Kalendář (redesign)

Kalendáře jsou jedním ze základních prvků každého ATS. Slouží pro snadné plánování událostí, primárně pohovorů s kandidáty, ale také pro sdílení událostí napříč týmem. 

Kromě specifických ací typu plánování pohovoru se do kalendáře dostanete typicky přes hlavní menu:

Mezi klíčové funkce kalendáře patří především tyto:

• Plánování pohovoru s kandidáty (jednotlivě  nebo hromadně)
• Zakládání ad-hoc událostí
• Načítání externích kalendářů (Google, Microoft)
• Vytváření vlastních interních kalendářů a jejich sdílení
• Přidávání kalendářů do kategorií 
• Označování oblíbených kalendářů
• Zapínání a vypínání zobrazení jednotlivých kalendářů 
• Různé polhedy na kalendář (časové úseky, agenda)

Pojďme se nyní na klíčové funkcionality kalendářů v ATS Recruitis podívat detailněji…

Zobrazování kalendářů

Uživatelské prostředí kalendáře nabízí tyto základní možnosti:

V levé části vidíte zobrazeny kalendáře, které máte momentálně synchronizované na vašem účtu a to jak ty externí (Google nebo Microsoft), tak ty interní, které si můžete v rámci ATS Recruitis vytvářet a sdílet s kolegy.

• Tyto kalendáře si můžete organizovat do kategorií - na obrázku výše je například založena kategorie “Týmové kalendáře” a všechny ostatní kalendáře pak spadají do kategorie “Nezařazené”.
• Kalendáře si můžete zároveň hvězdičkou označit jako oblíbené, ty se pak ukazují úplně nahoře v samostatné kategorii. 
• Zobrazené kalendáře si můžete zapínat a vypínat dle potřeby pomocí check-boxu vlevo vedle názvu  kalendáře.
• Pomocí třítečkového menu vpravo vedle názvu kalendáře ho můžete editovat, případně odebrat.
• Celou tuto část s kategoriemi si můžete vypnout a maximalizovat tak zobrazení kalendáře přes celou plochu.

Zobrazování událostí 

Události můžete zobrazovat jak v klasickém kalendářovém pohledu na týden, tak použít režim “Agenda”, případně měsíční nebo denní zobrazení.

V případě, že máte kalendářů více a ne všechny události jsou pro vaši práci vždy relevantní (např. pro IT oddělení nepotřebujete vidět kalendář manažera marketingu apod.), pa můžete události z jednotlivých kalendářů zobrazovat nebo skrývat pomocí check-boxu u příslušného kalendáře.

Přidávání událostí a editace událostí

Jednotlivé události v kalendářích můžete editovat, případně můžete také ručně založit událost v libovolném kalendáři nebo kalendářích. Vždy se zobrazí dialog, kde se nastavují prametry události:

• Název události (u ručně přidávaných je prázdný, u pohovorů je to výchozí hodnota, případně konkrétní název synchronizované události)
• Doba trvání (lze zadávat buď přesný čas od - do, nebo jen jako od a dobu trvání)
• Seznam kalendářů (pro výběr, kam událost propsat)
• Typ události (vyplňuje systém automaticky) dále pak určuje další prvky - např. u pohovoru je účastník (pozvaný), další akce vztahující se k pohovoru apod.

Plánování pohovorů s kandidáty

Pokud chcete kalendář využít pro plánování pohovorů s jedním nebo i s více kandidáty, je třeba při přesunu do stavu flow s pohovorem vybrat možnost “Přes kalendář”.

Tato možnost vás přenese do kalendáře s vybranými kandidáty zarovnanými na spodní tmavé liště pod kalendářem tak, abyste je mohli snadno přesunou v kalendáři do volných míst a poté pozvat na pohovor jediným odesláním pozvánky, ať už se jedná o jednoho nebo více kandidátů.

💡 Největší přidanou hodnotu má plánování přes kalendář pochopitelně při větším množství pohovorů, které chcete hromadně naplánovat, kdy místo např. 3 pozvánek a 3 emailů stačí vše odeslat jen jednou a ATS Recruitis sám vyplní datumy pohovorů a další údaje pro e-mailovu šablonu a pozvánky jednotlivých kandidátů.

Odesílání emailů

Odesílání emailů při plánování pohovorů přes kalendář probíhá už v také redesignovaném dialogu odesílání emailů.

Dialog má kromě nové vzhledu také několik důležitých vylepšení  viz obrázek níže:

Synchronizace kalendářů

Pro tyto účely máte 2 možnosti, které lze samozřejmě také kombinovat:

Synchronizace externích kalendářů

Momentálně jsou k dispozici napojení na dva hlavní providery - Google a Microsoft.

Ke svému kalendáři se připojíte pomocí příslušné ikony providera, kde se poté objeví dialog s přihlášením k vašemu kalendáři a po úspěšném přihlášení seznam kalendářů, které si na daném účtu můžete synchronyzovat.

💡Zde je důležité, aby na úrovni vašeho IT bylo povolené, nebo se povolilo, propojení kalendáře v ATS Recruitis.

Vytvoření a sdílení interního kalendáře ATS Recruitis 

Kromě kalendářů z externích služeb, můžete také vytvářet interní kalendáře v rámci ATS Recruitis.  

Tyto kalendáře můžete použít pro různé účely (ať už pro vlastní klasifikaci událostí (ve spojení s vypínáním a zapínáním zobrazení), případně pro sdílení určitého typu událostí v rámci týmu (např. nábory pro určité oddělení apod.)

• Při vytváření nebo editaci interního kalendáře máte na výběr tato nastavení:
• Nastavení názvu kalendáře
• Kategorii, kam kalendář zařadit (kategorie si musíte nejprve nastavit, aby šly vybírat)
• Barvu pro události z daného kalendáře
• Možnost kalendář zařadit do oblíbených kalendářů
• Možnost sdílet kalendář napříč týmem (jak o pak k soukromému kalendáři)