Problémy s doručováním emailů (nedoručené emaily nebo spam)

Výchozí nastavení ATS Recruitis umožňuje odesílání emailů přes Recruitis (z jeho adresy), ale za vaši firmu. Nicméně, pokud kandidát nebo správce jeho emailového serveru nastavil přísnější pravidla bezpečnosti , může se stát, že email nebude doručen nebo spadne do spamu.

Pro lepší doručitelnost můžete upravit nastavení odesílání emailů v sekci "Nastavení" v menu "Emailová komunikace". Tam si můžete vybrat z různých typů odesílání emailů a snadno zajistit, aby Vaše emaily dorazily tam, kam mají.

Zde je shrnutí možností způsobů zasílání:

• Odesílání mailů přes Recruitis
  • Recruitis odesílá emaily s Vaší doménou, ale přes mailserver ATS Recruitis.

• Odesílání mailů přes Recruitis s vlastní doménou (nutný SPF záznam)
  • SPF a DKIM záznamy dávají ATS Recruitis mailserveru povolení odesílat emaily z Vaší domény.

• Vlastní SMTP server pro odesílání pošty
  
  • Recruitis umožňuje zasílat zprávy také přes váš vlastní emailový server a emaily chodí přímo z Vašeho emailu.

Nastavení SPF a DKIM záznamů

Pokud si přejete odesílat emaily přes Recruitis s vlastní doménou a s využitím SPF / DKIM záznamů, je nutné sdělit příslušné informace vašemu IT.

Níže najdete obrázek s informacemi o SPF a DKIM záznamech, které je třeba přidat. Vaše IT bude schopné tyto záznamy přidat a poté bude možné odesílat emaily přes Recruitis s vlastní doménou bez problémů se spam filtry, které by mohly vyhodnotit standardní nastavení jako "podezřelé".

SPF - co to je a jak funguje

SPF záznam je jako seznam povolených lidí, kteří mohou odesílat emaily z vašeho jména. Pokud někdo jiný, kdo není na seznamu, se pokusí poslat email z vašeho jména, emailový server příjemce to zkontroluje a může tento email odmítnout, protože není jisté, že je to opravdový email od vás.

Pro ujasnění, zde je jednoduchý diagram, který ukazuje, jak SPF funguje:

Často kladené otázky

Jak poznám, že email odešel z ATS Recruitis?

• Pokud se email propíše do sekce "Historie akcí" na kartě kandidáta, znamená to, že se email kandidátovi úspěšně odeslal.
• Dále, pokud se propsal i do historie komunikace na kartě komunikace, máte jistotu, že byl v pořádku (emaily pro uložení do karty "Komunikace" se totiž propisují až po jejich zpětném doručení na adresu systémového emailu v ATS Recruitis - toto ale můžete mít v rámci firemního nastavení vypnuté).

Jak je možné, že kandidátovi email nepřišel, když tvrdíte, že z ATS Recruitis odešel?

• Tato situace může nastat v okamžiku, kdy email odešel z Recruitisu, ale emailový server kandidáta odmítl email (např. kvůli špatně nastavené metodě SPF a DKIM ve vašem systému nebo pokud má kandidát nastavená silná bezpečnostní opatření, plný inbox apod.)

Co je dobré vědět pro nastavování

Pokud si budete nastavovat DNS a DKIM sami nebo pokud kolegové v IT nemají dostatek zkušeností, je dobré znát princip nastavení, alespoň v tomto rozsahu.

Při přidávání DNS záznamů pro umožnění odesílání emailů z Recruitisu přes vaši doménu může být vyžadováno specifikování pevně stanoveného "source" a "target" pole. Ukážeme si to na konkrétním příkladu zápisu:

• recruitis._domainkey.recruitis.io. IN CNAME message._domainkey.recruitis.io.

V tomto konkrétním zápisu DNS je:

• "source" reprezentován řetězcem "recruitis._domainkey.recruitis.io."
• "target" reprezentován řetězcem "message._domainkey.recruitis.io.".

Konkrétně se jedná o CNAME záznam, který nastavuje alias "recruitis._domainkey.recruitis.io." na hodnotu "message._domainkey.recruitis.io.". To znamená, že když někdo hledá záznam pro "recruitis._domainkey.recruitis.io.", DNS server přesměruje dotaz na "message._domainkey.recruitis.io." a vrátí odpověď pro tento záznam.

Celkově se zápis DNS skládá z několika částí, které jsou odděleny tečkami. První část zápisu označuje konkrétní doménu ("recruitis.io."), druhá část pak specifikuje typ záznamu (CNAME), třetí část ("recruitis._domainkey") označuje název aliasu a poslední část ("message._domainkey.recruitis.io.") označuje hodnotu, na kterou se alias přepisuje.

💡 Je nezbytné mít správně nastavené SPF a/nebo DKIM záznamy pro doručení e-mailu, pokud tento způsob doručení používáte. V případě, že e-mail není doručen a vrátí se vám zpět jako nedoručitelný, je nutné zkontrolovat SPF a/nebo DKIM záznam ve vašem systému.

Níže je přiložena ukázka nedoručitelného e-mail, který může být výsledkem špatného nastavení SPF a/nebo DKIM: