Integracija s platformo Zapier

Zapier je spletna platforma, ki vam omogoca prihranek casa in enostavno povezovanje razlicnih aplikacij, ne da bi morali rocno prenasati podatke med njimi ali karkoli programirati. Vec izveste neposredno na straneh Zapier.com

Na Zapierju je mogoce v delu akcij uporabiti aplikacijo "Recruitis", ki omogoca ustvarjanje novega kandidata neposredno na delovnem mestu v ATS Recruitis iz poljubnega vira ali na podlagi poljubnega "sprozoilca", ki ga platforma Zapier ponuja (tipicno Excel, tabela Google Sheet, Facebook Leads, e-posta ipd.)

Kaj je Zap?

Zapier deluje po principu, ki mu pravijo "Zap", kar je avtomatiziran postopek, ki sprozi doloceno akcijo ("action") - npr. ustvari kandidata v ATS Recruitis, ce nastane specificen dogodek ("trigger") - npr. ce se v Excelu pojavi nova vrstica z informacijami o kandidatu.

Po ustvaritvi Zap aktivno spremlja sprozoilec in ko se na primer v Excelu pojavi nova vrstica z informacijami o kandidatu, Zap izvede ustrezno akcijo in doda kandidata na dano delovno mesto v ATS Recruitis. Na ta nacin se enostavno in samodejno dodajajo novi kandidati v ATS Recruitis.

Zap lahko ustvarite bodisi s klikom na gumb 'Create Zap' v zgornjem levem kotu bodisi na glavni strani z izpolnitvijo stirih polj za ustvarjanje Zapa.

Kako se avtenticira povezava Zapierja z ATS Recruitis?

V delu "Action" bo Zapier zahteval vas "Account", oziroma API zeton iz ATS Recruitis, s katerim se bo dani Zap povezal. Zeton lahko dobite od vasega administratorja ATS Recruitis v Nastavitve | API povezava.

💡 Za pravilno delovanje vseh akcij, ki jih integracija prek platforme Zapier ponuja, je priporocljivo uporabiti zeton, dodeljen doloceni osebi (z drugimi besedami, ne uporabljajte firemnega zetona). Pod imenom te osebe bodo registrirane vse akcije, izvedene prek platforme Zapier (tj. premik v toku, posiljanje e-poste ipd.)

Ustvarjanje kandidata na delovnem mestu (akcija "Create Candidate Answer")

Primer konkretne uporabe: Samodejno ustvarjanje kandidatov v ATS Recruitis iz Google Sheets

Verjetno najtipicnejsa uporaba bo izkorisCanje platforme Zapier za avtomatizirano ustvarjanje kandidatov na delovnem mestu neposredno iz katerekoli tabele, v kateri imate shranjene informacije o kandidatih, bodisi iz obstojece "baze kandidatov" bodisi iz take, ki se postopoma dopolnjuje, ko se kandidati prijavljajo npr. prek Facebook Leads.

Akcija "Create Candidate Answer" omogoca ustvarjanje kandidatov neposredno na delovnem mestu s temi podatki:

• ID delovnega mesta (obvezno)
• Ime (obvezno)
• E-posta
• Telefon
• Naslov LinkedIn profila
• Vir (obvezno; s privzeto vrednostjo "Zapier")
• Opomba (omogoca vec vrednosti)
• Oznaka (omogoca vec vrednosti)
• Ime in URL priloge (omogoca dve prilogi - zivljenjepis in se eno)
• Dovoljenje obvestila o novem kandidatu (vrednost "Y" ga omogoci)

💡 URL priloge mora biti neposredna povezava do datoteke, ki je dostopna prek interneta. Z drugimi besedami, ne more biti povezava do shrambe ali do datoteke, dostopne sele po prijavi ipd.

💡 V trenutni razlicici ni mogoce uporabljati znaka vejice "," v okviru opombe in oznake, ker Zapier tako polje razdeli na vec delov po vejicah (prijavljeno Zapierju kot napaka).

💡 Dovoljenje obvestila premislite predvsem pri mnoZicnih uvozih, da uporabniki ne bi bili "zasuti" z obvestili o stotinah kandidatov v kratkem casu.

Spodaj je prikazan postopek, kako nastaviti tak "tipicen" Zap:

1. Vir podatkov

Najprej moramo imeti pripravljen vir kandidatov, torej datoteko s tabelo, ki vsebuje stolpce, ki ustrezajo podatkom, ki jih akcija "Create Candidate Answer in Recruitis" podpira. Stolpci ne potrebujejo enakih imen niti vrstnega reda, vse to je mogoce v okviru Zapa poljubno povezati.

2. Sprozoilec

Definicija Zapa se zacne z definicijo sprozoilca. V nasem konkretnem primeru je ta dogodek dodajanje nove vrstice s kandidatom v tabeli.

💡 V tem delu tudi dolocimo, kateri konkretni stolpec bo uporabljen za sprozitev dogodka. To je pomembno predvsem za situacije, ko bi v tabelo zeleli vpisovati rocno ali bi zeleli rocno izbirati, katere vrstice zelimo prenesti - potem ko se v sprozoilnem stolpcu pojavi vrednost, Zap poskusa prenesti podatke in bi se torej lahko zgodilo, da ce sprozoilni stolpec izpolnim prvi, pride do napake in Zap poskusa prenesti prazno vrstico samo s to vrednostjo.

Zapier bo poskusal najti postavko iz povezane tabele, ki jo lahko uporabimo kot testni zapis v okviru definicije Zapa.

3. Akcija

Potem ko smo definirali vir podatkov in sprozoilec, nastavimo, kaj s temi podatki storiti. V nasem primeru izberemo Recruitis in akcijo "Create Candidate Answer in Recruitis".

V razdelku "Action" definirate povezavo med podatki iz tabele v razdelku Trigger in ustreznimi polji v ATS Recruitis.

Velika prednost Zapa je, da lahko pred njegovo aktivacijo (torej objavo) preizkusite njegovo delovanje in tako preverite, da se bodo kandidati pravilno prepisovali v ATS Recruitis.

4. Aktivacija Zapa

Ustvarjanje kandidata v bazi (akcija "Create Candidate in Talent Pool")

Ta akcija je zelo podobna prejsnji, le da namesto dodajanja kandidata na konkretno delovno mesto doda kandidata v bazo (Talent Pool). Akcija ne zahteva ID delovnega mesta, zato se uporablja predvsem za masovne uvoze kandidatov iz drugih virov.

Ustvarjanje osnutka delovnega mesta (akcija "Create Job Draft")

Ta akcija omogoca ustvarjanje osnutka delovnega mesta v ATS Recruitis. Osnutek je delovno mesto, ki se ne objavi in caka na urednika, da ga dokonca in objavi. Akcija se uporablja za enostavno ustvarjanje delovnih mest iz zunanjih virov.

Samodejni premik kandidata v toku ali njegova zavrnitev (akcija "Move or reject answer in workflow")

To akcijo uporabite v situaciji, ko imate na primer zunanji vprasalnik, ki zna kot rezultat vrniti odgovor/se kandidat kvalificira ali ne. Na podlagi tega rezultata lahko z Zapom samodejno premaknete kandidata v toku naprej ali ga zavrnete.

Postopek nastavitve

Izpolnite polja, definirana v akciji, njihov pomen in obnasanje je naslednje:

• Position ID
  • ID delovnega mesta, na katerem zelite avtomatizirati premik v toku
  • Obvezno polje
• Answer ID
  • ID prijave kandidata
  • Obvezno polje
• Move to stage
  • Ime stanja, v katero zelite kandidata premakniti
  • Ce pustite prazno, se kandidat ne premakne
• Reject
  • Ce je vrednost "Y", bo kandidat zavrnjen
  • Ce pustite prazno, kandidat ne bo zavrnjen
• Rejection reason
  • Razlog zavrnitve
  • Ce pustite prazno, se uporabi privzeti razlog

💡 Uporabite lahko besedilo iz predloge v ATS Recruitis, vkljucno s spremenljivko %OSLOVENI% ipd.

💡 Pozor, v okviru Zapierja HTML koda znotraj telesa e-poste ali BBCodes ne deluje

💡 Ce ne izberete podatkov za polje, se to polje ne poslje in se uporabi privzeta vrednost

Postopek nastavitve

Za delovanje te akcije na podlagi periodicnega preverjanja nacrovanega razgovora je treba kot sprozoilec Zapa definirati "Schedule by Zapier" in definirati frekvenco. Z drugimi besedami, vhod v Zap ni dogodek v viru podatkov, ampak casovni interval, s katerim Zapier poklice ATS Recruitis in preveri, ali so na voljo razgovori za posiljanje.

💡 Kaj je splosno dobro vedeti o Zapu

• Zap lahko kadarkoli uredite, ce potrebujete spremembo v viru podatkov ali nastavitvi polj, kamor se prepisujejo.
• Zap lahko kadarkoli zaustavite, ce ga zacasno ne potrebujete.
• Zap lahko kadarkoli izbrisete, ce ga vec ne potrebujete.
• Zap lahko kadarkoli podvojite, ce potrebujete podoben Zap za drug vir podatkov.

• Ce se pri vpisovanju kandidatov v Recruitis pojavi napaka, vam bo Zapier poslal obvestilo s podrobnostmi napake po e-posti