Problémy s doručováním emailů (nedoručené emaily nebo spam)

Nápověda Recruitis · Aktualizováno

Výchozí nastavení ATS Recruitis umožňuje odesílání emailů přes Recruitis (z jeho adresy), ale za vaši firmu. Nicméně, pokud kandidát nebo správce jeho emailového serveru nastavil přísnější pravidla bezpečnosti , může se stát, že email nebude doručen nebo spadne do spamu.

Pro lepší doručitelnost můžete upravit nastavení odesílání emailů v sekci "Nastavení" v menu "Emailová komunikace". Tam si můžete vybrat z různých typů odesílání emailů a snadno zajistit, aby Vaše emaily dorazily tam, kam mají.

Zde je shrnutí možností způsobů zasílání:

  • Odesílání mailů přes Recruitis
    • Recruitis odesílá emaily s Vaší doménou, ale přes mailserver ATS Recruitis.
  • Odesílání mailů přes Recruitis s vlastní doménou (nutný SPF záznam)
    • SPF a DKIM záznamy dávají ATS Recruitis mailserveru povolení odesílat emaily z Vaší domény.
  • Vlastní SMTP server pro odesílání pošty
    • Recruitis umožňuje zasílat zprávy také přes váš vlastní emailový server a emaily chodí přímo z Vašeho emailu.
nastavení emailové komunikace

Nastavení SPF a DKIM záznamů

Pokud si přejete odesílat emaily přes Recruitis s vlastní doménou a s využitím SPF / DKIM záznamů, je nutné sdělit příslušné informace vašemu IT.

Níže najdete obrázek s informacemi o SPF a DKIM záznamech, které je třeba přidat. Vaše IT bude schopné tyto záznamy přidat a poté bude možné odesílat emaily přes Recruitis s vlastní doménou bez problémů se spam filtry, které by mohly vyhodnotit standardní nastavení jako "podezřelé".

 

 

informace o SPF a DKIM záznamech

SPF - co to je a jak funguje

SPF záznam je jako seznam povolených lidí, kteří mohou odesílat emaily z vašeho jména. Pokud někdo jiný, kdo není na seznamu, se pokusí poslat email z vašeho jména, emailový server příjemce to zkontroluje a může tento email odmítnout, protože není jisté, že je to opravdový email od vás.

Pro ujasnění, zde je jednoduchý diagram, který ukazuje, jak SPF funguje:

jak spf funguje

Často kladené otázky

Jak poznám, že email odešel z ATS Recruitis?

  • Pokud se email propíše do sekce "Historie akcí" na kartě kandidáta, znamená to, že se email kandidátovi úspěšně odeslal.
  • Dále, pokud se propsal i do historie komunikace na kartě komunikace, máte jistotu, že byl v pořádku (emaily pro uložení do karty "Komunikace" se totiž propisují až po jejich zpětném doručení na adresu systémového emailu v ATS Recruitis - toto ale můžete mít v rámci firemního nastavení vypnuté).

Jak je možné, že kandidátovi email nepřišel, když tvrdíte, že z ATS Recruitis odešel?

  • Tato situace může nastat v okamžiku, kdy email odešel z Recruitisu, ale emailový server kandidáta odmítl email (např. kvůli špatně nastavené metodě SPF a DKIM ve vašem systému nebo pokud má kandidát nastavená silná bezpečnostní opatření, plný inbox apod.)

Co je dobré vědět pro nastavování

Pokud si budete nastavovat DNS a DKIM sami nebo pokud kolegové v IT nemají dostatek zkušeností, je dobré znát princip nastavení, alespoň v tomto rozsahu.

Při přidávání DNS záznamů pro umožnění odesílání emailů z Recruitisu přes vaši doménu může být vyžadováno specifikování pevně stanoveného "source" a "target" pole. Ukážeme si to na konkrétním příkladu zápisu:

  • recruitis._domainkey.recruitis.io. IN CNAME message._domainkey.recruitis.io.

V tomto konkrétním zápisu DNS je:

  • "source" reprezentován řetězcem "recruitis._domainkey.recruitis.io."
  • "target" reprezentován řetězcem "message._domainkey.recruitis.io.".

Konkrétně se jedná o CNAME záznam, který nastavuje alias "recruitis._domainkey.recruitis.io." na hodnotu "message._domainkey.recruitis.io.". To znamená, že když někdo hledá záznam pro "recruitis._domainkey.recruitis.io.", DNS server přesměruje dotaz na "message._domainkey.recruitis.io." a vrátí odpověď pro tento záznam.

Celkově se zápis DNS skládá z několika částí, které jsou odděleny tečkami. První část zápisu označuje konkrétní doménu ("recruitis.io."), druhá část pak specifikuje typ záznamu (CNAME), třetí část ("recruitis._domainkey") označuje název aliasu a poslední část ("message._domainkey.recruitis.io.") označuje hodnotu, na kterou se alias přepisuje.

💡 Je nezbytné mít správně nastavené SPF a/nebo DKIM záznamy pro doručení e-mailu, pokud tento způsob doručení používáte. V případě, že e-mail není doručen a vrátí se vám zpět jako nedoručitelný, je nutné zkontrolovat SPF a/nebo DKIM záznam ve vašem systému.

Níže je přiložena ukázka nedoručitelného e-mail, který může být výsledkem špatného nastavení SPF a/nebo DKIM:

ukázka vráceného emailu