Recruitis.io - Než začnete s implementací ATS Recruitis...

ATS Recruitis je SaaS aplikace dodávaná se sadou "standardních" nastavení a proto, v extrémním případě, pro jeho používání nepotřebujete prakticky žádnou implementaci. Ale v praxi bude přeci jen vždy žádoucí, abyste měli některé zásadní položky nastavené přesně podle vašich potřeb tak, aby ATS Recruitis sloužil nejen jako "úložiště CV", ale především jako nástroj, který dokáže nábor ve vaší firmě posunout a zefektivnit.

Níže je přehled zásadních úhlů pohledu, které byste před používáním ATS Recruitis, resp. před jeho nastavením, měli zvážit a započítat je do vašich plánů pro spuštění ATS Recruitis v rámci vaší firmy.

🗂️ ⏰ Přenos dat a načasování

Pokud přecházíte z existujících řešení (jiné ATS, Teamio, případně jiný systém, který pro správu kandidátů používáte - Jira, Asana, Trello, Excel), je nutné si dobře rozmyslet především:

Kdy data ze starého systému přenést (je dobré zvážit, zda k historickým kandidátům máte legitimní GDPR souhlas a zda tedy není lepší začít s novým ATS na "zelené louce")
Kdy starý systém přestat používat

Jde primárně o to, aby nevznikla mezera, kdy kandidáti nejsou zaznamenáváni ani v jednom systému a také, aby se minimalizoval čas, kdy používáte dva systémy paralelně.

💡 Příklad 1: "Používáme Teamio a chceme i nadále inzerovat na portálech LMC a mít automatický import do ATS Recruitis."

V tomto scénáři si musíte u LMC koupit službu pro export kandidátů do ATS Recruitis.
K tomu, aby tento export fungoval, budete potřebovat nejprve založit pozice z Teamia také v ATS Recruitis (aby se měli kandidáti kam ukládat).
Poté, co si vytvoříte pozice a máte službu u LMC koupenou, objeví se vám pod názvem pozice v Teamiu pole, kam můžete zadat ID (číslo) pozice.
Export historických kandidátů (tedy těch, kteří v Teamiu byli už před napojením) si musíte objednat také u LMC.
Zde je důležité načasování - pokud export historických kandidátů uděláte dříve než máte pozice v ATS Recruitis a nemůžete rovnou spustit automatický export na pozice, vznikne vám situace, kdy máte kandidáty, kteří nejsou ani v historickém exportu ani v automatizovaném exportu na pozice a máte je tedy pouze v Teamiu a ne v ATS Recruitis.
Pokud se to stane, nemusíte kandidáty přepisovat ručně, pro ukládání kandidátů z Teamia do ATS Recruitis můžete použít náš Google Chrome plugin.

💡 Příklad 2: "Přecházíme z Recruitee."

Pokud jde pouze o přenos kandidátů bez nutnosti následného automatizovaného napojení, stačí pouze zvážit načasování importu kandidátů.
Důležité je, zda chcete historické kandidáty přiřadit k pozicím, případně zda chcete rozběhnuté nábory dokončit (a zda můžete nebo zda dříve vyprší licence původního ATS).
Import kandidátů do ATS Recruitis importuje pouze kandidáty - pokud tedy chcete kandidáty přiřadit rovnou na pozice, musíte to udělat ve dvou krocích:
- Prvním krokem je import kandidátů s názvy pozic, jako štítky
- Poté si musíte vytvořit v Recruitisu pozice, ke kterým chcete kandidáty přiřadit (stačí mít je nepublikované, tedy pouze jako "interní")
- Pak v databázi talentů stačí označit všechny kandidáty se štítkem se jménem konkrétní pozice (např. "Java Developer") a ty pomocí akce "Zkopírovat uchazeče.." na příslušnou pozici nakopírovat

💡 Tip: U řady zákazníků se osvědčil přístup, kdy pozice aktivní ve starém systému nechali doběhnout tam a v ATS Recruitis postupně zakládali pozice nové a zpracovávali je už tam.

Toto vyžaduje situaci, kdy vám v původním systému nejde o prodloužení licence (tedy nevznikají vám žádné zbytečné náklady při odbavování stávajících pozic postaru)

🖥️ Napojení kariérních stránek

Kariérní stránky by měly být nejdůležitějším zdrojem vašich kandidátů, a proto je zásadní, aby byly s ATS Recruitis napojeny co nejdříve. Zároveň nejlepší varianta propojení - přes API, je i časově nejnáročnější a vyžaduje obvykle i zapojení interních zdrojů, které nemusí být ihned dostupné.

