Plánování pohovoru

Tento článek vám poskytne ucelený pohled na širokou škálu možností pro plánování pohovorů v ATS Recruitis.

Plánování pohovorů a jeho elementy

• Emailové šablony
  • Pro uložení nových emailových šablon je nutné zařadit šablony do typu "Pozvání na pohovor". Podrobnější informace o vytváření šablon naleznete zde: odkaz na stránku.

• Přidružená akce k pohovoru
  • Aby systém reagoval na stav "Pohovor" a spustil dialog, který vás vyzve k naplánování pohovoru a jeho podrobností, je nutné mít ve svém nastavení flow náboru přidruženou akci s názvem "Uchazeč je zařazen do pohovoru".
  • Pokud si vyberete naplánování pohovoru, projdete procesem plánování a systém vám následně nabídne emailovou šablonu z kategorie Akce “Pohovor” obsahující proměnné s detaily pohovoru.
  • V případě, že neplánujete pohovor, ale stále chcete uchazeči zaslat informativní email, systém vám nabídne pouze obecné šablony, neboť není definováno žádné datum a proměnné by se v emailu nepropsaly.
  • Zároveň, použití této akce přidá na kartu kandidáta záložku pro zápisky z pohovoru s názvem odpovídajícím názvu fáze, kde je akce pohovoru použita.

• Propojení kalendářů
  • Pokud máte propojené externí kalendáře s Recruitis, můžete do externího kalendáře automaticky zaznamenat plánované pohovory. V kalendáři Recruitis se pak objeví všechny budoucí události z vašeho kalendáře a naopak.

• Online pohovory
  • U každého naplánovaného pohovoru můžete zaškrtnout volbu "Vytvořit online schůzku". Tím získáte online odkaz, který bude vložen do kalendářové události a také jako tlačítko v emailu, který odešlete uchazeči.
  • Více o této metodě se dozvíte v tomto článku

Přehled způsobů plánování pohovoru

• Přes kalendář
• Pohovor s konkrétním datem
• Přes rezervační odkaz (neboli plánování pohovoru uchazečem)

Plánování pohovoru přes kalendář

Pomocí kalendáře můžete individuálně nebo hromadně naplánovat pohovory. Jednou akcí můžete poslat více kandidátům různé e-maily. Díky šablonám přiřazeným k akci "Pohovor" je váš email rychle připraven k odeslání.

Pohovor s konkrétním datem

Pokud plánujete pohovor na pevný termín, hromadnou akci zde nelze využít a je třeba e-maily posílat individuálně. Systém vám nabídne šablony přiřazené k pohovoru.

💡 Odkaz na dokumentaci k tomuto způsobu

Pohovor přes rezervační odkaz, neboli “nechat kandidáta vybrat termín”

Můžete vytvořit jeden nebo více rezervačních odkazů, kde definujete volné časy ve vašem kalendáři (viz odkaz na nastavení). Kandidátovi zašlete pozvánku s tímto odkazem, což mu umožní vybrat si volný čas z vašeho kalendáře. Po výběru termínu se vytvoří pozvánka a tato doba bude rezervována pro daného kandidáta.

Další informace o pohovorech přes rezervační odkaz naleznete na těchto odkazech:

• Plánování pohovoru uchazečem přímo ve vašem kalendáři
• Plánování pohovoru uchazečem s možnosti více uchazečů na jeden termín
• Plánování pohovoru uchazečem s vyhodnocením více kalendářů

Související kalendářní funkce

Sdílený interní kalendář

V kalendáři je možné vytvořit interní kalendář, který lze sdílet se všemi. Všechny uživatele v Recruitisu budou moci vidět pohovory zaznamenané v tomto sdíleném kalendáři.

Odkaz na dokumentaci

Sdílené kalendáře kolegů 

Další užitečnou funkcí je možnost přidání kalendářů svých kolegů, které máte buď v Gmailu nebo v Outlooku nasdílené. Je však důležité, aby byly kalendáře vašich kolegů správně nastavené, aby bylo zajištěno, že Outlook či Gmail budou kalendáře korektně sdílet s ATS Recruitis. Toto nastavení zahrnuje zobrazení těchto kalendářů v nabídce propojitelných kalendářů a také schopnost zapisovat události do těchto kalendářů.

Možnost vynechat kandidáta z pozvánky uložené do vašeho kalendáře

V případě, že si událost s pohovorem ukládáte i do externího kalendáře, který je propojený s ATS Recruitis, existuje možnost, že tento externí kalendář vygeneruje vlastní pozvánku. To by mohlo vést k situaci, kdy uchazeč obdrží dvě pozvánky – jednu z ATS Recruitis a druhou z vašeho Outlooku nebo Gmailu.

Aby bylo možné předejít této nepříjemné situaci, ATS Recruitis vám umožňuje si vybrat, zda chcete do této propojené události zahrnout i kandidáta. 

Odkaz na dokumentaci

💡 Co je dobré vědět?

• Vztah k SLA:
  • Naplánování pohovoru nemá vliv na SLA, to se vztahuje pouze k posunutí do jiného stavu.

• Pohovory plánované přes rezervační odkazy:
  • Skrze detail pohovoru mají recruiteři možnost za kandidáta schůzku změnit či zrušit.

• Více o práci s pozvánkami se dozvíte v tomto článku: Práce s pozvánkami na pohovor