Shranjevanje in urejanje e-poštnih predlog

Nova podoba strani z e-poštnimi predlogami

Celotno aplikacijo postopoma prenašamo v novo podobo, zdaj pa je prišla na vrsto tudi stran z nastavitvami e-poštnih predlog. Tam pripravljate besedila, s katerimi nagovarjate kandidate, jih vabite na razgovore ali jim sporočate izid izbirnega postopka. Zato nam je bilo pomembno, da se vam na njej dobro dela.

Stran je zdaj preglednejša in čistejša ter se vizualno ujema s preostalim delom aplikacije. Zahvaljujoč izboljšani uporabniški izkušnji se v predlogah bolje znajdete in hitreje pridete do tistega, kar trenutno potrebujete. Vse je na svojem mestu in nič po nepotrebnem ne moti.

Funkcionalno stran ostaja nespremenjena. Predloge ustvarjate, urejate in upravljate enako kot doslej, zato se vam ni treba učiti ničesar novega in lahko takoj nadaljujete z delom.

Ena praktična novost pa je vendarle dodana: iskanje po predlogah po imenu. Še posebej jo boste cenili, če imate veliko predlog, na primer za različna delovna mesta, faze zaposlovanja ali jezikovne različice. Dovolj je, da začnete tipkati ime, in želena predloga je v nekaj sekundah pred vami, brez dolgotrajnega brskanja po seznamu.

Shranjevanje in urejanje e-poštnih predlog neposredno iz okna za pošiljanje

Ste kandidatu napisali e-poštno sporočilo, ki vam je res uspelo, in ga želite uporabiti tudi naslednjič? Ali pa ste besedilo pripravili z našo funkcijo »AI draft« in je nastalo točno tako, kot ste si želeli? Besedila vam ni več treba kopirati, odpirati nastavitev in predloge ustvarjati ročno. Predlogo lahko zdaj uredite ali ustvarite neposredno v oknu za pošiljanje e-pošte, ne da bi ga zapustili. Dobre formulacije se tako ne izgubijo, vaše predloge pa ostanejo posodobljene.

Kako funkcijo uporabite

V spodnjem delu okna za pošiljanje e-pošte najdete gumbe za delo s predlogo. Katere možnosti so na voljo, je odvisno od tega, kako ste začeli pisati sporočilo:

• Uporabili ste obstoječo predlogo: predlogo lahko uredite in shranite (tj. prepišete).
• Začeli ste pisati brez predloge: iz trenutnega besedila lahko ustvarite novo predlogo.
• Uporabili ste sistemsko predlogo: sistemskih predlog ni mogoče prepisati, zato iz njih takoj ustvarite novo predlogo.

Nastavitve predloge v stranskem panelu

Ko izberete možnost, se odpre stranski panel z vsemi parametri, ki jih ponuja določena vrsta e-poštne predloge. Vsaka vrsta predloge ima druge možnosti. Predloga za vabilo na razgovor na primer vsebuje več nastavitev kot predloga za običajno pošiljanje e-pošte.

Preverite ali dopolnite vse parametre, nato pa predlogo shranite (s tem prepišete prvotno različico) ali jo ustvarite kot novo.

💡 Nasveti iz prakse

• Na novo ustvarjena ali urejena predloga iz stranskega panela se v trenutno odprto sporočilo ne prenese samodejno. Če se razlikuje od besedila v oknu za pošiljanje, jo znova izberite v oknu za izbiro predloge. Šele nato se v sporočilo naloži nazadnje shranjena različica.
• Uporabljate AI draft? Če vam je ustvarjeno besedilo všeč, ga takoj shranite kot predlogo. Naslednjič boste imeli kakovostno osnovo na en klik.
• Predloge poimenujte jasno, na primer po namenu in fazi zaposlovanja, da jih hitro najdete.
• Če predlogo uporabljajo tudi sodelavci, premislite, ali jo res želite prepisati. Pogosto je bolje ustvariti novo različico in prvotno predlogo ohraniti.