AI draft – pomocník pro psaní e-mailů

Psát každému kandidátovi osobní e-mail je ideál, na který v běžném náboru často nezbývá čas. AI draft tohle mění. Na základě akce v náborovém procesu (posun do dalšího kola, zamítnutí) a se znalostí CV a motivačního dopisu připraví během pár vteřin návrh e-mailu na míru konkrétnímu kandidátovi. Můžete vyjít z vlastní šablony, nebo nechat AI napsat text úplně od nuly. Vy ho už jen zkontrolujete, případně doladíte, a odešlete.

Jak to vypadá v praxi? Představte si, že zamítáte kandidátku po prvním kole na pozici projektové manažerky. Místo obecného „bohužel jsme se rozhodli pro jiného uchazeče“ dostanete návrh, který ocení její zkušenosti s řízením agilních týmů uvedené v CV a srozumitelně vysvětlí, proč tentokrát vybíráte jiný profil. Nebo posouváte vývojáře do dalšího kola. AI draft zmíní jeho motivaci pracovat na produktu, o které psal v motivačním dopise, a rovnou popíše, co ho na technickém pohovoru čeká.

Výsledkem je personalizovaná komunikace ve velkém. Kandidáti mají pocit, že jste jejich přihlášku opravdu četli, a to i ve chvíli, kdy dostávají zamítnutí. Tím budujete pozitivní candidate experience a silnější employer brand a zároveň ušetříte čas, který byste jinak strávili přepisováním šablon nebo kopírováním textu do AI nástroje a zpět.

Kde AI draft najdete

AI draft najdete v každém okně pro odesílání e-mailu, v levé části pod přepínačem Zpráva / Šablony.

Jak to funguje?

V okně pro odesílání e-mailu můžete buď vybrat šablonu, kterou chcete použít jako kontext, nebo nechat AI vygenerovat e-mail úplně od nuly.

Po kliknutí na tlačítko „AI draft“ se pod polem s textem e-mailu objeví nová sekce. V ní nastavíte jazyk, tón a kontext e-mailu, který chcete poslat, a svůj prompt můžete doplnit o další instrukce pro úpravu textu.

💡 U složitějších typů e-mailů – především pozvánky na pohovor nebo žádosti o souhlas se zpracováním osobních údajů (GDPR), které vyžadují nastavení konkrétní šablony – musíte nejprve vybrat výchozí šablonu, ze které se nastavení převezme. Tyto e-maily nelze psát od nuly.

Kontext je klíčový

Výhodou oproti situaci, kdy si podobný e-mail necháte vygenerovat svým AI nástrojem typu ChatGPT nebo Claude, je, že ATS Recruitis automaticky zná kontext náborového procesu (například jestli kandidáta posouváte do další fáze, nebo ho zamítáte). Navíc zná i CV kandidáta, jeho motivační dopis nebo důvod zamítnutí, a může tak do e-mailu doplnit opravdu konkrétní detaily pro daného kandidáta.

💡 Dostupné kontexty budeme postupně rozšiřovat, aktuální nabídka není konečná.

Praktická ukázka

Na obrázcích níže je vidět, jak lze z formální, stroze informativní šablony jedním promptem vykouzlit velmi vřele působící e-mail, který obsahuje konkrétní informace relevantní pro danou kandidátku.

💡 Dobré vědět

 

• Při prvním kliknutí na tlačítko AI draft (tedy ještě před napsáním promptu) se funkce pokusí podle kontextu navrhnout vlastní verzi, abyste nezačínali např. s prázdnou stránkou nebo se stále stejnou šablonou. Funguje tedy automatické generování, které můžete zastavit tlačítkem „Zastavit“ vedle promptu.
• Pokud použijete více promptů po sobě (tzn. necháte vygenerovaný text ještě přegenerovat), můžete se pomocí šipek vpřed a vzad vedle okna promptu přepínat mezi jednotlivými verzemi. Tím měníte i kontext: vrátíte-li se o verzi zpět a napíšete nový prompt typu „napiš to přátelštěji“, AI draft bude vycházet z verze, kterou máte aktuálně vybranou, ne z té úplně poslední.
• Pokud na začátku nevyberete žádnou šablonu, AI draft bere jako kontext právě prováděnou akci, tedy např. posun do určitého stavu, zamítnutí s konkrétním důvodem apod.