Princip fungování rolí

Princip rolí

V systému je k dispozici šest předdefinovaných rolí, které lze přiřadit jednotlivým uživatelům. Nejde tedy o to, aby se každému uživateli nastavovala oprávnění zvlášť – role mají přístupová práva k jednotlivým akcím přednastavená podle své úrovně.

Nového uživatele můžete přidat přes ozubené kolečko v Dashboardu: Firma > Přidat uživatele nebo jednoduše přes následující odkaz.

Hierarchie rolí v systému

Rozdělení rolí je přehledné a hierarchické – čím vyšší role, tím širší přístup k funkcím systému. Nejde přitom o nastavování jednotlivých funkcí, ale o celkový rozsah přístupů, který odpovídá pracovnímu zařazení uživatele.

Role jsou seřazeny od nejvyšší po nejnižší podle rozsahu oprávnění:


PERSONALISTA ADMIN

je nejvyšší role v systému.

  • může měnit firemní nastavení
  • má přístup ke všem pozicím
  • má přístup ke všem kandidátům


HLAVNÍ PERSONALISTA

má stejná práva jako Personalista Admin, kromě možnosti měnit firemní nastavení.

  • nemůže měnit firemní nastavení
  • má přístup ke všem pozicím
  • má přístup ke všem kandidátům


PERSONALISTA S ROZŠÍŘENÝMI PRÁVY

vidí všechny kandidáty v databázi talentů, ale jen svoje pozice, na kterých pracuje.

  • nemůže měnit firemní nastavení
  • nemá přístup ke všem pozicím
  • má přístup ke všem kandidátům


PERSONALISTA

vidí pouze svoje pozice, které sám vytvořil, a kandidáty, kteří se na ně přihlásili.

  • nemůže měnit firemní nastavení
  • nemá přístup ke všem pozicím
  • nemá přístup ke všem kandidátům


Pokud chcete do náboru zapojit i hiring manažery, systém nabízí další dvě úrovně nižších práv:

HIRING MANAŽER (liniový manažer)

Po přihlášení do systému nevidí žádné pozice ani kandidáty, dokud mu je někdo s vyšší rolí nesdílí. Sdílení je způsob, jak přidělit uživateli přístup ke konkrétním pozicím nebo kandidátům. Více o tom, jak sdílení funguje, najdete níže.

Hiring manažer je stále zapojen do náboru:

  • může s nasdíleným kandidátem komunikovat
  • vidí kompletní informace na kartě kandidáta
  • může do karty doplňovat poznámky a doplňující informace

Poznámka: V systému i tady na helpu se setkáte s pojmy hiring manažer a liniový manažer – jde o synonyma.


ÚČET S OMEZENÝMI PRÁVY

Tento typ účtu má podobná práva jako hiring manažer – vidí jen nasdílené inzeráty a kandidáty.

Nemá však možnost jakkoliv ovlivňovat náborový proces:

  • nemůže posouvat kandidáty v procesu náboru
  • nemůže provádět žádné další operace s účtem nebo kandidátem

Následující obrázek přehledně ukazuje rozdíl mezi tím, co vidí hiring manažer, a co je zobrazeno uživateli s omezenými právy:

Následující tabulka nabízí kompletní přehled rozsahu oprávnění jednotlivých rolí:

Název role v systému

Personalista Admin Hlavní personalista Personalista s rozšířenými právy Personalista Hiring manažer Účet s omezenými právy
Právo na administraci a konfiguraci systému úplné pouze osobní nastavení pouze osobní nastavení pouze osobní nastavení pouze osobní nastavení pouze osobní nastavení

Právo na reporting

úplné

úplné pouze za své pozice pouze za své pozice pouze za své pozice pouze za své pozice
Právo na zobrazení kandidátů úplné úplné pouze na přidělených pozicích pouze na přidělených pozicích pouze na přidělených pozicích omezený přístup na přidělených pozicích
Přístup a viditelnost pozic a kandidátů vidí všechny pozice a k nim všechny kandidáty vidí všechny pozice a k nim všechny kandidáty je schopen zobrazit a dohledat všechny kandidáty, ale na svých pozicích vidí pouze své kandidáty vidí své pozice a své kandidáty vidí nasdílené pozice a nasdílené kandidáty vidí nasdílené pozice a nasdílené kandidáty

Rozdíl mezi sdílením kandidáta a pozice

Systém umožňuje sdílet buď celou pozici, nebo jen konkrétního kandidáta. Rozdíl mezi těmito dvěma typy sdílení spočívá v rozsahu přístupů:

Sdílení pozice

  • Uživatel získá přístup k celé pozici.
  • Vidí všechny kandidáty, kteří jsou aktuálně přiřazeni, i ty, kteří se na ni přihlásí v budoucnu.
  • Vhodné, pokud má uživatel být plně zapojen do náboru na danou pozici.

