Recruitis.io - Navodila za uporabo ATS Recruitis

Aktivacija Recruitis računa

Za vaše podjetje smo ustvarili enega ali več Recruitis računov. Na vašo e-pošto ste prejeli mail z aktivacijo računa. Kliknite na Aktivirajte račun in nastavite geslo. Odprl se bo spletni brskalnik, kjer sledite korakom.

Prijava v sistem

V sistem Recruitis se najlažje prijavite preko povezave https://recruitis.io/sl-si/, kjer kliknete na Prijava.

Odpre se novo okno, kjer vpišete svoje prijavne podatke. Vpisan e-naslov se mora ujemati z e-naslovom, na katerega ste dobili e-pošto za aktivacijo računa.

Dodatne nastavitve na sistemu

Sistem je osnovno že prednastavljen in popolnoma funkcionalen zato uporabo na realnih podatkih kandidatov odsvetujemo. Pri uporabi dema uporabite osebne oz. službene kontaktne podatke.

Nastavitve so za uporabnike, ki imajo potrebne pravice, na voljo preko klika na gumb zobnika.

Ob kliku se odpre meni z različnimi segmenti, za fazo dema je dobro, da se seznanite z segmentom Podjetje, kjer lahko nastavite svoj logotip, spremenite privzeto GDPR besedilo, dodatne nove uporabnike, naslove podružnic, uredite e-poštne (in SMS) predloge itn.

Urejanje nadzorne plošče

Takoj po prijavi ali ob kliku na ikono Recruitis boste videli svojo nadzorno ploščo. Gradnike nadzorne plošče lahko poljubno premikate in spreminjate s pomočjo naslednjih gumbov Dodaj a Dovoli urejanje.

Upravljanje z delovnimi mesti (razpisi)

S klikom na Delovna mesta dobite glavni pregled nad upravljanjem delovnih mest oz. razpisov.

Spodaj na strani je na voljo preklopna možnost s pomočjo katere lahko preklapljate med Prvotnim seznamom delovnih mest in modernejšim Novim seznamom delovnih mest.

Novi seznam delovnih mest je v zadnjem stadiju razvoja - beta verzija, zato še ne omogoča čisto vseh funkcionalnosti. Pomembno pa je, da vidite kakšen bo novi uporabniški vmesnik za upravljanje z delovnimi mesti.

V nadaljevanju se bomo sicer naslonili na Prvotni seznam.

Na levi strani seznama so voljo različne možnosti. Odprta delovna mesta so lahko razporejena po različnih objavnih kanalih. Lahko jih zapremo, ali arhiviramo.

Ustvarjanje novega zahtevka

ATS Recruitis omogoča, da se sistem nastavi tako, da je objava novega delovnega mesta mogoča samo preko predhodnega zahtevka, ki ga lahko odda kadrovnik ali vodja. V okviru tega zahtevka je mogoče nastaviti tudi enega ali več odobriteljev tega zahtevka.

Novi zahtevek ustvarite tako, da na levi strani kliknete na Zahtevki za razpis delovnega mesta in kliknete gumb Ustvari zahtevek.

Odpre se novo okno, kjer lahko vnesete podatke zahtevka, ali izberete predlogo zahtevka (tri pikice - Naloži predlogo), ki smo jo predhodno shranili (tri pikice - Shrani kot predlogo).

Sistem omogoča tudi ustvarjanje HTML predlog.

Pomembno je, da v zahtevek vnesete število FTE, kdo je vlagatelj zahtevka in kdo so odobritelji (če je sistem tako nastavljen).

Ustvarjanje novega delovnega mesta (razpisa)

V kolikor uporabljate zahtevke je potrebno novo delovno mesto ustvariti s pomočjo zahtevkov, da se ohrani povezava med zahtevkom in delovnim mestom (sistem je mogoče nastaviti, da je takšna funkcionalnost edina možna).

Na levi strani izberete Zahtevki za razpis delovnega mesta, pri želenem zahtevku izberete tri pikice in Ustvari delovno mesto iz zahtevka.

Odpre se novo okno, kjer izpolnite vse podatke zaposlitvenega oglasa, ki jih sistem zahteva, in sledite korakom do konca. V kolikor želite, da vam pri pripravi zaposlitvenega oglasa pomaga umetna inteligenca, kliknite na gumb "paličica", in izberite kakšno od ponujenih možnosti.

Do enakega okna lahko pridete tudi brez predhodnega zahtevka (če je sistem tako nastavljen) in sicer preko menija Delovna mesta in Dodaj.

Kanali za objavo

Vsakemu delovnemu mestu je potrebno dodeliti kanale za objavo. Kanale za objavo najlaže nastavite tako da ob ustvarjenemu delovnemu mestu kliknete na ikono zobnika in Nastavite kanale za objavo.

Odpre se novo okno, kjer za namene dema označite vsaj Karierne spletne strani podjetja. Prav tako nastavite datum začetka in konca trajanja objave delovnega mesta na objavnem kanalu.

Dodajanje novih kandidatov

ATS Recruitis omogoča različne načine dodajanja kandidatov na mesto odprtega razpisa. Cilj je, da kandidatov ne dodajamo ročno.

Demo ne ponuja integracije z MojeDelo.com.

V nadaljevanju opisujemo najbolj tipične možnosti dodajanja kandidatov.

Karierne strani v okviru ATS Recruitis
ATS Recruitis omogoča enostavni dostop do kariernih strani. URL naslov za dostop do kariernih strani lahko najdete (in spremenite) v nastavitvah (klik na ikono zobnika in Kanali za objavo). Čisto spodaj se nahaja URL naslov, preko katerega lahko kandidati preverijo odprta delovna mesta in se na njih tudi samostojno prijavijo.

Delovno mesto se bo pojavilo na kariernih straneh, če boste pravilno nastavili objavni kanal – kar je v teh navodilih opisano v predhodnem poglavju.

Ko kandidat na kariernih straneh izbere želeno delovno mesto, se lahko na njega tudi prijavi s pomočjo vnosne maske. Na podoben način je mogoče urediti tudi prijavo iz drugih kanalov (MojeDelo.com, družbena omrežja, karierne strani podjetja, intranet – za interne zaposlene ipd.).

Ročno dodajanje kandidata
Najbolj osnovni način dodajanja novih kandidatov je ročni način. V praksi se želimo temu izogniti, ampak za primere dema je ročno dodajanje kandidatov smiselno.

Za dodajanje kandidata najprej izberemo delovno mesto, ki smo ga predhodno ustvarili (in za njega vključili želene objavne kanale). Za ročno dodajanje kandidata kliknite na gumb Dodaj kandidata.

V nadaljevanju se odpre okno, kjer lahko vnesete podatke o kandidatu. In tudi njegovo GDPR soglasje. V primeru da GDPR soglasja ne boste dodali se bo dodan kandidat po določenem času avtomatično anonimiziral.

Dodajanje kandidatov s pomočjo LinkedIn vtičnika
Na povezavi tukaj, lahko prenesete LinkedIn vtičnik, ki vam omogoča, da prenašate osebe iz LinkedIna preko njihovih proﬁlov oz. preko njihovih prijav na razpise, ki jih lahko pripravite v okviru LinkedIn Recruiting orodja.

Po namestitvi vtičnika, se v vtičnik prijavite s svojimi Recruitis prijavnimi podatki. V LinkedInu se postavite na želenega kandidata (predlagamo, da za namene dema izbirate osebe, ki so zaposlene v vašem podjetju), zaženete Recruitis vtičnik in sledite navodilom na vtičniku. Vtičnik bo iz LinkedIn proﬁla zbral vse dostopne podatke in iz njih ustvaril CV, ter vse skupaj prenesel na želeno delovno mesto znotraj Recruitisa.

Zaposlitveni postopek

ATS Recruitis omogoča spremljanje kandidatov skozi celoten postopek zaposlovanja. V okviru dema to najlažje preverite tako, da izberete kandidata, ki ste ga predhodno vnesli. Odpre se vam novo okno z veliko podrobnostmi (v navodilih omenjamo samo nekatere), kjer lahko kandidatu spreminjate korake zaposlitvenega postopka tako, da mu nastavite korak zaposlitvenega postopka. V sistemu so ti koraki povezanimi z določenimi dogodki (najpogosteje z pošiljanjem e-pošte kandidatom).

Na zavihku Pregled lahko dostopate tudi do vseh dokumentov kandidata.

Včasih zelo pomembna je tudi možnost dodajanja posebnih v naprej deﬁniranih ali sprotnih oznak, ki lahko pomagajo pri hitrih masovnih pregledih in še posebej, če kandidata obdržimo v bazi za naslednje razpise. Na takšen način lahko obstoječe kandidate zelo hitro ponovno najdemo in jih uvrstimo v novi razpis.

Na podrobnostih o kandidatu kliknemo na + in dodamo oznako.

Predselekcija

ATS Recruitis omogoča AI analizo ujemanja kandidata z delovnim mestom. AI analizo preprosto aktivirate tako, da kliknete na zavihek Ujemanje kandidata z delovnim mestom in kliknete na gumb Primerjaj. AI primerja CV kandidata z razpisom. Rezultat primerjave je kompleksno poročilo, ki vam omogoča lažjo odločitev, ali boste kandidata uvrstili v predselekcijo ali ne. AI tukaj nastopa kot asistent, zadnja odločitev je vedno vaša.

