GDPR soglasja

Ena od ključnih funkcionalnosti ATS Recruitis je možnost nastaviti si in sistemsko spremljati zakonske obveznosti, ki izhajajo iz GDPR. Ta članek ponuja ne samo pregled orodij, ki jih ATS Recruitis ponuja, in njihovih nastavitev, temveč tudi opis praktičnih scenarijev in implikacij, ki iz tega izhajajo.

Osnovni pojmi

Za lažjo orientacijo se najprej seznanimo z osnovnimi pojmi, s katerimi se boste v Recruitisu srečevali:

• Informacijska obveznost
  • Ta mora kandidata le obvestiti o obdelavi njegovih osebnih podatkov v okviru prijave na določeno delovno mesto. Ta informacija je zakonsko obvezna in s samo prijavo na delovno mesto vam kandidat s tem daje soglasje samodejno.
  • V okviru pregleda soglasij najdete to informacijo na kartici kandidata kot "Obdelava za oglas XYZ".
  • Ima veljavnost 1 leto ali do arhiviranja delovnega mesta, na katero se prijavlja (karkoli od tega nastopi prej).

• GDPR soglasje
  • Zagotavlja, da lahko kandidata shranjujete v vaši bazi talentov dlje kot je trajanje zapolnjevanja delovnega mesta, na katero vam odgovarja. Poleg tega ga lahko tudi v prihodnosti nagovorite z drugo ustrezno ponudbo za zaposlitev. Takšno soglasje mora kandidat sam aktivno "obkljukati".
  • V okviru pregleda soglasij na kartici kandidata se imenuje "Soglasje za shranjevanje v bazo kandidatov".
  • Pod pojmom "GDPR soglasje" se v nadaljevanju besedila misli ta pojem (torej ne "informacijska obveznost").
  • Ima veljavnost po podjetniških nastavitvah (glej spodaj).

• Začasno GDPR soglasje
  • Takšno soglasje, ki ga ni dal neposredno kandidat, ampak služi temu, da imate možnost GDPR soglasje pridobiti, torej popraviti to stanje.
  • Običajno se s tem srečate pri prenašanju kandidatov z omrežja LinkedIn s pomočjo vtičnika
  • To začasno soglasje se ne šteje kot GDPR soglasje v smislu zgornje točke, torej pri kandidatu, ki ima samo začasno GDPR soglasje, sveti ikona, da soglasja nimate, vendar v času veljavnosti tega začasnega soglasja ne bo anonimiziran.
  • Ima veljavnost le nekaj dni po vaših podjetniških nastavitvah.

• Anonimizacija
  • Je orodje, s katerim sistem samodejno (dnevno) anonimizira kandidate, ki nimajo nobenega veljavnega soglasja. To funkcijo lahko izklopite v nastavitvah GDPR, če želite prevzeti odgovornost za "ročno" upravljanje posameznih kandidatov.

• Deanonimizacija
  • Je nasprotno orodje, ki že anonimiziranega kandidata, ki vam ponovno odgovori, samodejno poveže z njegovimi zgodovinskimi opombami. To funkcijo lahko prav tako izklopite v nastavitvah.

Nastavitev upravljanja GDPR soglasij v okviru ATS Recruitis

Nastavitev parametrov GDPR pravil najdete v ATS Recruitis v tem meniju. Nastavljate predvsem te parametre:

• Samodejno anonimiziranje kandidatov in stopnjo takšnega anonimiziranja
• Maksimalno trajanje GDPR soglasja
• Samodejno deanonimiziranje in maksimalno dobo, do kdaj zgodovinskega kandidata še deanonimizirati
• Maksimalno trajanje t.i. začasnega soglasja

Nadalje je mogoče nastaviti lastne predloge za pridobivanje GDPR soglasij (eno ali več, običajno za več podjetniških entitet, ali za različne jezikovne različice).