Sdílení kandidáta

  • Uživatel získá přístup pouze ke konkrétnímu kandidátovi, a to včetně související pozice.
  • Nevidí ostatní kandidáty na danou pozici, ani žádné budoucí přihlášky.
  • Vhodné pro cílené sdílení, např. když chcete konzultovat jednoho uchazeče.

💡 Jakmile je kandidát nebo pozice nasdílena, má uživatel plný přístup ke kartě kandidáta a může provádět stejné akce jako Hlavní personalista – například přidávat komentáře nebo měnit stav.

V rámci popisu rolí jsme zmínili, že uživatelé s nižšími rolemi nevidí kandidáty, dokud jim nejsou nasdíleni. Co to ale konkrétně znamená a jaký má sdílení dopad? To si vysvětlíme v následující části článku.

Vlastnictví pozice a kandidáta

Mnoho dalších oprávnění v systému se odvíjí od vlastnictví – tedy toho, kdo má k dané pozici nebo kandidátovi přímý vztah.

Pro lepší orientaci rozlišujeme dva typy vlastnictví – jedná se o interní pojmy:

Nepřímé vlastnictví

Nepřímé vlastnictví vychází z výše definovaných rolí. Například Admin vidí všechny kandidáty i pozice v systému, ale není jejich vlastníkem. To znamená, že není považován za aktivního účastníka daného náboru - systém ho s nimi nespojuje. 

Přímé vlastnictví

Naproti tomu, pokud má být uživatel aktivně zapojen do náboru, je potřeba, aby měl přímé vlastnictví - bez ohledu na to, zda působí jako recruitér, administrativní podpora nebo hiring manažer. Přímé vlastnictví lze získat několika způsoby:

  • Jsem autorem pozice
    • mám přímé vlastnictví pozice i všech kandidátů, kteří se na ní přihlásí.
  • Manuálně přidám kandidáta na pozici
    • získávám přímé vlastnictví tohoto konkrétního kandidáta, i když nejsem autorem pozice.
  • Pozice mi byla nasdílena
    • Získávám přímé vlastnictví dané pozice a všech současných i budoucích kandidátů.
  • Kandidát mi byl nasdílen
    • Získávám přímé vlastnictví pouze tohoto konkrétního kandidáta, nikoli ostatních kandidátů na stejné pozici.

💡 Shrnutí: Přímé vlastnictví je klíčové pro to, abyste se mohli aktivně zapojit do náborového procesu. Pokud roli přiřazujete někomu, kdo má být součástí výběru, ujistěte se, že má k pozici nebo kandidátovi přímý vztah.

Kde ověřit vlastnictví pozice v ATS Recruitis

V systému můžete zjistit, kdo má k dané pozici přístup, na několika místech:

  • Detail pozice 

V detailu konkrétní pozice najdete pod seznamem kandidátů sekci "Informace o pozici".

Zde je uvedeno pole "Sdílení s…", které ukazuje, kdo má k pozici přístup a s kým je sdílena.

  • Seznam kandidátů

V seznamu kandidátů lze u jednotlivých odpovědí vidět, s kým byla daná pozice sdílena.

  • Karta kandidáta

Na kartě kandidáta lze z umístění uživatelů vlevo (vyšší role) nebo vpravo (role s nižšími právy) snadno poznat jejich úroveň oprávnění. Role s nižšími právy často zastávají jinou úlohu v náboru. Tento přehled rychle napoví, kdo se náboru účastní a v jaké roli.

  • Databáze kandidátů

V databázi kandidátů je možné filtrovat kandidáty podle vlastnictví. Pokud jste administrátor, snadno si zobrazíte například jen ty kandidáty, které si spravujete vy sami – ideální, když se chcete zaměřit jen na své nábory.

 

Příklady nastavení rolí pro různé organizační struktury

Pojďme si na několika příkladech ukázat, jak se může přístup k nastavení rolí lišit firmu od firmy. I dvě na první pohled podobné organizace mohou mít rozdílné potřeby, a proto je důležité si už na začátku pečlivě promyslet, jak role nastavit.

