Recruitis.io - Integrace s platformou Zapier

Zapier je online platforma, která Vám umožňuje šetřit čas a snadno propojit různé aplikace, aniž byste museli ručně přenášet data mezi nimi nebo cokoliv programovat. Více se dozvíte přímo na stránkách Zapier.com

Na Zapieru je možné použít v části akcií aplikaci "Recruitis", která umožňuje vytvořit nového kandidáta přímo na pozici v ATS Recruitis z libovolného zdroje, nebo na základě libovolného "triggeru", který platforma Zapier nabízí (typicky Excelu, Google Sheet tabulky, Facebook Leads, emailu apod.)

Co je to Zap?

Zapier funguje na principu, kterému říkají "Zap", což je automatizovaný postup, který spustí určitou akci (“action”) - např. založí kandidáta v ATS Recruitis, pokud nastane specifická událost (“trigger”) - např. pokud přibude nový řádek v Excelu s informacemi o kandidátovi.

Po vytvoření Zap aktivně sleduje trigger a když se například objeví nový řádek s informacemi o kandidátovi v Excelu, Zap provede odpovídající akci a přidá kandidáta na danou pozici do ATS Recruitis. Tímto způsobem se jednoduše a automaticky přidávají noví kandidáti do ATS Recruitis.

Zap můžete vytvořit buď kliknutím na tlačítko 'Create Zap' v levém horním rohu nebo na hlavní stránce vyplněním čtyř políček pro vytvoření Zap.

Vytvoření kandidáta na pozici (akce "Create Candidate Answer")

Příklad konkrétního použití: Automatické vytváření kandidátů v ATS Recruitis z Google Sheets

Asi nejtypičtějším použitím bude využití platformy Zapier pro automatizované vytváření kandidátů na pozici přímo z jakékoli tabulky, ve které máte uložené informace o kandidátech, ať už z existující "databáze kandidátů", nebo z takové, která se postupně doplňuje, jak se kandidáti hlásí např. z Facebook Leads.

Akce "Create Candidate Answer" umožňuje vytvářet kandidáty přímo na pozici s těmito údaji:

ID pozice (povinné)
Jméno (povinné)
Email
Telefon
Adresa LinkedIn profiu
Zdroj (povinné; s výchozí hodnotou "Zapier")
Poznámka (umožňuje více hodnot)
Štítek (umožňuje více hodnot)
Název a URL přílohy (umožňuje dvě přílohy - CV a jednu další)

💡 URL přílohy musí být přímý odkaz na soubor, který je dostupný přes internet. Neboli, nemůže to být okaz na uložiště nebo na soubor přístupný až po přihlášení apod.

💡 V současné verzi není možné používat znak čárky "," v rámci poznámky a štítku, protože Zapier takové pole rozdelí na více podle čárek (nahlášeno na Zapier jako bug).

Níže je ukázaný postup, jak takový "typický" Zap nastavit:

1. Zdroj dat

Nejprve musíme mít připravený zdroj kandidátů, tedy soubor s tabulkou, který obsahuje sloupce odpovídající datům, které akce "Create Candidate Answer in Recruitis" podporuje. Sloupce nemusí mít stejné názvy, ani pořadí, to vše lze v rámci Zapu pospojovat libovolně.

2. Trigger

Definice Zapu začíná definicí Triggeru. V našem konkrétním případě je touto událostí přidání nového řádku s kandidátem v tabulce.

💡 V této části také definujeme, který konkrétní sloupec bude použit pro spuštění události. To je důležité především pro situace, kdybychom do tabulky chtěli zapisovat ručně, případně chtěli ručně vybírat, které řádky chceme přenést - poté, co se objeví hodnota ve spouštěcím sloupci, Zap se pokusí přenést údaje a mohlo by se tedy stát, že pokud spouštěcí sloupec vyplním první, dojde k chybě a Zap se pokusí přenést prázdný řádek pouze s touto hodnotou.

Zapier se pokusí najít položku z propojené tabulky, kterou můžeme použít jako testovací záznam v rámci definice Zapu.

3. Action

Poté, co jsme si nadefinovali zdroj dat a spouštěč, nastavíme si, co s těmito daty dělat. V našem případě vybereme Recruitis a akci "Create Candidate Answer in Recruitis".

💡V této části bude Zapier vyžadovat API token z ATS Recruitis. Token můžete získat od svého administrátora ATS Recruitis v Nastavení | API připojení.

V sekci "Action" definujete vazbu mezi daty z tabulky v sekci Trigger a příslušnými poli v ATS Recruitis.

Velikou výhodu Zapu je, že před jeho aktivací (tedy publikací), můžete jeho fungování otestovat a ověřit si tak, že se kandidáti budou správně propisovat do ATS Recruitis.

4. Aktivace Zapu

Poté, co Zap úspěšně otestujete, stačí kliknout na "Publish" a Zap se aktivuje a bude čekat na trigger a provádět akci, tedy vytvářet kandidáty v ATS Recruitis.

Vytvoření kandidáta v databázi (akce "Create Candidate in Database")

Tuto akci použijete v situaci, kdy nevkládáte uchazeče na konkrétní pozice, ale pouze do talent-poolu v databázi. Princip je totožný s popisem výše, liší se pouze sada dat, kterou tato akce používá.

Akce "Create Candidate in Database" umožňuje vytvářet kandidáty v databázi s těmito údaji:

Jméno (povinné)
Email
Telefon
Adresa LinkedIn profiu
GDPR souhlas - datum expirace (povinné)
Poznámka (umožňuje více hodnot)
Štítek (umožňuje více hodnot)
Název a URL adresa CV
Oddělovací znak (používá se k oddělení vice ostatních příloh v rámci jedné buňky)
URL adresy ostatních příloh (umožňuje více adres, oddělených oddělovacím znakem - viz odrážka výše)

💡 V současné verzi není možné používat znak čárky "," v rámci poznámky a štítku, protože Zapier takové pole rozdelí na více podle čárek (nahlášeno na Zapier jako bug).

Vytvoření draftu pozice (akce "Create Job Opening")

Tuto akci použijete v situaci, kdy máte exportované popisy pozic z jiného systému, které chcete v rámci ATS Recruitis spravovat nebo inzerovat na propojených portálech, kariérních stránkách apod.

Akce "Create Job Opening" umožňuje vytvářet rozpracované pozice/inzeráty v ATS Recruitis, které je pro jejich vytvoření potřeba publikovat. Rozepsané pozice najdete v menu Pozice | Šablony | Rozepsané (odkaz)

Pro vytvoření takového draftu potřebujete tyto údaje:

Název pozice (povinné)
Popis pozice (povinné)
Jazyk inzerátu ("cs", "sk", "en","de","ro","bg","hu","pl")
ID autora inzerátu

💡 Co je k Zapu obecně dobré vědět

Zap lze kdykoliv editovat, pokud potřebujete udělat úpravu ve zdroji dat nebo nastavení polí, kam se propisují.
Zap lze kdykoli pozastavit, pokud už nebudete chtít kandidáty propisovat.