Reporty a statistiky

V rámci ATS Recruitis máte v menu Výběry možnost zobrazit si dvě položky vztahující se k reportingu:

• Statisitky (odkaz)
• Reporty (odkaz)

Účelem statistik je dát recruitérům rychlý přehled o klíčových KPI náboru přímo v aplikaci ve formě grafů, zatímco reporty představují komplexní sadu dat určenou pro další nebo hlubší analýzu ve formátu XLSX.

Statistiky

Statistiky dávají recruitérům přehled o KPI, které považujeme pro nábor za zásadní. Zobrazují se ve formě interaktivních grafů.

KPI, které statistiky sledují, jsou:

• Počet kandidátů a jejich zdroje
• Délka náboru
• Důvody zamítnutí
• Gender kandidátů

Statistiky lze filtrovat dle období, jména recruitéra a především dle flow náboru, neboli šablon procesu náboru, které pro vaše pozice používáte. To je dáno tím, že např. statistiky typu "délka náboru" nelze míchat z více procesů náboru (je logické, že tříkolový pohovor trvá déle než dvoukolový a nechcete, aby vám to ovlivňovalo čísla). Toto je důležité zvážit i při tvorbě flow náboru - existují scénáře, kdy, i když máte de facto stejný proces náboru, je lepší nastavit si flow dvě tak, aby vám statistiky dávaly relevantní čísla. Např. pokud hledáte pozice na marketing a do vývoje dle stejného procesu, bude lepší mít flow dvě z důvodu sledování zdrojů - na marketing vám například budou fungovat portály typu jobsů, které ale nebudou dávat relevantní kandidáty do vývoje. Pokud byste oboje smíchaly do jednoho flow, vyšlo by vám, že jobsy jsou zdrojem, který přináší velké procento kandidátů do vývoje, resp. nebyli byste schopni odlišit, jaké kandidáty jobsy reprezentují. 

 

Počet kandidátů a jejich zdroje

V úvodním grafu ve tvaru trychtýře vidíte, kolik kandidátů prošlo za dané období jednotlivými stavy (tedy např. kolik bylo nových kandidátů, kolik kandidátů prošlo stavem pohovor apod.) a kolik kandidátů tam je aktuálně (to má vliv na tvar trychtýře a pokud některá část "bobtná" ukazuje to, že proces je v některém místě může být přetížený).

Pokud se konkrétně zaměříme na první řádek grafu, tedy nové kandidáty, značí nám to, kolik nových přibylo v daném období.  Přičemž aktivní už nám ukazují kolik kandidátů v dané fázi procesu je právě teď.

Pro chápání grafu jsou podstatné tyto atributy:

• Tučná čísla
  • Vztahuje se na ně filtrované období
  • Ukazují počet přesunutí do daných stavů flow, která byla za dané období vykonána (např. kolikrát byl nějaký kandidát přesunut do stavu "pohovor" apod.)

• Čísla „aktuálně“
  • Nevztahuje se na ně filtrované období - je to počet kandidát, kteří jsou v daném stavu právě teď
  • Aktuálně“ obsahuje jak aktivní kandidáty, tak ty zamítnuté
  • Většinou bude platit, že počet kandidátů „Aktuálně“ v daném stavu je vyšší než počet  kandidátů, kteří byli do daného stavu přesunuti ve filtrovaném období

Názvy, barvy a počet položek trychtýře závisí na vašem individuálním nastavení a proto se může lišit od zobrazovaného příkaldu. Zároveň platí, že kvalita dat ovlivňuje vypovídací schopnost grafu - tedy, pokud některé kroky přeskakujete, opakovaně uchazeče posouváte do stejného stavu apod. můžete si vypovídací schopnost podstatně snížit. 

Pro každý stav také vidíte podíl kandidátů z jednotlivých zdrojů. Můžete tak sledovat nejen kvantitu kandidátů z jednotlivých zdrojů, ale také kvalitu. Např. to, že zdroj A vám přináší na vstupu nejvíce kandidátů nemusí znamenat, že je dobrý. Pokud se většina kandidátů z tohoto zdroje nedostane ani na pohovor, je na zváženou, zda takový zdroj používat. Naopak, pokud zdroj B dává jen pár kandidátů, ale ti všichni postoupí minimálně na pohovor, je to kvalitní zdroj bez ohledu na kvantitu.

