V systému je k dispozici šest předdefinovaných rolí, které lze přiřadit jednotlivým uživatelům. Nejde tedy o to, aby se každému uživateli nastavovala oprávnění zvlášť – role mají přístupová práva k jednotlivým akcím přednastavená podle své úrovně.
Nového uživatele můžete přidat přes ozubené kolečko v Dashboardu: Firma > Přidat uživatele nebo jednoduše přes následující odkaz.
Rozdělení rolí je přehledné a hierarchické – čím vyšší role, tím širší přístup k funkcím systému. Nejde přitom o nastavování jednotlivých funkcí, ale o celkový rozsah přístupů, který odpovídá pracovnímu zařazení uživatele.
Role jsou seřazeny od nejvyšší po nejnižší podle rozsahu oprávnění:
PERSONALISTA ADMIN
je nejvyšší role v systému.
HLAVNÍ PERSONALISTA
má stejná práva jako Personalista Admin, kromě možnosti měnit firemní nastavení.
PERSONALISTA S ROZŠÍŘENÝMI PRÁVY
vidí všechny kandidáty v databázi talentů, ale jen svoje pozice, na kterých pracuje.
PERSONALISTA
vidí pouze svoje pozice, které sám vytvořil, a kandidáty, kteří se na ně přihlásili.
Pokud chcete do náboru zapojit i hiring manažery, systém nabízí další dvě úrovně nižších práv:
HIRING MANAŽER (liniový manažer)
Po přihlášení do systému nevidí žádné pozice ani kandidáty, dokud mu je někdo s vyšší rolí nesdílí. Sdílení je způsob, jak přidělit uživateli přístup ke konkrétním pozicím nebo kandidátům. Více o tom, jak sdílení funguje, najdete níže.
Hiring manažer je stále zapojen do náboru:
Poznámka: V systému i tady na helpu se setkáte s pojmy hiring manažer a liniový manažer – jde o synonyma.
ÚČET S OMEZENÝMI PRÁVY
Tento typ účtu má podobná práva jako hiring manažer – vidí jen nasdílené inzeráty a kandidáty.
Nemá však možnost jakkoliv ovlivňovat náborový proces:
Následující obrázek přehledně ukazuje rozdíl mezi tím, co vidí hiring manažer, a co je zobrazeno uživateli s omezenými právy:
Následující tabulka nabízí kompletní přehled rozsahu oprávnění jednotlivých rolí:
Název role v systému |
Personalista Admin | Hlavní personalista | Personalista s rozšířenými právy | Personalista | Hiring manažer | Účet s omezenými právy |
Právo na administraci a konfiguraci systému | úplné | pouze osobní nastavení | pouze osobní nastavení | pouze osobní nastavení | pouze osobní nastavení | pouze osobní nastavení |
Právo na reporting |
úplné |
úplné | pouze za své pozice | pouze za své pozice | pouze za své pozice | pouze za své pozice |
Právo na zobrazení kandidátů | úplné | úplné | pouze na přidělených pozicích | pouze na přidělených pozicích | pouze na přidělených pozicích | omezený přístup na přidělených pozicích |
Přístup a viditelnost pozic a kandidátů | vidí všechny pozice a k nim všechny kandidáty | vidí všechny pozice a k nim všechny kandidáty | je schopen zobrazit a dohledat všechny kandidáty, ale na svých pozicích vidí pouze své kandidáty | vidí své pozice a své kandidáty | vidí nasdílené pozice a nasdílené kandidáty | vidí nasdílené pozice a nasdílené kandidáty |
Systém umožňuje sdílet buď celou pozici, nebo jen konkrétního kandidáta. Rozdíl mezi těmito dvěma typy sdílení spočívá v rozsahu přístupů:
Sdílení pozice
Sdílení kandidáta
💡 Jakmile je kandidát nebo pozice nasdílena, má uživatel plný přístup ke kartě kandidáta a může provádět stejné akce jako Hlavní personalista – například přidávat komentáře nebo měnit stav.
V rámci popisu rolí jsme zmínili, že uživatelé s nižšími rolemi nevidí kandidáty, dokud jim nejsou nasdíleni. Co to ale konkrétně znamená a jaký má sdílení dopad? To si vysvětlíme v následující části článku.
Mnoho dalších oprávnění v systému se odvíjí od vlastnictví – tedy toho, kdo má k dané pozici nebo kandidátovi přímý vztah.
Pro lepší orientaci rozlišujeme dva typy vlastnictví – jedná se o interní pojmy:
Nepřímé vlastnictví
Nepřímé vlastnictví vychází z výše definovaných rolí. Například Admin vidí všechny kandidáty i pozice v systému, ale není jejich vlastníkem. To znamená, že není považován za aktivního účastníka daného náboru - systém ho s nimi nespojuje.
Přímé vlastnictví
Naproti tomu, pokud má být uživatel aktivně zapojen do náboru, je potřeba, aby měl přímé vlastnictví - bez ohledu na to, zda působí jako recruitér, administrativní podpora nebo hiring manažer. Přímé vlastnictví lze získat několika způsoby:
💡 Shrnutí: Přímé vlastnictví je klíčové pro to, abyste se mohli aktivně zapojit do náborového procesu. Pokud roli přiřazujete někomu, kdo má být součástí výběru, ujistěte se, že má k pozici nebo kandidátovi přímý vztah.
V systému můžete zjistit, kdo má k dané pozici přístup, na několika místech:
V detailu konkrétní pozice najdete pod seznamem kandidátů sekci "Informace o pozici".
Zde je uvedeno pole "Sdílení s…", které ukazuje, kdo má k pozici přístup a s kým je sdílena.
V seznamu kandidátů lze u jednotlivých odpovědí vidět, s kým byla daná pozice sdílena.
Na kartě kandidáta lze z umístění uživatelů vlevo (vyšší role) nebo vpravo (role s nižšími právy) snadno poznat jejich úroveň oprávnění. Role s nižšími právy často zastávají jinou úlohu v náboru. Tento přehled rychle napoví, kdo se náboru účastní a v jaké roli.
V databázi kandidátů je možné filtrovat kandidáty podle vlastnictví. Pokud jste administrátor, snadno si zobrazíte například jen ty kandidáty, které si spravujete vy sami – ideální, když se chcete zaměřit jen na své nábory.
Pojďme si na několika příkladech ukázat, jak se může přístup k nastavení rolí lišit firmu od firmy. I dvě na první pohled podobné organizace mohou mít rozdílné potřeby, a proto je důležité si už na začátku pečlivě promyslet, jak role nastavit.
Jsme retailová firma s 20 pobočkami. Nábor probíhá centrálně z Brna, kde sídlí naše HR oddělení. Pohovory však zajišťují sami vedoucí jednotlivých poboček. Sdílení kandidátů mezi pobočkami u nás není běžné ani žádoucí – každá pobočka si spravuje nábor samostatně.
Nastavení rolí:
Jsme IT firma se třemi pobočkami v České republice. Nábor probíhá centrálně z pražské centrály, včetně vedení pohovorů. Na pohovory docházejí team leadeři, kteří po jejich skončení poskytují zpětnou vazbu formou ANO/NE a přidávají doporučení.
Nastavení rolí:
V tomto modelu vstupují hiring manažeři do náboru od samého začátku a preselekci kandidátů si provádějí sami. Role recruitera je zde spíše administrativní – funguje jako podpora náborového procesu.
Tento přístup je typický například pro firmy ve výzkumu a vývoji, kde právě linioví manažeři mají dostatečnou odbornost k posouzení kvalifikace uchazečů, zatímco recruiter zajišťuje hlavně organizační a administrativní záležitosti.
Nastavení rolí:
Kolik můžeme mít administrátorů?
Počet administrátorů není nijak omezen – stejně jako u ostatních rolí.
Kolegyni přišla notifikace a mně ne, i když máme stejná práva. Kontrolovala jsem nastavení a notifikace máme stejné, čem může být problém?
Role určuje základní sadu oprávnění, ale výsledné chování – včetně notifikací – se odvíjí také od vlastnictví. Notifikace se vyhodnocují podle kombinace role a toho, zda má uživatel k pozici nebo kandidátovi vlastnictví (přímé nebo nepřímé).
Příklad:
Pokud má jeden uživatel nasdílenou celou pozici, bude dostávat notifikace o každém novém kandidátovi. Druhý uživatel má nasdíleného jen konkrétního kandidáta, ale ne pozici – a proto notifikaci nedostane.
Je to záměrné: Recruitis umožňuje velmi flexibilní řízení přístupu. Cílem je, aby systém neposílal zbytečné notifikace, ale naopak informoval přesně ty, kterých se daná událost týká.
👉 Tip pro personalisty:
Pokud chcete dostávat notifikace k určité pozici, i když vidíte všechny kandidáty, nasdílejte si konkrétní pozici. Získáte tak její vlastnictví a s tím i související notifikace.
Všechny informace spojené s daným kandidátem přehledně na jednom místě. Na kartě kandidáta naleznete nejen osobní údaje, ale také informace o pozicích, na které se kandidát přihlásil včetně historie akcí, úkolů, poznámek, historie komunikace, poznámek z pohovoru atd.
Flow náboru reprezentuje váš náborový proces a říká, jak při náborovém procesu postupovat a jaké kroky je potřeba provést. V ATS Recruitis si můžete nastavit libovolný proces náboru, a navíc si jich můžete vytvořit více a přiřazovat různá flow různým pozicím dle potřeby tak, aby to co nejlépe reflektovalo vaše skutečné procesy.