Preden začnete z implementacijo ATS Recruitis...

ATS Recruitis je SaaS-aplikacija, ki je dobavljena s kompletom »standardnih« nastavitev, zato v skrajnem primeru za njeno uporabo skorajda ne potrebujete implementacije. V praksi pa je seveda vedno zaželeno, da so nekatere ključne nastavitve prilagojene vašim potrebam – tako da ATS Recruitis ne služi le kot "shramba življenjepisov", temveč predvsem kot orodje, ki lahko izboljša in poenostavi zaposlovanje v vašem podjetju.

Spodaj je pregled ključnih vidikov, o katerih bi morali razmisliti pred uporabo oziroma pred začetkom nastavljanja ATS Recruitis in jih vključiti v načrt uvedbe sistema v vašem podjetju.

 

🗂️ ⏰ Prenos podatkov in časovno usklajevanje

Če prehajate iz obstoječe rešitve (drugega ATS, Teamio ali katerega koli drugega sistema, ki ga uporabljate za upravljanje kandidatov – npr. Jira, Asana, Trello, Excel), je pomembno dobro premisliti predvsem naslednje:

• Kdaj prenesti podatke iz starega sistema (smiselno je preveriti, ali imate za zgodovinske kandidate veljavno soglasje v skladu z GDPR in ali ni morda bolje začeti z ATS Recruitis "na zelenem travniku")
• Kdaj prenehati uporabljati stari sistem

Glavni cilj je preprečiti vrzel, v kateri kandidati ne bi bili zabeleženi v nobenem sistemu, in hkrati čim bolj skrajšati obdobje, ko bi uporabljali oba sistema hkrati.

💡 Primer 1: "Uporabljamo Teamio in želimo še naprej objavljati oglase na portalih LMC ter imeti samodezni uvoz kandidatov v ATS Recruitis."

• V tem primeru morate pri LMC naročiti storitev izvoza kandidatov v ATS Recruitis.
• Da bo izvoz deloval, morate najprej ustvariti ustrezne pozicije tudi v ATS Recruitis, saj se morajo kandidati imeti kam shraniti.
• Ko so pozicije v Recruitisu vytvořene in imate pri LMC aktivirano storitev, se vam v Teamiu pod imenom pozicije pojavi polje za vnos ID številke pozicije.
• Če želite prenesti tudi zgodovinske kandidate (tiste, ki so bili v Teamiu že pred povezavo), je treba ta izvoz posebej naročiti pri LMC.
• Pozor na časovno uskladitev - če izvedete izvoz zgodovinskih kandidatov preden imate pozicije vytvořene v Recruitisu a še ni omogočen samodejni izvoz, nastane situacija, kjer so nekateri kandidati le v Teamiu – in ne v Recruitisu.
• V takem případě kandidatov ni treba ročno prepisovati – za prenos iz Teamia v ATS Recruitis lahko uporabite naš vtičnik za Google Chrome.

💡 Primer 2: "Prehajamo iz sistema Recruitee."

• Če gre le za prenos kandidatov brez potrebe po nadaljnji avtomatizaciji, je treba premisliti predvsem časovno uskladitev uvoza.
• Ključna vprašanja, na katera si morate odgovoriti: Ali želite zgodovinske kandidate povezati s konkretnimi pozicijami? Ali želite dokončati rozběhnute razpise v starem ATS? Ali vam licence starega ATS sistema potečejo prej, kot zaključite prehod?
• Uvoz v ATS Recruitis přenese samo kandidáty – če jih želite ob uvozu takoj povezati s pozicijami, je postopek dvostopenjski:
  • Najprej uvozite kandidate, pri čemer imena pozicij dodate kot oznake (tagi)
  • Nato v Recruitisu ustvarite pozicije, ki so lahko tudi neobjavljene (interno)
  • V bazi talentov nato označite vse kandidate s pripadajočo oznako (npr. "Java Developer") a z uporabo funkcije "Kopiraj kandidate..." jih premaknete na ustrezno pozicijo

💡 Nasvet: Mnogi uporabniki so se odločili za prehod po fazah – stare pozicije dokončali v obstoječem sistemu, medtem ko so nove pozicije že začeli obravnavati v ATS Recruitis.

• Ta pristop je idealen, če v starem ATS ne potrebujete podaljševati licence, saj tako ne nastajajo dodatni stroški pri dokončevanju obstoječih pozicij.

 

🖥️ Povezava s karierno stranjo

Karierna stran naj bi bila glavni vir vaših kandidatov, zato je ključno, da jo z ATS Recruitis povežete čim prej.

Najboljši način integracije – prek API-ja – pa je hkrati tudi časovno najbolj zahteven in pogosto zahteva sodelovanje vaših internih IT virov, ki morda ne bodo takoj na voljo.

Zato ponujamo več možnosti povezave, vključno z različicami, ki jih je mogoče aktivirati skoraj takoj.

 

👩🏻 👱🏻‍♂️ Uporabniki

Uporabnike v sistem dodajate samostojno, brez potrebe po pomoči podpore ATS Recruitis.

Kar zadeva časovno usklajevanje, je pomembno, da predvsem hiring managerji dobijo dostop šele takrat, ko bodo sistem dejansko lahko uporabljali – torej po zaključeni konfiguraciji za produkcijsko uporabo in idealno po uvodnem usposabljanju, kjer se seznanijo z načinom dela v ATS Recruitis.

Če se bodo uporabniki v ATS Recruitis prijavljali z uporabniškim imenom in geslom, bodo prejeli aktivacijski e-mail, v katerem si nastavijo svoje geslo. Ta e-mail je veljaven le 2 dni, zato je priporočljivo sodelavce vnaprej obvestiti, da aktivacijo ne zamudijo.

Vsakemu uporabniku morate določiti vlogo, ki opredeljuje predvsem dostop do kandidatov. Tukaj je kratek pregled:

 

• Administrator – vidi vse kandidate in vse pozicije, lahko ureja nastavitve sistema
• Glavni kadrovik – vidi vse kandidate in vse pozicije, ne more pa spreminjati sistemskih nastavitev
• Kadrovik – vidi le svoje pozicije in kandidate, ki so se nanje prijavili
• Linični vodja – vidi le pozicije in kandidate, ki so mu bili posebej dodeljeni
• Uporabnik z omejenimi pravicami – enako kot linični vodja, vendar vidi le omejen nabor informacij na kartici kandidata (npr. ne vidi plačnih pričakovanj) in z njimi ne more aktivno delati

 

🛠️ Ključne nastavitve

Z izrazom ključne nastavitve mislimo na tista sistemska nastavitvena področja, ki jih je smiselno urediti že na začetku, da bo ATS Recruitis pripravljen za "prvi dan" dejanskega delovanja v vašem podjetju.

 

Sistem sicer deluje tudi brez teh nastavitev – za večino možnosti so na voljo privzete vrednosti. A če jih prilagodite že v začetni fazi, ne boste morali kasneje popravljati procesov a kandidatom boste od začetka ponudili boljšo uporabniško izkušnjo.

Sem spadajo predvsem naslednja področja:

• Postopek zaposlovanja (t. i. "recruitment flow") - recruitment flow določa posamezne faze zaposlitvenega postopka tako, da kar najbolje odraža vaše dejanske procese. V ATS Recruitis lahko nastavite več različnih workflowů – na primer za IT, marketing, back office pozicije ali za različne typy výběrových řízení (npr. enokrožni, dvokrožni, sourcing ipd.). Tudi če so faze enake, se workflowi nastavijo ločeno, saj sistem ločeno analizira údaje podle jednotlivých workflowů. Če imate večjezično ekipo, priporočamo poimenovanje flowov v jeziku, ki mu vsi zaposleni razumejo – najpogosteje v angleščini.
• Predloge e-pošte - sistem vsebuje osnovni nabor predlog za posamezne faze postopka, vendar te verjetno ne ustrezajo vašemu načinu komuniciranja – ne vsebujejo vaših povezav na družbena omrežja, prilog ali obrazcev, ki jih kandidatom pošiljate. Prilagoditev predlog tako izboljša kandidatsko izkušnjo.
• Nastavitve pravnih informacij - nastavite besedilo soglasij v skladu z uredbo GDPR, ki jih kandidat potrdi v obrazcu za prijavo. Določite, za koliko časa zbirate soglasje za obdelavo osebnih podatkov in ali želite omogočiti avtomatsko anonimizacijo kandidatov, ki jim je soglasje poteklo – skupaj z nastavitvijo stopnje anonimizacije.
• Razlogi za zavrnitev - določite seznam razlogov, zakaj kandidate zavračate – to vam omogoča analizo najpogostejših vzrokov in následné kroky (npr. izboljšanje inzerce, opětovné kontaktiranje kandidátů s "dobrým důvodem" zamítnutí).
• Naslovi in podružnice - če zaposlujete za več lokacij, je priporočljivo te vnose nastaviti že na začetku.

