Kopiranje in premikanje kandidata

Princip delovanja

• Akcija Kopiraj kandidata na drugo delovno mesto
  • Ustvari kopijo kandidatove prijave na določeno delovno mesto.
  • Zato lahko iz ene prijave ustvarite več kopij na več delovnih mest hkrati.
  • Primarni namen te funkcije je dodeljevanje kandidatov na aktualna delovna mesta iz baze kandidatov, bodisi kandidatov, ki so nastali brez delovnega mesta s sourcingom, ali z "recikliranjem" kandidatov iz talent poola, ki so se prijavili na zgodovinska delovna mesta.

• Akcija Premakni kandidata na drugo delovno mesto
  • Izbriše kandidatovo prijavo z danega delovnega mesta in jo premakne na drugo delovno mesto.
  • Njen primarni namen so situacije, ko se kandidat pomotoma prijavi ali ga kadrovik pomotoma dodeli na delovno mesto, ki ne ustreza njegovemu profilu, vendar imate drugo delovno mesto, kamor se ujema.

Video vodič prikazuje scenarije njune uporabe v praksi:

Kopiranje kandidata in GDPR

V vodiču ste videli, da lahko kopiranje kandidata izvedete bodisi "z e-pošto" ali "brez e-pošte". V obeh primerih nastane prijava kandidata na dano delovno mesto, vendar je v scenariju "z e-pošto" nepotrjena z vidika soglasja za obdelavo osebnih podatkov za dano delovno mesto. S kandidatom na delovnem mestu ni mogoče delati, dokler potrditev ni opravljena - bodisi s strani kandidata ali s strani kadrovika.

Izbira načina kopiranja je povezana s pridobivanjem soglasja za obdelavo osebnih podatkov za dano delovno mesto.

Brez e-pošte

Če izberete možnost "brez e-pošte", potem soglasje potrdi ročno kadrovik in to je zabeleženo v zgodovini akcij:

Z e-pošto

Če izberete možnost "z e-pošto", potem soglasje potrdi neposredno kandidat.

• Kandidatu najprej pošljete e-pošto iz kategorije "Recikliranje kandidatov - Akcija "Kopiranje kandidata na drugo delovno mesto"
• Nato kandidat prejme izbrano predlogo z gumbi za potrditev ali zavrnitev soglasja
• Glede na izbiro gumba se kandidatu prikaže pristajalna stran s potrebnimi informacijami
  • V primeru soglasja je to le potrditvena stran
  • V primeru nesoglasja ima kandidat še možnost spremeniti svojo odločitev
• Alternativno lahko tudi v tem primeru kadrovik potrdi soglasje namesto kandidata s pomočjo ikone "palec gor"

Če pride do zavrnitve, vidite to informacijo tako v podrobnostih kandidata kot v podrobnostih delovnega mesta:

Lastno GDPR soglasje izgleda takole:

• Po kopiranju na delovno mesto se ustvari ustrezno soglasje za obdelavo podatkov za dano delovno mesto
• Če kandidat (ali kadrovik ročno) soglasje zavrne, se to odraža tako v tabeli soglasij kot v zgodovini akcij

Nasvet: Če je kandidat kopiran na delovno mesto, se soglasje za obdelavo osebnih podatkov za dano delovno mesto ustvari takoj, tj. v trenutku, ko je bil kandidat dodeljen na delovno mesto, čeprav soglasje še ni potrjeno (bodisi s strani kandidata ali kadrovika). Kandidat nato potrdi soglasje s to veljavnostjo. Razlog je, da ne bi nastala vrzel med dodelitvijo kandidata na delovno mesto in veljavnostjo soglasja.

Kopiranje kandidata in vir

Če kopirate kandidata z delovnega mesta na delovno mesto, lahko pri kopiranju ohranite njegov vir z aktualnega delovnega mesta.

V nasprotnem primeru ali v primeru, da kopirate kandidata, ki je bil vstavljen samo v bazo podatkov, na njegovo prvo delovno mesto, se vir kopiranega kandidata ustvari kot splošna vrednost za to situacijo, torej: "Recikliranje: Iz baze podatkov".

Kopiranje kandidata in priloge

V okviru dialoga za kopiranje kandidata imate možnost na novo delovno mesto takoj kopirati tudi nekatere priloge kandidata.

Konkretno gre za:

• Priloge pri aktualnem delovnem mestu
• Priloge pri kandidatu kot takem, torej nedodeljene nobenemu delovnemu mestu

Na spodnji sliki vidite primer kandidata, ki ima prilogo pri aktualnem delovnem mestu, prilogo pri drugem delovnem mestu in prilogo, ki ni dodeljena nobenemu delovnemu mestu. V okviru dialoga za kopiranje z delovnega mesta "Testno delovno mesto: Prodajni zastopnik" se torej ponujata priloga s tega delovnega mesta in tudi priloga, ki ni dodeljena nobenemu delovnemu mestu.