Načini pridobitve GDPR soglasja

Obstaja več možnosti, kako lahko GDPR soglasje pridobite. Primarno je treba ločiti:

• Soglasja, pridobljena prek ATS Recruitis in njegovih orodij
• Soglasja, pridobljena avtomatizirano iz drugih virov
• Soglasja, pridobljena "ročno"

Konkretno je soglasje mogoče pridobiti s temi metodami:

• Ročno dodajanje kandidata - če vam je kandidat na primer odgovoril po e-pošti in imate od njega soglasje za shranjevanje v bazo kandidatov. Takšno soglasje lahko dodate kot prilogo in nastavite njegovo trajanje ročno pri samem vnašanju kandidata na delovno mesto.
• E-pošta / SMS s prošnjo za pridobitev GDPR soglasja - v primeru, da vam je kandidat odgovoril na delovno mesto in si ga želite shraniti v bazo ter imeti možnost ga nagovoriti tudi v prihodnosti, mu preprosto iz ATS Recruitis pošljete e-pošto s prošnjo za shranjevanje. Trajanje pridobitve soglasja se nastavi samodejno po vaših nastavitvah v administraciji.
• Obrazec za prijavo - v primeru, da vam je kandidat odgovoril na delovno mesto v okviru obrazcev za prijavo ATS Recruitis, se trajanje pridobitve soglasja nastavi samodejno po vaših nastavitvah v administraciji.
• Uvoz zgodovinskih kandidatov iz drugega sistema - v okviru migracije podatkov vam lahko naložimo v ATS Recruitis vašo obstoječo bazo talentov, trajanje soglasja bo nastavljeno po trajanju veljavnosti GDPR iz prejšnjega sistema, če ga podatki iz drugega sistema vsebujejo.
• Zaposlitveni portali - če vam je kandidat odgovoril avtomatizirano prek drugega vira, npr. s portalov kot jobs ali StartupJob, se trajanje soglasja nastavi po njihovih nastavitvah, ki nam jih pošiljajo in ki jih imate nastavljene v okviru njihovega sistema.
• Uvoz s pomočjo vtičnika z omrežja LinkedIn

Vsa soglasja, ki jih imate pri danem kandidatu, najdete spodaj na kartici kandidata:

Načini preklica GDPR soglasja

Konkretna vrsta prenehanja soglasja bo zabeležena na kartici kandidata v zgodovini obdelave osebnih podatkov.

• Potek - soglasje se konča s potekom dobe, ki jo je imelo nastavljeno trajanje soglasja.
• Preklic s strani kandidata - kandidat ima v okviru vsake e-pošte, ki odide iz sistema, možnost upravljati svoje osebne podatke in soglasja preklicati.
• Izbris s strani kadrovika - tudi vi kot kadrovik imate možnost na kartici kandidata njegove osebne podatke kadarkoli izbrisati, če za to kandidat zaprosi.

Obvestila

Sistem vas bo samodejno obveščal po e-pošti v naslednjih situacijah:

• Kandidat je preklical soglasje za obdelavo podatkov. Informacijo prejmejo administratorji in lastniki delovnega mesta, na katero je kandidat odgovoril.
• Bliža se konec veljavnosti soglasja pri skupini kandidatov - ta e-pošta se generira 1x mesečno in vsebuje kandidate, ki bodo anonimizirani v naslednjih 2 mesecih, da jih lahko še pravočasno nagovorite npr. z avtomatizirano e-pošto. Identičen seznam kandidatov z bližajočim se koncem soglasja je mogoče dobiti tudi s pomočjo filtra v bazi kandidatov.

Orodja za olajšanje dela z GDPR

V sistemu obstaja cela vrsta orodij, ki vam delo z GDPR olajšajo.

• Mesečna e-pošta, ki opozarja na kandidate z bližajočim se koncem soglasja
• Filtri v bazi talentov
• Akcija "Zaprosite za shranjevanje v bazo talentov"
  • Skupinska
  • Individualna
• E-poštne in SMS predloge za komunikacijo s kandidati

Pogosto zastavljena vprašanja o GDPR

Nekatera vprašanja se pri uvajanju ATS Recruitis v podjetjih in v nadaljnjem delovanju pojavljajo ponavljajoče in je zato dobro jih omeniti tudi tu: