikazujejo priloge za dano delovno mesto in po kliku na gumb lahko vidite vse priloge, pri čemer so razvrščene po delovnih mestih in na koncu priloge, ki niso dodeljene nobenemu določenemu delovnemu mestu.

Na teh slikah vidite oba pogleda na priloge na kartici kandidata:

5. Podprte oblike in velikosti datotek

Kandidatom ni mogoče naložiti povsem poljubnih prilog, temveč morajo izpolnjevati določene parametre:

1. Velikost ne sme presegati 10 MB
2. Podprte oblike so:
   • Word (DOC, DOCX)
   • Excel (XLS, XLSX)
   • PDF
   • slike (JPG, PNG)
   • TXT
   • HTML