Příklad A:

Jsme retailová firma s 20 pobočkami. Nábor probíhá centrálně z Brna, kde sídlí naše HR oddělení. Pohovory však zajišťují sami vedoucí jednotlivých poboček. Sdílení kandidátů mezi pobočkami u nás není běžné ani žádoucí – každá pobočka si spravuje nábor samostatně.

Nastavení rolí:

  • 1 Personalista Admin
  • Centrála Brno: Hlavní personalisti
  • Vedoucí poboček: Hiring manažeři

Příklad B:

Jsme IT firma se třemi pobočkami v České republice. Nábor probíhá centrálně z pražské centrály, včetně vedení pohovorů. Na pohovory docházejí team leadeři, kteří po jejich skončení poskytují zpětnou vazbu formou ANO/NE a přidávají doporučení.

Nastavení rolí:

  • 1 Personalista Admin
  • Členové náborového týmu (recruiteři): Hlavní personalisti
  • Team leadeři - hiring manažeři, kterým jsou kandidáti sdíleni po provedeném prescreeningu recruiterem

Příklad C:

V tomto modelu vstupují hiring manažeři do náboru od samého začátku a preselekci kandidátů si provádějí sami. Role recruitera je zde spíše administrativní – funguje jako podpora náborového procesu.

Tento přístup je typický například pro firmy ve výzkumu a vývoji, kde právě linioví manažeři mají dostatečnou odbornost k posouzení kvalifikace uchazečů, zatímco recruiter zajišťuje hlavně organizační a administrativní záležitosti.

Nastavení rolí:

  • 1 Personalista Admin
  • Recruiter: Hlavní personalista
  • Hiring manažeři: Hlavní personalisti

💡 Často kladené otázky

Kolik můžeme mít administrátorů?

Počet administrátorů není nijak omezen – stejně jako u ostatních rolí.

Kolegyni přišla notifikace a mně ne, i když máme stejná práva. Kontrolovala jsem nastavení a notifikace máme stejné, čem může být problém?

Role určuje základní sadu oprávnění, ale výsledné chování – včetně notifikací – se odvíjí také od vlastnictví. Notifikace se vyhodnocují podle kombinace role a toho, zda má uživatel k pozici nebo kandidátovi vlastnictví (přímé nebo nepřímé).

Příklad:

Pokud má jeden uživatel nasdílenou celou pozici, bude dostávat notifikace o každém novém kandidátovi. Druhý uživatel má nasdíleného jen konkrétního kandidáta, ale ne pozici – a proto notifikaci nedostane.

Je to záměrné: Recruitis umožňuje velmi flexibilní řízení přístupu. Cílem je, aby systém neposílal zbytečné notifikace, ale naopak informoval přesně ty, kterých se daná událost týká.

👉 Tip pro personalisty:

Pokud chcete dostávat notifikace k určité pozici, i když vidíte všechny kandidáty, nasdílejte si konkrétní pozici. Získáte tak její vlastnictví a s tím i související notifikace.

 

 

💡Dobré vědět

  • V systému je možné vytvořit vlastní (custom) roli úpravou jedné ze stávajících. Obvykle jde o drobné změny – například odebrání nebo přidání konkrétního oprávnění.
    • Příklad: Výchozí role Hiring manažera má přístup ke všem akcím, včetně informací o platech kandidátů. Pokud chcete, aby hiring manažer neviděl platy, ale měl jinak stejná oprávnění, vytvoříme pro vás upravenou roli s tímto omezením.
  • Stránka pro přidávání uživatelů je dostupná všem uživatelům, kromě těch, kteří mají aktivovanou automatickou synchronizaci uživatelů.

Související články

01. 12. 2024

Karta kandidáta

Všechny informace spojené s daným kandidátem přehledně na jednom místě. Na kartě kandidáta naleznete nejen osobní údaje, ale také informace o pozicích, na které se kandidát přihlásil včetně historie akcí, úkolů, poznámek, historie komunikace, poznámek z pohovoru atd.

24. 01. 2021

Flow náboru

Flow náboru reprezentuje váš náborový proces a říká, jak při náborovém procesu postupovat a jaké kroky je potřeba provést. V ATS Recruitis si můžete nastavit libovolný proces náboru, a navíc si jich můžete vytvořit více a přiřazovat různá flow různým pozicím dle potřeby tak, aby to co nejlépe reflektovalo vaše skutečné procesy.

24. 01. 2021

Pozice

Pozice je entita v systému, kde spravujete kandidáty v rámci daného náboru. Pozice můžete publikovat na publikačních kanálech, které máte v rámci ATS Recruitis propojené a do pozic vám přitékají kandidáti z těchto propojených zdrojů.