Délka náboru

Tento grafu ukazuje, jak dlouho v průměru trvá přijmout uchazeče. Opět, podobně jako v případě zdrojů kandidátů, i zde vidíte detail pro jednotlivé fáze náboru, což vám dává další rozměr. Například, pokud vám vyjde, že v průměru trvá přijmout uchazeče 20 dní, může to být dobrý i špatný výsledek. Samotné číslo by vám mnoho neřeklo. Pokud např. žádná fáze netrvá déle než pár dní je to pravděpodobně dobré, pokud je tam ale např. jedna fáze, která z těchto 20 dní zabírá 15, víte, že je potřeba se na ni zaměřit a že její zrychlení vám zrychlí proces náboru dramaticky. 

Důvody zamítnutí

Důvody zamítnutí jsou v rámci náboru důležité z několika pohledů. V rámci statistik vás pravděpodobně nejvíce zajímá, z jakého důvodu nejčastěji zamítáte pro vyhodnocení relevance zdrojů kandidátů a kvality komunikace v rámci náboru. Například zamítáte nejčastěji z důvodu na straně firmy, že kandidát nebyl culture-fit? Pak je pravděpodobně potřeba zvážit místa, kde inzerujete, obsah a styl jakým inzerujete apod. Zamítáte nejčastěji z důvodu na straně kandidáta, že měl vyšší finanční očekávání? Pak jsou zřejmě vaše nabídky pod úrovní trhu. 

Gender kandidátů

Tato statistika vám dává přehled dle genderu kandidátů. Díky filtraci dle flow náboru můžete sledovat vyváženost pro různé typy pozic.

Z výše uvedeného vyplývá, že statistiky vám primárně pomohou identifikovat klíčové otázky, které byste si měli pokládat a jejichž zodpovězení vám pomůže kontinuálně vylepšovat proces náboru. Mimochodem, tyto statistiky se zobrazují také v detailu každé pozice (na spodu stránky pod výpisem kandidátů) s hodnotami pro tu danou konkrétní pozici.

Reporty

V reportech máte přístup k detailním datům ze systému, která vám umožní hlubší analýzu buď přímo v Excelu, napojením na některý z BI systémů, případně naprogramováním vlastní logiky zpracování dat a vizualizace dat.

V rámci reportu máte možnost vybrat si vygenerování několika typů dat, resp. dat z několika pohledů. Přímo na stránce s reporty je popis jednotlivých listů excelu, které si můžete stáhnout a také jednotlivých položek, zde je stručný přehled:

• Timeline
  • obsahuje záznam událostí v systému za dané období
  • zde zjistíte údaje typu: kolik bylo pohovorů, kolik přijatých kandidátů, kolik bylo přidáno poznámek
• Answers
  
  • obsahuje seznam odpovědí kandidátů na vaše pozice za dané období
  • zjistíte zde například: kolik se vám přihlásilo kandidátů, z jakých zdrojů, jaký je jejich aktuální stav v procesu, zda byl zamítnutý a proč apod.
• Jobs
  
  • obsahuje pozice otevřené v daném období
  • zjistíte zda například: kolik jste otevřeli pozic, kolik jich je aktivních, kolik FTE v nich hledáte, proč byly pozice otevřeny apod.
• Job Filters
  • obsahuje filtrační položky k pozicím otevřeným za dané období
  • význam těchto položek se liší firmu od firmy, proto jejich význam nelze všeobecně popsat, ale například může jít o počet pozic pro konkrétní oddělení, divizi, technologii apod.
• Personalists_Answers
  • obsahuje všechny odpovědi vzniklé v daném časovém rozmezí s ohledem na jednotlivé personalisty
  • formát je vhodný pro kontingenční tabulku, která pak může analyzovat aktivitu jednotlivých recruitérů, např. kolik zpracovali kandidátů, kolik udělali pohovorů, kolik dali nabídek apod.
• Personalists
  • obsahuje aktuální seznam všech uživatelů systému (na tento sešit se nevztahuje časové rozmezí)
• Offices
  • obsahuje všechny pobočky firmy (na tento sešit se nevztahuje časové rozmezí)

Celá řada metrik, způsob vyhodnocení a význam hodnot závisí na vašem konkrétním nastavení (především na flow náboru, důvodech zamítnutí nebo filtračních položkách) a také na tom, jak poctivě data vyplňujete (např. důvody otevření pozice), proto není možné dodat jeden report, který vyhovuje všem a také je možné, že některé z výše uvedených příkladů s vašimi konkrétními daty nebudou možné.

Více informací, včetně některých praktických aplikací reportingu, obsahuje následující video: