Description of Individual User Roles

User roles in ATS Recruitis and their rights

The definition of roles in ATS Recruitis is not about each having a defined set of actions they can perform that differ from role to role. Individual roles are defined in a few categories described in the image below, primarily concerning access to positions and candidates in the database:

Kratka definicija pravi, da je ATS (kratica za anglesko "Applicant Tracking System") elektronski informacijski sistem za podporo procesu zaposlovanja. To je sistem, ki podjetju omogoca, da na enem mestu centralizira vse informacije o vseh posameznih sestavinah zaposlovanja, kot so: ponudbe za delo, kandidati, zivljenjepisi in razgovori. Poleg tega omogoca njihovo upravljanje in nam zagotavlja podrobne informacije o njihovem trenutnem stanju v okviru njihovega zivljenjskega cikla.

V bistvu je to enakovreden sistem CRM za delo s strankami, le da se osredotoca na kandidate. V najsodobnejsem pojmovanju pa je ta podobnost se bolj poudarjena. Danes je namrec za uspeh na podrocju zaposlovanja nujno spremeniti pristop do kandidatov in zaceti aktivno skrbeti zanje kot za stranke.

Uvedba ATS je eden od temeljnih korakov v procesu digitalizacije kadrovskih aktivnosti, brez katerega uspesno zaposlovanje v vecjem obsegu ne bo mogoce.

Kaj tocno zna ATS?

Zdaj vemo, kaj je ATS, toda kaj tocno tak sistem zmore? Gre seveda za funkcije, ki resujejo posamezne korake in dejavnosti v procesu zaposlovanja. Ponujeni sistemi se razlikujejo po tem, koliko teh funkcionalnosti ponujajo in kako so implementirane (od uporabljene tehnologije do logicne ureditve).

Med osnovne funkcije tipicnega sistema ATS spadajo predvsem:

• Jasna struktura procesa zaposlovanja (t.i. "workflow") - ATS nam daje strukturo in pregled nad procesom zaposlovanja. To pomeni, da vedno poznamo odgovore na vprasanja, kot so: Katere korake ima nas proces zaposlovanja? Kaj je naslednji korak s konkretnim kandidatom? Koliko kandidatov caka na odgovor po razgovoru? S koliko kandidati bom opravil razgovor?
• Baza kandidatov - ATS bodisi vsebuje bodisi ne vsebuje dolocenega stevila profilov kandidatov, do katerih imamo dostop z orodji, kot so iskanje, filtriranje in oznacevanje z oznakami. Prav tako lahko zacnemo sami graditi svojo bazo iz odgovorov na nase pozicije ali z migracijo baze iz drugih sistemov ali orodij. Kartice kandidatov v bazi kandidatov bi nam morale dati jasen pregled nad kandidati - na katere pozicije so se prijavili, kako smo jih ocenili, in bi morale vsebovati tudi vse kontaktne podatke in datoteke, ki se nanasajo na kandidata (zivljenjepis, spremno pismo, vprasalnike, fotografije, zgodovino e-postne komunikacije in vec). V sodobnem in sirsem smislu se mora funkcionalnost, ki je bila prvotno le baza, obnasati kot bazen talentov (o sodobnih pojmih v kadrovanju, vkljucno z bazenom talentov, smo pisali v tem clanku: http:// pro-personalisty.cz/employer-branding.html).
• Modul za nacrtovanje razgovorov - ATS vsebuje bodisi svoj koledar bodisi omogoca povezavo z obstojecim koledarjem (npr. Google ali MS Outlook), da imamo pregled nad nacrtovanimi razgovori in lahko hkrati nacrtujemo nove razgovore brez potrebe po uporabi drugega orodja ali rocnem kopiranju podatkov drugam.
• Modul za komunikacijo s kandidati - podobno kot pri razgovorih zelimo, da nam ATS omogoca komuniciranje s kandidati neposredno iz sistema in vzdrzuje zgodovino te komunikacije, da se lahko kadarkoli v prihodnosti vrnemo do nje. Modul za e-posto bi moral vsebovati tudi predloge e-postnih sporocil za razlicne situacije v okviru procesa - potrditev prejema odgovora, zavrnitev, vabilo na razgovor, informacije o rezultatu razgovora itd.
• Funkcije za timsko sodelovanje - vrednost ATS narasca s stevilom kadrovnikov, ki ga v podjetju uporabljajo. V nasprotju s situacijo, ko vsak kadrovnik sam in izolirano upravlja svoj portfelj, ima ob uporabi ATS celotna ekipa vse informacije na voljo na enem mestu. ATS bi moral tudi podpirati medsebojno ocenjevanje kandidatov in dodajanje komentarjev h kandidatom ali pozicijam med posameznimi kadrovniki.
• Vzorcne predloge in obrazci - ATS ne bi smel biti "prazen", ampak bi moral vsebovati vzorcna besedila e-postnih sporocil za razlicne vrste situacij, tipicna vprasanja za razgovore ali predizbirni postopek, da kadrovnikom olajsa delo pri njihovem ustvarjanju in jih usmerja pri komuniciranju s kandidati. Seveda bi morale predloge omogocati prilagoditve, da si jih vsak uporabnik lahko prilagodi svojemu slogu in svojim potrebam.

Obstajajo tudi funkcije, lahko jih imenujemo napredne, ki jih ponujajo najsodobnejsi ATS:

• Programi priporocil (tj. priporocanje pozicij za nagrado) - integracija upravljanja in vrednotenja programov priporocanja pozicij v ATS omogoca boljso uporabo teh programov kot v "rocni" obliki, ko zaposleni gredo neposredno v kadrovski oddelek z zivljenjepisi svojih znancev ali jih posljejo po e-posti. Ce je program priporocil integriran v ATS, kot je to v primeru ceskega ATS Recruitis, lahko sistem samodejno ustvarja porocila za posamezne zaposlene, neprekinjeno podpira program s posiljanjem novic, vrednoti rezultate in ucinkovitost posameznih priporocevalcev. Predvsem pa lahko avtomatizira objavljanje pozicij na druzabnih omrezjih in prispeva k sirjenju blagovne znamke dobrega delodajalca.
• Spletni ali video predizbirni postopek - mnogi ATS imajo integrirana orodja za ustvarjanje spletnih vprasalnikov ali video vprasalnikov. Ta orodja olajsajo predvsem administracijo pri preverjanju ali dopolnjevanju informacij o kandidatih pred vabilom na dejanski razgovor. O prednostih spletnega predizbirnega postopka na konkretnem primeru ceskega ATS Recruitis smo pisali tukaj (http://pro-personalisty.cz/efektivnipredvyber. html). Namesto neprijetnega posiljanja posameznih e-postnih sporocil ali telefonskih klicev posameznim kandidatom preprosto z enim klikom posljete prosnja za izpolnitev ali snemanje vprasalnika vsem. Sistem vam nato sam pokaze, kdo je odgovoril in kako.
• Samodejna analiza besedila zivljenjepisa (t.i. razclenjevanje CV-ja) - verjetno se strinjamo, da iskanje po dokumentih z zivljenjepisi ni pretirano ucinkovito. Nekateri ATS uporabljajo tehnologije, ki naenkrat nalozijo enega ali vec zivljenjepisov, prepoznajo kljucne podatke (npr. ime, e-posto, telefonsko stevilko, zgodovino zaposlitev ali dosezeno izobrazbo) in te podatke shranijo v bazo kandidatov, da lahko z njimi ucinkovito delamo - torej iscemo, razvrscamo in filtriramo po posameznih podatkih.
• Integracija druzabnih medijev in PPC kampanj - prvotno so bili ATS usmerjeni izkljucno na ponudbe s portalov za zaposlitev. Danes pa je treba upostevati in integrirati vse kanale, prek katerih potencialni kandidati komunicirajo - predvsem razlicne vrste druzabnih medijev. Sodobni ATS te kanale integrirajo neposredno v sebi in pri objavi pozicije omogocajo kadrovniku izbiro med vec kanali in nacini za promocijo dane pozicije.

Kako izbrati ATS?

Z vidika zgoraj omenjenih funkcionalnosti se ne bi smeli vprasati le "Kako ta ATS podpira in izboljsuje nase trenutne aktivnosti v okviru zaposlovanja?", to bi bil le delni napredek. Velika priloznost pri uporabi ATS je moznost, da zacnemo delati stvari, ki jih "rocni" nacin ali nacin, ko za vsako posamezno dejavnost uporabljamo drugo orodje, ne omogoca. Dober primer so vse dejavnosti, ki omogocajo avtomatizacijo - npr. mnozicno in samodejno posiljanje e-postnih vabil vsem kandidatom, ki so bili izbrani za razgovor. Uvedba ATS bi morala zaposlovanje v vasem podjetju premakniti velik korak naprej, ne le pospesiti trenutne procese.

Drug pomemben vidik poleg funkcionalnosti in tehnicne strani na splosno je strokovna raven resitve. ATS bi moral v sebi zdruzevati sodobne tehnicne resitve ter strokovne vescine in izkusnje kadrovnikov. Skupna kakovost je odvisna od teh dveh stebrov. Raven ATS je obicajno odvisna od tega, s katerega od teh dveh podrocij je izhajala prvotna ideja za ustvarjanje danega ATS. Obstaja namrec vrsta ATS, ki so tehnicno dovrseni, vendar jim manjka kakovost v strokovnem delu. Te so vecinom razvili IT strokovnjaki. Nasprotno pa obstaja vrsta sistemov, ki odlicno pokrivajo strokovne potrebe kadrovnika, vendar so tehnicno zastareli ali okorno zasnovani. Te so nasprotno vecinom razvili ljudje iz kadrovske stroke. Obe skrajnosti sta ocitno slabi.

Nedvoumno merilo je olajsanje dela. To se tice predvsem rutinskih in ponavljajocih se nalog, ki jih lahko sistem opravi namesto vas, ali mnozicnega izvajanja stevilnih podobnih dejanj v enem koraku (npr. zavrnitev izbranih kandidatov z enim klikom, ki mu sledi samodejno ustvarjanje personaliziranega e-postnega sporocila).

Na podrocje olajsanja dela spada tudi enostaven dostop do podatkov in statistik - uporabnikom ATS ni treba nicesar racunati, preverjati in primerjati z drugimi orodji, kot je npr. Excel. ATS bi moral osnovne statistike ponujati neposredno v sebi in jih ponujati v ustreznem kontekstu (npr. statistika ogledov oglasa z ponudbo za delo skozi cas se prikaze v pregledu za dani oglas).

Vcasih spregledan, toda zelo bistven del vrednotenja katerega koli sistema bi morala biti njegova intuitivnost in uporabniska prijaznost. Kadrovniki bodo v ATS preziveli precej veliko casa in bodo izvajali stevilne operacije, zato nas lahko vsaka majhna nedoslednost v logiki ali vsak nepotreben klik na daljsi rok zacne motiti in nam zoprno otezevati delo. V to kategorijo spada ze sam videz sistema - ne pozabite, da boste v njem preziveli veliko casa in delo s sistemom vas mora veseliti.

Se splaca pridobiti ATS?

Nekdo bi lahko ugovarjal, da za vecino zgoraj omenjenih funkcionalnosti obstajajo "rocne" ali polavtomatizirane alternative, tipicno orodja paketa MS Office. Da, zagotovo obstajajo, saj so kadrovniki te dejavnosti izvajali in jih izvajajo tudi brez ATS. Toda vprasanje je, kako ucinkovite so te alternative, kajne? Ce na primer morate vsem kandidatom odgovarjati rocno iz Outlooka in na nekoga pozabite za dva tedna ali popolnoma, se lahko tolazite, da se ni toliko zgodilo, da je bil to le en kandidat. Toda lahko ste zamudili odlicen talent, ki bi lahko pomembno premaknil vase podjetje, ali poskodovali dobro ime vasega podjetja kot delodajalca, tako da so si drugi ljudje, ki so prvotno imeli interes odgovoriti na vaso pozicijo, premislili, ker je njihov znanec z njimi delil negativno izkusnjo.

Pogost argument proti uvajanju ATS v podjetja je nabavna cena ali potreba po preusposabljanju. V tej zvezi je treba na eno tehtnico poloziti to, kar "prihranite" z nabavo ATS in usposabljanjem, na drugo tehtnico pa to, kar vas stane nenehno neucinkovito tratenje virov za zapolnjevanje istih pozicij, nemoznost nadaljnjega razvoja podjetja zaradi nesposobnosti privabiti primerne kandidate in strokovna stagnacija zaposlenih, ki sodelujejo pri zaposlovanju. Morala bi biti enostavna odlocitev...

Ownership of positions and candidates

Within ownership, i.e., access to candidates in positions and positions themselves, we distinguish two types:

• So-called "direct" - a candidate in a given position is "mine" if they originated in a position I posted, if I manually added them to the position, or if someone directly shared them with me
• So-called "indirect" - typically the administrator or senior recruiter role sees all candidates by virtue of the role, but does not own them. If the administrator also actively recruits and has their own positions with candidates, they can distinguish them by the type of ownership

Direct ownership brings certain functionalities such as notifications for candidates in positions I own; ownership of NPS for a candidate in a given position that I own.

Indirect ownership can only be held by roles with the highest rights - administrator and senior recruiter. Other roles can only work with candidates they own directly.

Candidate ownership is clearly visible in the candidate database in the filter by candidate ownership (see image below)

On the candidate card you can see a list of all ownership types - learn more in this article

You can only share a candidate in a specific position, i.e., their specific response, or if you prefer, an application for a position

Items that were previously part of the position editor, but are likely to be checked or changed, have been moved to a separate menu, so it is no longer necessary to open the entire position editor.

Currently, the new menu includes these items:

• filter items
• response form
• recruitment process

More will be added gradually...

Logging into ATS Recruitis system using a link and login credentials.

Link:

Username: email address

Password:

Latest Responses

List of the latest applicants registered for positions. If you click on the applicant's name, the page will automatically redirect you to the Candidate Card.

The same applies to positions. If you click on the position name, it will automatically redirect you to the position where you will see a list of all candidates registered for this position.

Frequently asked questions

Is it possible to set up so that the admin does not see positions of other users and candidates in them?	Yes, the user can set their position as confidential. Setting up a confidential position
How is it possible to distinguish candidates and positions belonging to individual recruiters when there are multiple users with administrator or senior recruiter roles?	Candidates can be filtered based on ownership in the candidate database (link) Positions can be filtered by the author who created the position in the position list (link)