Flow náboru

Co je flow náboru a proč si ho definovat?

Pokud s nábory teprve začínáte, je možné, že jste doposud neměli kapacitu se zamýšlet nad tím, jak by váš náborový proces měl vypadat. Nicméně, s implementací vašeho nového ATS možná nastal ideální čas na to si vše řádně definovat. Jasně nastavený proces přinese klid na duši všem, kteří do náboru nějakým způsobem vstupují:

• Recruiteři ví, co vše si mají před začátkem náboru připravit.
• Hiring manažerům usnadní práci to, že nemusí dokola stále vymýšlet, jak u každé pozice postupovat.
• Kandidáti vědí, co je v průběhu procesu čeká.

Nastavení flow náborů v ATS Recruitis.io

Do nastavení flow náboru se dostanete kliknutím na tlačítko "Nastavení" v horním menu a výběrem položky "Flow náborů".

Systém vám následně zobrazí nabídku, kde si můžete buď vybrat a používat naši předpřipravenou šablonu nazvanou "Základní rozřazení" nebo si můžete postavit šablonu vlastní zcela od nuly.  Pokud se rozhodnete pro vytváření vlastního flow, ale necítíte se na to, abyste šablonu tvořili od nuly, můžete editovat šablonu, která už v systému je a poté ji uložit jako novou přes tlačítko "Uložit jako nový". Původní šablona vám v systému zůstane, zároveň tam ale vznikne i nová.

Co se možností editace jednotlivých fází flow týče, pojďme si to nyní ukázat na naší předpřipravené šabloně.

Pozor: při vytváření nebo editaci šablon je třeba vše ukládat dvoukrokově (jednotlivé fáze flow a následně pak i celou šablonu - ukážeme si na videu níže).

Editace jednotlivých fází flow nebo přidání nových

Klikněte na některou z předpřipravených fází flow a vyberte buď možnost editace, nebo přidání nové (viz screenshot). Rozsah nastavení bude u každé možnosti stejný. 

Výběr akce

Nyní vyberte, jakou akci má posunutí kandidáta do této fáze flow vyvolat. Tyto akce jsou poté navázány na konkrétní e-mailové šablony, které můžete po přesunu kandidáta z fáze do fáze danému člověkovi poslat - tuto funkcionalitu máme blíže popsanou v tomto článku.

Na výběr je z následujících možností:

• Prázdná akce - nestane se nic.
• Uchazeče čeká dotazník/zavolání - vybíráte z šablon, kde kandidátovi zašlete předpřipravený dotazník.
• Uchazeč je zařazen do pohovoru - vybíráte z šablon, kde kandidátovi nabízíte termín pohovoru.
• Uchazeč je vybrán - vybíráte z šablon, kde kandidátovi oznamujete dobré zprávy.
• Uchazeč je přijat na pozici - oficiální ukončení procesu, datum a čas přijetí vstupuje do statistik (např. když chcete efektivně měřit metriky typu time-to-hire.

Název fáze

Fázi si pojmenujte tak, aby odpovídala terminologii, kterou běžně u vás ve společnosti používáte, např. "Předvýběr", "Pre-screening" nebo "1. kolo pohovoru".

Výběr barvy

Nemá až takovou důležitost, nastavení rozdílných barev pro různé fáze náborového procesu nicméně může pomoci se lépe zorientovat v náborovém funnelu nebo koláčových grafech, pokud budete chtít sledovat statistiky týkající se vašeho náboru. Barva se zobrazuje také v detailu pozice, kde kandidáta ze stavu do stavu přesouváte.

Jakmile máte vše nastavené, uložte změny kliknutím na tlačítko "Potvrdit změnu". Tím se vám tato fáze uloží. Po nastavení všech fází a názvu flow si celou šablonu uložte kliknutím na tlačítko "Uložit stávající" (současná šablona se přepíše) nebo "Uložit jako nový" (vytvoří se šablona nová).

Vytvoření nové šablony a editace / přidání jednotlivých fází flow v kostce:

Nastavení SLA pro jednotlivé fáze náborového procesu

Video, které se více věnuje SLA (z anglického service level agreement - dohoda o kvalitě poskytovaných služeb) a proč je dobré s ním v rámci našeho ATS pracovat, naleznete na tomto odkaze. Právě při nastavování flow náboru si ale můžete určit, jak bude vaše SLA pro jednotlivé fáze procesu vypadat. Stačí kliknout na tlačítko "Upravit SLA flow" a dát se do nastavování.

Abyste mohli SLA pro jednotlivé fáze procesu měřit, je třeba tuto funkci nejprve zapnout. V novém okně tedy hned zaškrtněte možnost "Měřit SLA u kandidátů ve flow ...". Poté už si můžete určit počet dnů, které by měl kandidát strávit v jednotlivých fázích procesu. TTO (time to orange) je optimální počet dní, TTR (time to red) kritický. Překročení TTR v podstatě znamená porušení SLA. Nakonec nezapomeňte nastavení uložit.

Nastavení pak může vypadat třeba takto:

Na celý proces nastavení SLA krok za krokem se můžete podívat i na videu:

Tipy na závěr

• Flow náboru je také důležitým "filtrem" pro statistiky - je proto dobré mít pro pozice stejného typu (např. IT pozice) jedno flow a pro pozice jiného typu (např. back-office) jiné flow. Pro statistiky typu "time to hire" nebo kvalitu zdrojů kandidátů budete mít pak relevantní data spojená přes dané flow náboru oproti situaci, kdy je vše na jedné hromadě.
• Pokud budete v budoucnu potřebovat nějakou fázi odstranit, myslete na to, že v té konkrétní fázi nesmí být žádní aktivní nebo zamítnutí kandidáti.
• Změnou nebo editací procesu náboru, který je už v pokročilé fázi, můžete také přijít o některá data (např. z dvoukolového pohovoru uděláte jednokolový) a také zkreslíte statistiky u kandidátů, kteří byli už dále v procesu náboru. Je proto dobré si takovou změnu řádně rozmyslet, případně otevřít novou pozici s novým procesem a tak zpracovávat budoucí kandidáty.