Vpisovanje dogodkov v ATS Recruitis brez povezave koledarja

Vsako podjetje ne more povezati službenih koledarjev z drugimi orodji. IT-varnost pogosto ne dovoli polne sinhronizacije koledarjev. Drugič nastavitve deljenja ne omogočajo, da bi kadroviki videli koledarje vseh vodij v podjetju.

Takrat koledarja v ATS Recruitis ne morete uporabiti za načrtovanje razgovorov niti za preverjanje razpoložljivosti v rezervacijskih povezavah. Pregleda nad sestanki s kandidati pa vam ni treba imeti samo v Outlooku...

Dovolj je en dodaten e-poštni naslov v povabilu in sestanek se prikaže tudi v ATS Recruitis!

Kdaj vam funkcija pride prav

Funkcijo boste najbolj cenili, ko razgovore načrtujete v zunanjem koledarju, torej v Outlooku ali koledarju Google, hkrati pa želite načrtovane razgovore in druge sestanke videti:

• na kartici kandidata, da celotna ekipa ve, v kateri fazi komunikacije je kandidat,
• v internem koledarju ATS Recruitis,
• v poročilih, na primer v poročilu o sestankih.

Kako dogodek vpisati v ATS Recruitis

Vsak kandidat ima v ATS Recruitis svoj sistemski e-poštni naslov. Po njem sistem prepozna, kateremu kandidatu dogodek pripada.

1. V ATS Recruitis odprite kartico kandidata.
2. Poleg podatka o viru kandidata kliknite ikono »@«. Sistemski e-poštni naslov kandidata se s tem kopira v odložišče.
3. V Outlooku ali koledarju Google ustvarite dogodek kot običajno.
4. Med udeležence dogodka vstavite kopirani sistemski e-poštni naslov kandidata. Nato dodajte še ostale udeležence, na primer samega kandidata ali hiring managerja.
5. Povabilo pošljite.

Kaj se zgodi po pošiljanju povabila

Dogodek se v ATS Recruitis prikaže na kartici kandidata. Vpiše se v interni koledar tistega uporabnika, s čigar e-poštnega naslova je bilo povabilo poslano.

Ta uporabnik mora imeti dostop do kartice kandidata. Če dostopa nima, se dogodek ne ustvari. To se lahko zgodi na primer pri hiring managerju, s katerim kandidat ni deljen. Če torej povabila pošiljajo tudi vodje, predhodno preverite, da imajo kandidata deljenega.

Vpis ni sinhronizacija

Tu je pomembno razlikovati dve stvari. Ne gre za sinhronizacijo dogodkov, kakršno imate pri dejanski povezavi Outlooka ali koledarja Google z ATS Recruitis. Gre za enkratni prepis dogodka: ATS Recruitis prejme podatke o sestanku v trenutku, ko povabilo pošljete. Kasnejše spremembe v zunanjem koledarju se vanj ne prenesejo več.

V praksi to pomeni:

• Potrditev udeležbe: Ko kandidat ali povabljeni vodje sestanek potrdijo v svojem koledarju, ATS Recruitis za to ne izve. Udeležbo kandidata potrdite ročno z gumbom pri posameznem dogodku razgovora v ATS Recruitis.
• Preklic sestanka: Če sestanek prekličete v zunanjem koledarju, v ATS Recruitis ostane. Zato ga ročno uredite tudi tam.

💡 Nasveti za prakso

• Naj vam to postane navada. Če sistemski e-poštni naslov kandidata vstavite v vsako povabilo, boste imeli na kartici kandidata vedno celotno zgodovino sestankov.
• Mislite na poročila. V poročilo o sestankih se štejejo le vpisani dogodki. Tako imate pregled nad aktivnostjo ekipe, tudi ko načrtujete zunaj ATS Recruitis.
• Stanje spremljajte ročno. Potrditve in preklice sestankov sproti vnašajte v ATS Recruitis, da se podatki v koledarju in poročilih ujemajo z dejanskim stanjem.
• »Borite se« za polno povezavo. Če bo vaša IT-varnost v prihodnosti to dovolila, vam bo sinhronizacija koledarja prinesla še samodejne posodobitve in preverjanje razpoložljivosti v rezervacijskih povezavah.