Načrtovanje razgovorov je ena od ključnih aktivnosti v procesu zaposlovanja, zato ATS Recruitis, tako kot na drugih področjih, ponuja več možnosti pristopa, da najbolje ustreza vašim potrebam in procesu.
Osnova delovanja je načelo, da povabilo kot tako vedno prejme samo kandidat.
Razgovor se vedno ustvari za določenega kandidata in njemu se pošlje povabilo s kadrovikom (torej tistim, ki je prijavljen v ATS Recruitis ob pošiljanju povabila) kot organizatorjem in kandidatom kot udeležencem.
Z zapisom v skupne koledarje (bodisi vaš zunanji koledar ali koledarje kolegov ali sejnih sob) ne nastane povabilo za lastnika tega koledarja, temveč se dogodek zapiše neposredno ob shranjevanju dogodka razgovora v ATS Recruitis.
Iz zgornjega načela se postavlja vprašanje: kako torej lahko povabim kolege?
Če imate skupni dostop in predvsem tudi dovoljenje za pisanje, lahko dogodek, ki ga načrtujete s kandidatom, zapišete neposredno v koledar kolega ali več kolegov, sejnih sob itd.
Takšen dogodek se ustvari neposredno ob shranjevanju dogodka v ATS Recruitis in lastnik tega koledarja ne prejme nobenega povabila. To je le "blokiran čas" v njegovem koledarju.
Možnost "Povabi kandidata na dogodek" služi temu, da se kandidat vključi kot udeleženec v dogodek, vstavljen v koledar kolega. Če izberete to možnost, sledijo določene posledice:
Ikona "Ključavnice" ob koledarju pomeni, da v ta koledar ne morete pisati in torej ne morete povabiti na ta način.
Če vam načelo zapisovanja dogodkov ne ustreza ali če v podjetju nimate dovoljenja za pisanje v koledarje, lahko uporabite možnost pošiljanja kopije e-pošte s povabilom, ki gre kandidatu.
V tem primeru v drugem koraku dialoga za načrtovanje razgovora preprosto izberete kolege, katerim želite poslati povabilo kot kopijo v polja CC ali BCC e-pošte.
Kolega bo nato v e-pošti prejel kopijo povabila kandidatu, vendar kolegi niso del povabila. Takšno povabilo pa si seveda lahko vstavijo v svoj koledar.
Brisanje takšnega dogodka s strani kolega ne vpliva na kandidata; o tem ne bo izvedel. Pri urejanju dogodka za kandidata s strani kadrovika, torej organizatorja dogodka, je treba v kopijo e-pošte s spremenjenim dogodkom ponovno vključiti e-poštne naslove kolegov, da tudi oni izvedo za spremembo.
V polja CC in BCC lahko tudi neposredno vpisujete e-poštne naslove, ne le imena uporabnikov iz ATS Recruitis.
V tem scenariju tako kandidat kot kolegi prejmejo identično e-pošto in identično povabilo, kjer je naveden le organizator dogodka (kadrovik) in kandidat.
Če morate že načrtovani dogodek spremeniti, lahko to storite z urejanjem dogodka, ki je na voljo na dveh mestih:
V pogovornem oknu za urejanje dogodka preprosto naredite potrebne spremembe, nato pa se po shranjevanju prikaže dialog za pošiljanje e-pošte, ki pošlje e-pošto z besedilom po izbrani predlogi vključno z novim povabilom. Prvotno se bo v kandidatovem koledarju preklicalo.
Če imate dogodek (tj. njegovo kopijo) shranjen tudi v svojem koledarju in/ali koledarjih kolegov, se ti takoj posodobijo na novi čas, ker ne nastanejo iz povabila, temveč iz neposrednega zapisa v ustrezni koledar.
Če ste pri ustvarjanju prvotnega dogodka dali možnost zapisa v vaš koledar vključno z možnostjo "Povabi kandidata na dogodek", lahko razgovor upravljate neposredno z uporabo tega dogodka v vašem zunanjem koledarju in vse spremembe v njem se bodo zapisale tudi kandidatu.
V koledarjih se zgoraj omenjeni pristopi kažejo takole:
Če dogodek v internem koledarju le vizualno premaknete, torej brez odpiranja urejevalnega dialoga, se dogodek shrani na novo mesto v internem koledarju kot tudi v povezanih koledarjih, kjer je shranjen, vendar se spremenjeno povabilo kandidatu ne pošlje. To je zato, da se povabilo res pošlje le, ko kadrovik želi, ne ob vsakem premiku.
Pošiljanje povabila kandidatu lahko kadarkoli sprožite z uporabo ikone "ovojnice" v urejevalnem dialogu (glejte spodnjo sliko), tako v primeru, da dogodek res urejate, ali če na primer prvotno povabilo po e-pošti kandidatu ni prišlo.
Če kandidat zavrne dogodek v svojem koledarju, boste vi kot organizator sestanka to informacijo prejeli po e-pošti.
Več o načrtovanju razgovorov v ATS Recruitis si preberite v članku Načrtovanje razgovorov