Ustvarjanje kandidatov s pomočjo sistemskega e-poštnega naslova

V sistemu ATS Recruitis ima vsako delovno mesto tako imenovani "sistemski e-poštni naslov", oziroma e-poštni naslov, kamor pošljete e-pošto z informacijami o kandidatu in robot v ozadju te informacije prebere ter kandidata na danem delovnem mestu ustvari namesto vas.

Naslov sistemskega e-poštnega naslova najdete v podrobnostih vsakega delovnega mesta pod seznamom kandidatov:

Primer konkretnega primera ustvarjanja kandidata s pomočjo sistemskega e-poštnega naslova:

Kako točno deluje sistemski e-poštni naslov?

• Robot prebere podatke iz telesa e-pošte in s pomočjo ključnih besed ali znakov prebere predvsem kontaktne podatke - ime, e-pošto, telefon in shrani priloge (vključno s samim besedilom e-pošte za kontrolo).
• Če nekaterih podatkov ne uspe najti, ostanejo prazni in ime se izpolni kot "Unknown Name" - to lahko potem preprosto uredite na kartici kandidata.
• Sistemski e-poštni naslov ustvarja nov odziv kandidata na dano delovno mesto - če v sistemu že obstaja kandidat, pri katerem se vsaj en ključni podatek (torej e-poštni naslov, telefon, profil LinkedIn) ujema z obstoječim kandidatom, se odziv dodeli temu obstoječemu kandidatu. Če tak kandidat ne obstaja, se ustvari nov kandidat s tem edinim odzivom.

Na kaj biti pozorni pri uporabi sistemskega e-poštnega naslova?

• Če posredujete e-pošto, raje vedno odstranite svoj podpis, če se vstavi samodejno - tako se izognete temu, da se po pomoti preberejo vaši kontaktni podatki in se kandidati povežejo z njimi.
• Besedila e-poštnih sporočil, tudi iz virov, ki ste jih že uspešno uporabljali v preteklosti, se spreminjajo, zato je dobro vedno poskusiti eno e-pošto in preveriti, ali se je vse prebralo po pričakovanjih, preden začnete skupinsko posredovati večje število kandidatov preko sistemskega e-poštnega naslova - tako se izognete temu, da se nekateri podatki preberejo napačno ali sploh ne, in tudi primerom, da se vsi odzivi združijo v enega kandidata, ker so se povezali po napačno prebranem kontaktnem podatku (npr. iz noge e-pošte)

Nasvet: Če odkrijete težavo z določeno vrsto e-pošte (npr. prebere se vam telefon iz noge e-pošte), lahko tako e-pošto pred pošiljanjem na sistemski e-poštni naslov vedno ročno uredite in se tako izognete težavam v sistemu ATS Recruitis.

Nasvet: Če nimate strukturirane e-pošte, vendar vam nekdo na primer samo posreduje CV kandidata, je dovolj, da pri posredovanju na sistemski e-poštni naslov v telo e-pošte ročno dodate ključne besede "ime:" "e-pošta:" "telefon:".