Vse ostalo – kot so oznake (tagi), filtrirne možnosti ipd. – lahko nastavite postopoma ali tudi naknadno.

 

💼 Hiring managerji

V podjetjih, kjer bo v sistem ATS Recruitis vključen večji krog uporabnikov (rekruterjev in predvsem hiring managerjev), je pomembno upoštevati čas, potreben za notranjo komunikacijo glede sprememb v procesu.

Ker se pristop in vloge rekruterjev ter hiring managerjev v vsaki organizaciji razlikujejo, prav tako kot način uporabe sistema ATS Recruitis, ni mogoče podati univerzalnega navodila. Zato je ključno, da si dokumentirate vaš lasten proces in jasno določite, kaj pričakujete od posameznih vlog.

💡 Nasvet: Med implementacijo in testiranjem sistema si ustvarite testni uporabniški profil z vlogo "Linični vodja" in preizkusite celoten postopek zaposlovanja z namišljenim kandidatom – tako z vidika rekruterja, kot z vidika hiring managerja.

• Ta postopek si dokumentirajte – kot video, ali v obliki PDF/DOCX dokumenta – in ga uporabite kot učno gradivo za vaše hiring managerje.
• Bodite čim bolj jedrnati in konkretni – jasno določite, kaj natančno pričakujete, da bodo hiring managerji naredili. Primer: "Ko prejmete e-pošto s povezavo do dodeljenega kandidata, kliknite povezavo, na kartici kandidata označite oceno s palcem gor/dol in dodajte kratek komentar kot opombo na kartici kandidata."
• V podjetjih, ki so ta pristop uporabila, je bil prehod na ATS Recruitis bistveno lažji in hitrejši.

 

📢 Integracija z zaposlitvenimi portali

Če kot vir kandidatov uporabljate določene zaposlitvene portale ali pa se na katerega šele pripravljate, si oglejte pregled portalov, s katerimi sodelujemo, in načine povezave, ki so za posamezen portal na voljo.

 

📅 Integracija koledarjev

V ATS Recruitis lahko integrirate svoj koledar (Outlook 365 ali Google), tako da boste v sistemskem koledarju videli svoje dogodke (ter dogodke sodelavcev, če z vami delijo svoj koledar) in lahko v te deljene koledarje tudi vnašali termine, ustvarjali rezervacijske povezave ipd.

Povezava s koledarjem je zelo enostavna, v nastavitvah kliknite gumb izbranega ponudnika storitve in odprlo se bo prijavno okno, kjer boste izbrali, katere od svojih koledarjev želite prikazovati v ATS Recruitis.

💡 Za integracijo koledarja, torej uporabo prijave prek OAuth, boste morda potrebovali soglasje ali tehnične prilagoditve s strani vašega IT oddelka.

 

📧 Nastavitve pošiljanja e-pošte

Druga možnost je tudi nastavitev pošiljanja e-pošte prek vašega poštnega strežnika. V privzetih nastavitvah ATS Recruitis pošilja e-pošto prek lastnega strežnika, pri čemer je kot ime pošiljatelja in e-poštni naslov za odgovor nastavljena vaša e-pošta. To pomeni, da če kandidat odgovori na e-pošto, boste odgovor prejeli neposredno vi.

💡 Za omogočanje pošiljanja e-pošte prek vašega poštnega strežnika boste morda potrebovali soglasje ali prilagoditve nastavitev s strani vašega IT oddelka.

 

🔀 Dodatne integracije

Če je treba ATS Recruitis povezati z drugimi sistemi ali storitvami, kot so sistemi za upravljanje uporabnikov (npr. LDAP) ali povezave z vašim HRIS sistemom (npr. za potrebe onboardinga), je treba računati na čas za analizo integracije in tudi na čas za njeno izvedbo, saj gre v večini primerov za individualni razvoj po meri.

 

💡 V okviru uvodne podpore se z veseljem povežemo z vašimi ponudniki tretjih sistemov, da vam tehničnih vprašanj ne bo treba reševati ali posredovati sami.

💡 Časovna zahtevnost teh korakov in predvsem vaša notranja kadrovska razpoložljivost za njihovo izvedbo določata dolžino časovnega načrta, ki je potreben za uspešen zagon ATS Recruitis v redni uporabi. V nekaterih podjetjih je to možno izvesti v nekaj dneh, v drugih lahko traja nekaj tednov. V vsakem primeru je naša podpora tukaj za vas, da vam to pot kar se da olajša in pomaga, če naletite na težavo, vprašanje ali področje, ki ga želite razjasniti.