Ko definirate proces zaposlovanja, pričakujete, da boste s tem čim bolj avtomatizirali komunikacijo s kandidati, predvsem po e-pošti. Torej, ko premaknete kandidata v procesu zaposlovanja, katere predloge e-pošte naj se ponudijo, da ustrezajo dani fazi procesa zaposlovanja?
Vsakemu koraku v procesu zaposlovanja lahko dodelite eno od vnaprej definiranih "akcij" in v predlogah e-pošte so poleg drugih definirane sekcije, ki ustrezajo prav akcijam, tako da izbira akcije jasno določa nabor predlog, ki jih lahko uporabite. Razumevanje te povezave je pomembno zato, da pravilno definirate akcije za posamezne faze procesa zaposlovanja in definirate predloge e-pošte v pravilnih kategorijah.
Če želite, da se v dani fazi ne pošilja nobena komunikacija kandidatu, lahko izberete t.i. "prazno akcijo".
Ta slika vizualno prikazuje to povezavo:
Seznam e-poštnih predlog vsebuje tudi kategorije, ki niso povezane s potekom zaposlovanja, torej takšne, ki jih sistem ne ponudi pri spremembah statusa v poteku. Njihova imena vedno jasno določajo, kje se uporabljajo (npr. Pošiljanje ponudbe za delo itd.).
Vendar je prva kategorija na seznamu kategorija "Splošne predloge", kjer namen ni na prvi pogled očiten. Te predloge se uporabljajo v vseh drugih primerih, predvsem v situacijah, ko kandidatu preprosto pošiljate e-pošto - bodisi s klikom na njegov e-poštni naslov ali s klikom na akcijo pošlji sporočilo.
V spodnjem vodiču vam praktično prikazujemo, kako sta potek zaposlovanja in predloge povezana, kar vam bo pomagalo pri odločanju tako pri definiciji poteka zaposlovanja kot pri ustvarjanju e-poštnih predlog.