Proto nabízíme několik možností napojení umožňujících i varianty, které je možné aktivovat prakticky okamžitě - více se dočtete zde.

👩🏻 👱🏻‍♂️ Uživatelé

Přidání uživatelů si řešíte sami, tedy nepotřebujete asistenci supportu ATS Recruitis.

Z pohledu načasování je důležité, především u hiring manažerů, aby přístup dostali až ve chvíli, kdy budou moci systém opravdu používat - tedy až poté, kdy budete mít nastavený systém tak, jak potřebujete pro “ostrý provoz” a ideálně poté, co je proškolíte na způsob, jakým mají ATS Recruitis používat.

Pokud se uživatelé budou do ATS Recruitis přihlašovat pomocí jména a hesla, přijde každému novému uživateli aktivační email, kde si budou muset nastavit vlastní heslo. Tento email má omezenou platnost na 2 dny, takže je dobré kolegy informovat předem, aby aktivaci nepropásli.

Každému uživateli musíte přidělit roli, která definuje především jeho přístup ke kandidátům. Zde je stručný přehled:

Administrátor - vidí všechny kandidáty a všechny pozice a mohou upravovat nastavení systému
Hlavní personalista - vidí všechny kandidáty a všechny pozice, ale nemohou upravovat nastavení systému
Personalista - vidí pouze své pozice a kandidáty, kteří se mu na ně přihlásili
Liniový manažer - vidí pouze ty pozice a kandidáty, které mu někdo nasdílí
Účet s omezenými právy - stejné jako Liniový manažer, ale vidí pouze omezenou sadu informací na kartě kandidáta (především nevidí platový požadavek) a nemůže s kandidáty pracovat

🛠️ Zásadní nastavení

Zásadními nastaveními myslíme taková, která je dobré udělat hned na začátku a mít je připravená pro “první den” ostrého provozu ATS Recruitis u vás ve firmě. Systém je funkční i bez těchto nastavení, resp. systém nabízí přednastavené hodnoty těchto položek, ale pokud si tyto položky nastavíte přesně dle vašich individuálních potřeb hned od začátku, ušetříte si problémy s jejich změnou později a především nabídnete kandidátům lepší zážitek z vašeho náboru.

Patří sem především:

Proces náboru (tzv. flow náboru) - flow náboru definuje jednotlivé fáze náborového procesu tak, aby samotný nábor vyhovoval co nejlépe vašim potřebám a odpovídá tomu, v jakých krocích nábor v realitě děláte. V ATS Recruitis můžete mít navíc více flow tak, aby každý typ pozice (např. IT pozice, marketingové pozice, back-office pozice atd.) nebo typ náboru (např. jednokolový, dvoukolový, sourcing, apod.) mohl mít vlastní proces. A to i za předpokladu, že bude workflow stejné. Je to z toho důvodu, že dle workflow se pak rozděluje analytika v rámci systému. Pokud máte multijazyčný tým, doporučujeme si flow náboru pojmenovat jazykem společným pro všechny zaměstnance (nejčastěji tedy v angličtině).
Emailové šablony - systém obsahuje sadu základních šablon pro různé fáze procesu náboru, ale tyto šablony samozřejmě neodpovídají vaší firemní kultuře emailové komunikace, neobsahují odkazy na vaše sociální sítě, případně odkazy na dokumenty, které kandidátům posíláte apod.
Nastavení právních informací - nastavte si základní znění souhlasů dle GDPR nařízení, které kandidát uvidí a odklikne v odpovědním formuláři. Nastavte si, na jak dlouho souhlas se zpracováním osobních údajů získáváte a zda chcete nastavit automatické odosobňování kandidátů, kteří již souhlas nemají platný, případně úroveň takového odosobnění.
Důvody zamítnutí - definujte si sadu důvodů, kvůli kterým kandidáty zamítáte a to vám následně umožní vyhodnocovat nejčastější důvody (a připravit si opatření, která pomohou dané důvody minimalizovat, případně můžete zamítnuté kandidáty s určitým "dobrým důvodem" znovu oslovit).
Adresy a pobočky - pokud máte více míst, pro která nabíráte, je dobré si je nastavit hned na úvod.

Vše ostatní, jako jsou štítky, filtrační položky, apod. můžete nastavit postupně nebo retrospektivně.