Za namene predselekcije lahko uporabite tudi vprašalnik, ki ga pošljete vsem kandidatom v izpolnjevanje. Seveda lahko vprašalnik namesto za predselekcijo uporabite tudi za kasnejše korake.

Vabila na razgovore

Premik drsnika, ki predstavlja korake zaposlitvenega postopka na 1. (2, 3 …) razgovor bo aktiviral postopek povabila kandidata za razgovor.

ATS Recruitis omogoča integracijo vašega Outlook oz. Google koledarja. Tudi brez tega pa boste lahko preverili delovanje različnih možnosti za organizacijo razgovorov, ki jih ponuja sistem.

Sistem omogoča tudi možnost, kjer si lahko kandidat sam izbere želen termin razgovora. Vse te možnosti so dostopne tudi preko masovnih postopkov, kjer lahko označite več kandidatov, in jih premaknete v želen korak zaposlitvenega postopka s pomočjo možnosti Dejanja z izbranimi.

Podpora razgovoru s kandidatom

ATS Recruitis omogoča napredno podporo razgovorom s kandidati. Dostop do teh funkcionalnosti dobimo tako, da izberemo zavihek, ki predstavlja korak razgovora (npr. 1.

razgovor, 2. razgovor ...).

Zapiski razgovora
Zapiski razgovora omogočajo dodajanje posameznih opomb o kandidatu, in omogočajo pregled opomb, ki jih o kandidatu napišejo drugi.

Ocenjevalna kartica
Največkrat uporabljena funkcionalnost za podporo razgovorom pri naših strankah je ocenjevalna kartica (poleg tega sistem omogoča še pripravo splošnega vprašalnika ali vprašalnika za ocenjevanje kompetenc), saj omogoča enostavno, hitro in analitično primerjavo kandidatov.

Kartica omogoča hitro pripravo splošnih kriterijev za ocenjevanje.

Ocenjevalno kartico pripravite tako, da v rubriki Moja ocena kliknete Uredi in nastavite merila ter uteži.

Primerjava kandidatov s pomočjo ocenjevalne kartice
Ko so vsi kandidati ocenjeni s pomočjo ocenjevalne kartice, jih lahko primerjate na način, da se postavite na seznam vseh kandidatov v okviru razpisa in kliknete Primerjava kandidatov.

Rezultat je pregledna primerjava z analitičnimi rezultati za vse korake razgovora.

Uvrstitev kandidata v naslednji krog
Vsi, ki sodelujejo v zaposlitvenem postopku, še posebej vodje, lahko preprosto označijo, ali se naj kandidata uvrsti (oz. ne uvrsti) v naslednji korak razgovora ali ne (trenutno je sistem nastavljen za možnost da/ne, ampak tudi to je mogoče spremeniti v več stopenjsko lestvico).

Svoje mnenje lahko vodja izrazi v okna Podrobnosti kandidata, ali masovno preko seznama kandidatov s pomočjo. Ta funkcionalnost je na voljo tudi preko mobilne aplikacije, tako da lahko vodja poda svoje mnenje tudi ko čaka na letalo na letališču.

Ponudba

V fazi ponudbe, ali kadarkoli v postopku lahko kandidatu pošljete personalizirano ponudbo v obliki PDF dokumenta.

Predloge ponudb za delo lahko pripravite v nastavitvah. Samo ponudbo pa pripravite iz mesta Podrobnosti o kandidatu – Dejanja – Pripravi ponudbo.

Deljenje delovnega mesta oz. kandidatov

ATS Recruitis omogoča neomejeno uporabo sistema poljubnemu številu uporabnikov, saj sledi cilju, da se vse možna komunikacija s kandidati in tudi med zaposlenimi dogaja znotraj sistema. To je namreč edini garant, da lahko obvladujemo GDPR v skladu z vsemi modernimi smernicami. Tisti trenutek, ko pošljemo CV vodji na elektronsko pošto, verjetno kršimo GDPR, saj verjetno vodja ne bo poskrbel za uničenje tega dokumenta.

Dobra praksa kaže na to, da je smiselno vodje vključiti po predselekciji, ki jo praviloma opravi kadrovska služba.

Prva možnost vključitve je, da z vodjo delimo vse kandidate preko deljenja delovnega mesta. To naredimo tako, da se navigiramo do seznama delovnih mest v okviru razpisa, kliknemo na ikono zobnika pri izbranem razpisu in izberemo Deli s sodelavci. V nadaljevanju sledimo navodilom na ekranu.

V kolikor vodji ne želimo dati dostopa do vseh kandidatov, ki se niso uvrstili skozi sito predselekcije, lahko preprosto delimo samo želene kandidate v poljubnem koraku zaposlitvenega postopka. To naredimo tako, da se navigiramo do seznama kandidatov znotraj razpisa, označimo korak zaposlitvenega postopka na levi strani, kar ﬁltrira samo tiste kandidate, ki smo jih premaknili npr. v predselekcijo, označimo kandidate in jih delimo z vodjo preko gumba Dejanja z izbranimi in Deli s sodelavci.

Baza talentov

Pomembna prednost sistema ATS Recruitis je samostojno vzdrževanje vseh GDPR soglasij kandidatov, ki želijo ostati na voljo za nadaljnje razpise podjetja.

Do baze talentov lahko dostopamo preko menija Kandidati, kjer je na voljo obstoječi pregled (podmeni Kandidati) in modernejšega pregleda kandidatov (podmeni Nova baza talentov).

V obeh primerih je na levi strani na voljo napreden iskalnik kjer lahko kandidate iščemo po oznakah in drugih parametrih. Na voljo je tudi iskalnik za iskanje po besedilu življenjepisov.

Trenutno še čakamo na soglasje naše pravne pisarne, da vključimo v izbiro najprimernejših kandidatov iz baze talentov tudi AI. Pravno gledano AI namreč ne sme sprejeti nobene odločitve (tudi ne o tem, da nekoga uvrstite v nov razpis).

Program priporočil

ATS Recruitis ponuja napreden sistem priporočil, kjer zaposleni postanejo ambasadorji zaposlitvenih procesov in so nagrajeni bodisi s točkami, ki jih lahko kasneje vnovčijo ali z konkretnim denarjem.

Sistem omogoča več stopenjsko nagrajevanje, kjer vsak nadaljnji korak v procesu prinese več točk ali več denarja. Raziskave kažejo (in tudi praksa iz nekaterih slovenskih podjetij), da priporočila prinašajo najboljše kandidate.

Demo ne omogoča preverjanja vseh funkcionalnosti programa priporočil, lahko pa vseeno preverite kako izgleda uporabniški vmesnik za ta del in skušate nastaviti pravila nagrajevanja s klikom na ikono "pokal".

Program priporočil lahko zaženete, če v menijski vrstici kliknete tri pikice in v podmeniju izberete Program priporočil.

Poročila

V meniju Poročila je na voljo več možnosti poročil. Npr. v obliki izvoza v Excel (podmeni Poročila). V Podmeniju Statistike lahko dobite hiter pregled vseh pomembnejših statistik v graﬁčni obliki. V podmeniju Analitika pa so na voljo različna dodatna analitična poročila.

V naslednjih tednih bomo našim strankam ponudili tudi možnost poročil izdelanih s pomočjo AI, ki bo v celoti kompatibilna z EU in GDPR zakonodajo, saj bodo AI poročila ustvarjena na način, da se noben ključen podatek ne bo poslal AI.

Mobilna aplikacija

Večina opisanih funkcionalnosti je na voljo tudi na mobilni aplikaciji, dostopni preko:

Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=cz.ceskytrhprace.recruitis
App Store: https://apps.apple.com/us/app/recruitis/id1462408185

EU AI Act

Čeprav Slovenija še ni sprejela nobene resne zakonodaje na področju AI, obstaja dejstvo, da bo do tega prej ali slej prišlo, saj se bo morala uskladiti z EU direktivami. Recruitis vse korake v zvezi z AI dela zelo premišljeno, saj obstoječih strank ne želimo spraviti v neugoden pravni položaj, ko bo zakonodaja enkrat sprejeta.

Vse kar je v ATS Recruitis povezano z AI je narejeno na način, ki ščiti osebne podatke kandidatov.

Nekatere ostale funkcionalnosti

V navodilih so opisane funkcionalnosti, ki jih je sorazmerno enostavno narediti in preveriti brez usposabljanja. Recruitis kot celota omogoča še veliko drugih funkcionalnosti kot na primer:

Merjenje zadovoljstva kandidatov.
Merjenje časa vseh korakov v zaposlitvenem postopku.
Dodeljevanje nalog sodelavcem in avtomatizacija dodeljevanja nalog.
Napredno obvladovanje GDPR (anonimizacija in ponovno personalizacija).
Povezljivost z zunanjimi sistemi in naprednejšimi BI.
Možnost dodatnih polj za naprednejše integracije z zunanjimi sistemi.
V kratkem bomo strankam s pomočjo naših partnerjev ponudili tudi možnost predselekcije s močjo pogovornih AI agentov.

Navodila za uporabo ATS Recruitis – demo