Kalendář (redesign)

Kalendáře jsou jedním ze základních prvků každého ATS. Slouží pro snadné plánování událostí, primárně pohovorů s kandidáty, ale také pro sdílení událostí napříč týmem. 

Kromě specifických ací typu plánování pohovoru se do kalendáře dostanete typicky přes hlavní menu:

Mezi klíčové funkce kalendáře patří především tyto:

  • Plánování pohovoru s kandidáty (jednotlivě  nebo hromadně)
  • Zakládání ad-hoc událostí
  • Načítání externích kalendářů (Google, Microoft)
  • Vytváření vlastních interních kalendářů a jejich sdílení
  • Přidávání kalendářů do kategorií 
  • Označování oblíbených kalendářů
  • Zapínání a vypínání zobrazení jednotlivých kalendářů 
  • Různé polhedy na kalendář (časové úseky, agenda)

Pojďme se nyní na klíčové funkcionality kalendářů v ATS Recruitis podívat detailněji…

Zobrazování kalendářů

Uživatelské prostředí kalendáře nabízí tyto základní možnosti:

V levé části vidíte zobrazeny kalendáře, které máte momentálně synchronizované na vašem účtu a to jak ty externí (Google nebo Microsoft), tak ty interní, které si můžete v rámci ATS Recruitis vytvářet a sdílet s kolegy.

  • Tyto kalendáře si můžete organizovat do kategorií - na obrázku výše je například založena kategorie “Týmové kalendáře” a všechny ostatní kalendáře pak spadají do kategorie “Nezařazené”.
  • Kalendáře si můžete zároveň hvězdičkou označit jako oblíbené, ty se pak ukazují úplně nahoře v samostatné kategorii. 
  • Zobrazené kalendáře si můžete zapínat a vypínat dle potřeby pomocí check-boxu vlevo vedle názvu  kalendáře.
  • Pomocí třítečkového menu vpravo vedle názvu kalendáře ho můžete editovat, případně odebrat.
  • Celou tuto část s kategoriemi si můžete vypnout a maximalizovat tak zobrazení kalendáře přes celou plochu.

Zobrazování událostí 

Události můžete zobrazovat jak v klasickém kalendářovém pohledu na týden, tak použít režim “Agenda”, případně měsíční nebo denní zobrazení.

V případě, že máte kalendářů více a ne všechny události jsou pro vaši práci vždy relevantní (např. pro IT oddělení nepotřebujete vidět kalendář manažera marketingu apod.), pa můžete události z jednotlivých kalendářů zobrazovat nebo skrývat pomocí check-boxu u příslušného kalendáře.

Přidávání událostí a editace událostí

Jednotlivé události v kalendářích můžete editovat, případně můžete také ručně založit událost v libovolném kalendáři nebo kalendářích. Vždy se zobrazí dialog, kde se nastavují prametry události:

  • Název události (u ručně přidávaných je prázdný, u pohovorů je to výchozí hodnota, případně konkrétní název synchronizované události)
  • Doba trvání (lze zadávat buď přesný čas od - do, nebo jen jako od a dobu trvání)
  • Seznam kalendářů (pro výběr, kam událost propsat)
  • Typ události (vyplňuje systém automaticky) dále pak určuje další prvky - např. u pohovoru je účastník (pozvaný), další akce vztahující se k pohovoru apod.

Plánování pohovorů s kandidáty

Pokud chcete kalendář využít pro plánování pohovorů s jedním nebo i s více kandidáty, je třeba při přesunu do stavu flow s pohovorem vybrat možnost “Přes kalendář”.

Tato možnost vás přenese do kalendáře s vybranými kandidáty zarovnanými na spodní tmavé liště pod kalendářem tak, abyste je mohli snadno přesunou v kalendáři do volných míst a poté pozvat na pohovor jediným odesláním pozvánky, ať už se jedná o jednoho nebo více kandidátů.

💡 Největší přidanou hodnotu má plánování přes kalendář pochopitelně při větším množství pohovorů, které chcete hromadně naplánovat, kdy místo např. 3 pozvánek a 3 emailů stačí vše odeslat jen jednou a ATS Recruitis sám vyplní datumy pohovorů a další údaje pro e-mailovu šablonu a pozvánky jednotlivých kandidátů.

Synchronizace kalendářů

Pro tyto účely máte 2 možnosti, které lze samozřejmě také kombinovat:

Synchronizace externích kalendářů

Momentálně jsou k dispozici napojení na dva hlavní providery - Google a Microsoft.

Ke svému kalendáři se připojíte pomocí příslušné ikony providera, kde se poté objeví dialog s přihlášením k vašemu kalendáři a po úspěšném přihlášení seznam kalendářů, které si na daném účtu můžete synchronyzovat.

💡Zde je důležité, aby na úrovni vašeho IT bylo povolené, nebo se povolilo, propojení kalendáře v ATS Recruitis.

Vytvoření a sdílení interního kalendáře ATS Recruitis 

Kromě kalendářů z externích služeb, můžete také vytvářet interní kalendáře v rámci ATS Recruitis.  

Tyto kalendáře můžete použít pro různé účely (ať už pro vlastní klasifikaci událostí (ve spojení s vypínáním a zapínáním zobrazení), případně pro sdílení určitého typu událostí v rámci týmu (např. nábory pro určité oddělení apod.)

  • Při vytváření nebo editaci interního kalendáře máte na výběr tato nastavení:
  • Nastavení názvu kalendáře
  • Kategorii, kam kalendář zařadit (kategorie si musíte nejprve nastavit, aby šly vybírat)
  • Barvu pro události z daného kalendáře
  • Možnost kalendář zařadit do oblíbených kalendářů
  • Možnost sdílet kalendář napříč týmem (jak o pak k soukromému kalendáři)

 

Související články

16. 05. 2022

Hromadné štítkování

Nově nemusíte štítkovat kandidáty po jednom, ale můžete štítky (tagy) přidávat nebo ubírat celé skupině kandidátů.

05. 05. 2022

LinkedIn plugin

Mějte přehled o oslovených kandidátech na profesní síti LinkedIn a využijte možnost si je snadno stáhnout přímo do ATS Recruitis bez nutnosti přepisování.

05. 05. 2022

Propojení nových odpovědí ze StartupJobs

Využijte automatizovaného propojení se StartupJobs.cz a nechte se notifikovat o nových odpovědích.