💼 Hiring manažeři

Ve firmách, kdy se na náboru v ATS Recruitis bude podílet větší množství uživatelů (recruitérů a především hiring manažerů), je nutné počítat s časem, který bude potřeba pro interní komunikaci o změnách.

Protože přístup a role recruitérů a hiring manažerů se v každé firmě liší, stejně jako se liší způsob používání ATS Recruitis, není možné dát vám jednotný manuál, vždy si budete muset zdokumentovat váš konkrétní přistup a to, co od recruitérů a hiring manažerů očekáváte.

💡 Tip: V rámci implementace a testování možností ATS Recruitis si zkuste vytvořit také profil s právy "Liniový manažer" a zkuste si nanečisto projít nábor testovacího kandidáta na obou stranách.

Tento proces si zdokumentujte (jako video, případně jako PDF/DOCX) a použijte jako školící materiál pro kolegy hiring manažery. Příklad základní šablony najdete zde.
Buďte co nejstručnější a co nejkonkrétnější - co přesně od svých hiring manažerů budete chtít, aby udělali. Například: “Až Vám přijde email s odkazem na nasdíleného kandidáta, klikněte na odkaz a na kartě kandidáta mi doplňte hodnocení pomocí palců, a doplňte slovní komentář přidáním poznámky na kartě kandidáta."
Ve firmách, kde toto použili, měli mnohem jednodušší přechod na ATS Recruitis.

📢 Napojení na pracovní portály

Pokud používáte jako zdroj kandidátů konkrétní pracovní portály, nebo se na některé z nich teprve chystáte, podívejte se na této stránce na přehled toho, jaké portály s námi spolupracují a jakým způsobem se na ně lze napojit.

📅 Propojení kalendářů

V rámci ATS Recruitis můžete integrovat své kalendáře (Outlook 365 nebo Google) tak, abyste v kalendáři ATS viděli přímo své události (případně události kolegů, pokud s vámi kaalendář sdílejí) a mohli do sdílených kalendářů také zapisovat, vytvářet rezervační odkazy apod.

Propojení s kalendářem je velice jednoduché, na stránce s nastavením kliknete na tlačítko vašeho pokytovatele a objeví se vám přihlašovací dialog vaší služby, kde si poté vyberete, jaké s dostupných kalendářů chcete vidět v rámci ATS Recruitis.

Pro Outlook365 se dozvíte dodatečné informace ještě v tomto článku: Synchronizace kalendáře Outlook 365

💡 Pro propojení kalendářů, tzn. pro použití vašeho OAuth přihlášení v naší aplikaci, je možné, že budete potřebovat souhlas nebo úpravy v nastavení na straně vašeho IT.

📧 Nastavení odesílání emailu

Další možností je také nastavení odesílání emailů přes váš mailový server. Ve výchozím nastavení odesílá ATS Recruitis emaily ze svého serveru s tím, že jméno odesílatele a hodonta emailové adresy pro odpovědi je vaše emailová adrease. To znamená, že pokud uchazeč odpoví na váš email, přijde odpověď přímo Vám na email.

Více o nastavení odesílání se dozvíte v těchto článcích:

💡 Pro povolení odesílání emailů přes váš emailový server je možné, že budete potřebovat souhlas nebo úpravy v nastavení na straně vašeho IT.

🔀 Další integrace

Pokud je potřeba ATS Recruitis integrovat s jinými systémy nebo službami typu správy uživatelů (např. LDAP) nebo napojením na HRIS (např. pro potřeby onboardingu), je nutné počítat s časem pro analýzu takového napojení a také s časem na jeho realizaci, protože v drtivé většině případů jde o vývoj na zakázku.

💡 V rámci podpory našich zákazníků na začátku spolupráce se rádi propojíme s vašimi dodavateli systémů třetích stran tak, abyste tyto čistě technické otázky nemuseli řešit nebo jen tlumočit sami.

💡 Časová náročnost těchto jednotlivých kroků a především vaše interní kapacity pro jejich splnění, určuje délku harmonogramu, který pro spuštění "ostrého provozu" ATS Recruitis potřebujete. Jsou firmy, kde se toto podaří v řádu dní, jsou firmy, kterým to trvá několik týdnů. V každém případě náš support je tu pro vás, aby vám tuto cestu, co nejvíce usnadnil a pomohl, pokud narazíte na problém, otázku nebo oblast, kterou potřebujete vyjasnit.

Než začnete s implementací ATS Recruitis...